(一)照片檔案的收集
1.收集範圍
(1)記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。
(2)領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照片。
(3)本單位組織或參加的重要外事活動的照片。
(4)記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片。
(5)記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古蹟、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。
(6)其他具有保存價值的照片。
2.收集要求
(1)對屬於收集與歸檔範圍的照片,應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔,集中管理,任何單位或個人不得據為己有。
(2)對存有真偽疑義的照片應採取必要措施進行鑑定。
(3)對反映同一內容的若干張照片,應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。
(4)底片、照片、說明應齊全。
(5)底片與照片影像應一致。
(6)對無底片的照片應製作翻拍底片;對無照片的底片應製作照片。
(7)照片檔案的移交和徵集應符合有關標準的要求。
3.收集時間
(1)對具有歸檔價值的照片,其攝影者或承辦單位應及時整理,向檔案室歸檔,一般不應跨年度。
(2)依照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定,照片檔案隨立檔單位其他載體形態的檔案一起向有關檔案館移交。在特殊情況下,經同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。
(3)檔案館應按收集範圍隨時徵集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。
(二)照片檔案的整理
照片檔案的整理應遵循有利於保持照片檔案的有機聯繫、有利於保管、有利於提供利用的原則。
1.底片的整理
(1)底片的編號。底片號是固定和反映底片在全宗內排列順序的一組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、張號組成。其格式如下：全宗號—保管期限代碼—張號。
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
保管期限代碼：分別用「1、2、3」或「「Y、C、D」對應代表永久、長期、短期。
張號：在某一全宗某一保管期限內底片的排列從「1」開始的順序編號。
(2)底片號的登錄。宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時,前段可不寫),不得影響畫面;也可採用其他方式將底片號附著在膠片乳劑面片邊處,不得汙染膠片;底片號登錄順序應與照片號登錄順序保持一致。
(3)底片袋的標註。底片放入底片袋內保管,一張一袋。應在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片,應在底片袋的左上方標明「F」字樣。對拷貝底片,應在底片袋的左上方標明「K」字樣。
(4)底片的入冊。底片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成;應按底片號順序將底片袋依次插入底片冊;芯頁的插袋上應標明相同的底片號;對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片,應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏鹼性紙張後,放入專用的檔案袋或檔案盒中,按底片號順序排列。
(5)冊內備考表。冊內備考表項目包括：本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。冊內備考表應放在冊內最後位置。
(6)底片冊的排列。底片冊的封面應印製「底片冊」字樣。底片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限、起止張號、冊號。底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列,上架保存。
2.照片的整理
(1)照片的分類。應在全宗內按保管期限—年度—問題進行分類。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—問題—年度進行分類。分類方案應保持前後一致,不應隨意變動。
(2)照片的排列。應在分類方案的最低一級類目內,按問題結合時間、重要程度等進行排列。為便於提供利用,照片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。
(3)照片的編號。照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼,由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號或全宗號、保管期限代碼、張號組成。
照片號有兩種格式：
格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張號
格式二：全宗號—保管期限代碼—張號
若採用格式二,可選用照片、底片分別編號法或合一編號法(影像相符的照片、底片編號相同)。選用合一編號法宜以照片、底片齊全為基礎。
(4)照片的入冊。照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜,有活頁式和定頁式兩種。應按照分類、排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上,組成照片冊。對於照片冊放置不下的大幅照片,可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中,按照照片號順序排列。如豎直放置,應首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中;如水平放置,照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。
(5)單張照片說明的填寫。說明應採用橫寫格式,分段書寫。其格式如下：
題名：
照片號：
底片號：
參見號：時間：攝影者：文字說明：題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容、人物、時間、地點、事由等要素儘可能齊全。
參見號是指與本張照片有密切聯繫的其他載體檔案的檔號。其格式如下：(相關檔案種類)檔號,其中,括號內為選擇著錄內容。示例1：文書檔案0113-2-18,示例2：科技檔案G-J-21,照片檔案由檔案室移交至檔案館後,應對其參見號進行核對,對與實況不符的應及時調整。
照片的拍攝時間用8位阿拉伯數字表示,第1～4位表示年,第5～6位表示月,第7～8位表示日。示例：1953年3月2日寫作19530302。
攝影者一般填寫個人,必要時可加寫單位。
