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分類匯總是用戶根據需要，對Excel 數據清單中的數據進行歸納、整理和分析的方法。分類匯總是通過排序和函數計算，按類別計算出匯總結果，還可以通過分級的方式顯示給用戶，是Excel中非常受歡迎的一款功能，下面我就講創建分類匯總的方法分享給大家。
1.分類匯總前排序
分類匯總是將數據清單中的某個關鍵欄位進行分類，相同的值分為一類，之後再進行匯總（按類）。
說明：由於數據清單原始數據的錄入過程中，輸入的數據的順序與我們現在要求分類的順序是不同的，相同欄位值是分散的，所以我們要通過排序功能，使這些相同的欄位值的記錄集中在一起，方便下一步的匯總分析，因此在分類匯總前要先排序。
注意：排序的主要關鍵字與分類的關鍵字必須相同，也就是按什麼分類，就先按什麼排序。
2.啟動分類匯總對話框
方法：光標置於排序完數據清單中，在【數據】選項卡的【分級顯示】組中，單擊【分類匯總】按鈕後，即可啟動分類匯總對話框。如下圖
3.對話框中各元件功能介紹
分類欄位：是分類匯總的分類依據，數據清單中的所有欄位均可以通過下拉按鈕在列表框中展示出來，但根據要求只能選取一個，並且要與前面的排序所使用的欄位一致。
匯總方式：是對分類後數據要「幹什麼」的一種指示安排，常用匯總方式有計數，求和，平均值，最大值，最小值，乘積，標準方差等。
選定匯總項：如果「匯總方式」是「幹什麼」，那麼「選定匯總項」就是「誰去幹」，數據清單中每個成員（欄位名）都會顯示在列表框中，按要求進行相應的勾選即可。
匯總結果顯示方式：由「替換當前分類匯總」，「每組數據分頁」，「匯總結果顯示在數據下方」，用戶根據實需要進行選擇即可。
全部刪除：當前的數據清單如果完成了分類匯總，該按鈕變為可用狀態，使用後的結果是將當前分類匯總刪除掉，所以慎重使用。
4.分類匯總使用實例
在數據清單中，以「部門」為分類欄位，要求匯總顯示出各部門的「基本工資」和「應發工資」的平均值。
操作方法：在數據清單中先按「部門」排序（升序/降序）都可，在「數據」選項卡的工具欄中，單擊「分類匯總」按鈕，啟動「分類匯總」對話框。按上圖進行分類匯總各項的選取。完成後結果如下圖顯示
5.匯總結果的分級顯示
數據清單完成分類匯總後會如上圖所示，細心用戶可以發現，分類匯總不僅增了顯示結果的匯總行，在其左側顯示級別的1、2、3級別按鈕，還有「+」，「—」展開與摺疊按鈕。
分類匯總的結果分為三個級別，3級為默認的級別，如上圖所示，顯示數據清單內容，分類匯總結果、總的結果；2級顯示分類匯總的結果和總的結果；1級只顯示總的結果。選擇分級查看的方法：單擊相應的級別按鈕（1、2、3），例如1、2級結果如下圖所示
6.「+」與「－」按鈕
展開（+）按鈕與摺疊（－）可以相互轉換，其中「+」表示含有下級，處於未展開狀態，當單擊展開後，顯示下級數據項，其按鈕狀態會變為「－」狀態。其中「－」按鈕表示下級項已經展開，單擊此按鈕會使展項摺疊，按鈕變為「+」狀態。
實例：顯示數據清單中各部門的分類匯總結果，以及財務科的詳細情況。
實例分析：各部門分類屬於2級顯示，財務科的詳細情況屬於3級顯示，操作中先將分類匯總結果處於2級顯示狀態，然後再單擊財務科前的「+」，將其展開，變為3 級顯示狀態，即可完成操作要求。如下圖所示
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