文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素,概括提示照片影像所反映的全部信息;或僅對題名未及內容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述,例如照片歸屬權不屬於本單位的,應註明照片版權、來源等。
密級應按GB/T7156《文獻保密等級代碼》所規定的字符在照片周圍選一固定空白處標明,使用印章亦可。
單張照片的說明,可根據照片固定的位置,在照片的右側、左側或正下方書寫。大幅照片的說明可另紙書寫,與照片一同保存。一組聯繫密切的照片中的大幅照片,應隨該組照片一同在冊內編號,填寫單張照片說明,並註明其存放地址。
(6)組合照片說明的填寫。一組(若干張)聯繫密切的照片按順序排列後,可擬寫組合照片說明。採用組合照片說明的照片,其單張照片說明可以從簡。組合照片說明應概括提示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項。應在組合照片說明中指出所含照片的起止張號和數量。
同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯符號。組聯符號按組依次採用「①」、「②」、「③」……同組中的照片其組聯符號相同。如冊內只有一組照片和其他散片時,組聯符號採用「①」。組聯符號不宜越冊。
整理照片時因保管期限或密級的不同,有些同組的照片可能會被分散到不同的照片冊內,應在組合照片說明中指出這些密切相關照片的保管期限、冊號和組號。組合照片說明可放在本組第一張照片的上方,也可放在本冊所有照片之前。
(7)照片冊的排列。照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列,上架保存。
3.照片檔案目錄的編制
(1)著錄項目。照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備註、參見號、冊號、頁號、組內張數、分類號、項目號、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規格、檔案館代號、文字說明等。條目的著錄單位以照片的自然張或若干張(一組)為單位著錄。
(2)組合照片的著錄。以一組照片為單位著錄時,題名應根據題名擬寫要素,簡明概括、準確反映一組照片的基本內容。照片號、底片號、頁號均應著錄起止號;時間應著錄起止時間;參見號、攝影者可以著錄多個。
(3)大幅照片的標註。對於大幅照片、底片,應在備註欄內註明「大幅」和存放地址。以一組照片為單位著錄時,還應在備註欄內註明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。
照片檔案著錄與標引的方法和要求,應按照DA/T18《檔案著錄規則》、GB/T15418《檔案分類標引規則》、DA/T19《檔案主題標引規則》執行。
(4)目錄的編制。照片檔案目錄種類包括冊內目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。
基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備註,可根據需要增加項目。基本目錄的條目應按照照片號排序。
冊內目錄(冊內照片目錄)為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備註。冊內目錄的條目應按照片號排序。
(三)照片檔案的鑑定
照片檔案的鑑定工作主要是劃定照片檔案的保管期限,並確定密級。保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限,對照片、底片保管期限的劃分按照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》執行。密級是指照片、底片保密程序的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、《文獻保密等級代碼》(GB/T7156)及有關規定執行。
(四)照片檔案的保管
(1)包裝物與裝具。底片袋應使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏鹼性紙制材料製作,其PH值應在7.2～9.5,α-纖維素含量應高於87%。底片袋應使用中性膠粘劑,接縫應在袋邊。底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應採用中性偏鹼性紙質材料製作,其PH值應在7.2～9.5之間,化學性能穩定,且不易產生碎屑或脫落的纖維。
(2)貯存櫃架。底片、照片應在能關閉的裝具中保存,如存儲櫃、抽屜、有門的書架或文件架等。貯存櫃架應採用不可燃、耐腐蝕的材料,避免使用木製及類似材料。木製材料易燃燒、易腐蝕,還可能揮發出某些有害氣體,促使底片、照片老化或褪色。貯存櫃架的噴塗用料應穩定耐用,且對貯存的底片、照片無有害影響。對貯存櫃架進行排列時,應保證空氣能在其內部循環流通。
(3)溫度、溼度要求。
推薦的存貯最高溫度和相對溼度見表。
表 推薦的最高溫度和相對溼度
所推薦的溼度、溼度條件,應在各單獨的貯存器具內或整個貯存室內加以保證。底片、照片應恆溫、恆溼保存。長期貯存環境,24小時內溫度的周期變化不應大於±2℃,相對溼度變化不應大於±5%。中期貯存環境,24小時內溫度的周期變化不應大於±5℃,相對溼度變化不應大於±10%。底片、照片貯存的溫、溼度與提供利用房門的溫、溼度若存在較大差別,應設緩衝間,在其提供利用前應在緩衝間過渡幾小時。
(4)空氣調節和淨化要求。進入貯存室或貯存櫃的空氣應首先經過機械過濾器過濾,以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應。過濾器宜採用幹介質型,應不可燃,其捕捉率不應低於85%。應使用洗滌或吸收等空氣淨化裝置,祛除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過氧化物、臭氧、酸性霧、氨和氧化氮等氣體雜質。油漆的揮發氣體是一種氧化汙染源,應控制使用。若貯存環境新刷油漆,應在3個月後投入使用。對其他存有汙染源的新貯存環境,亦應擱置一段時期後再投入使用。硝酸片基膠片會釋放出有害氣體,因此,不應與其他膠片同處存放,也不應與其他膠片使用同一通風系統。
(5)庫房有關要求
庫房條件和防火、防火、防潮、防日光及紫外線照射、防汙染、防有害生物、防震、防盜等要求,應符合《檔案館建築設計規範》的規定。
(6)保管要求和措施
貯存庫房應保持整齊、清潔,應有嚴格的使用和存放規則。照片檔案入庫前應進行檢查。對受汙染的照片、底片應進行必要的技術處理,防止受汙染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應戴潔淨的棉薄手套,輕拿底片的邊緣。底片冊、照片冊應立放,不應堆積平放,以免堆在下面的底片、照片受壓後造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應進行拷貝,異地保存。拷貝片提供利用,以便更好地保存母片。每隔兩年應對底片、照片進行一次抽樣檢查,不超過五年進行一次全面檢查。若溫、溼度出現嚴重波動,應縮短檢查的間隔期。檢查中應密切注意底片、照片的變化情況(捲曲、變形、變脆、粘連、破損、黴斑、褪色等),亦應注意包裝材料的變質問題,並做好檢查記錄。若發現問題,應查明原因,及時採取補救措施。