好用的電子採購平臺需要具備的基本功能包括100％的可視性、流程效率、消除惡意支出以及可幫助你提高利潤的解決方案。你選擇的支出管理或電子採購解決方案應滿足這些關鍵需求。
此外，請確保你投資的解決方案具有考慮可變因素的特性，比如企業規模、行業類型和現有技術堆棧等。
以下是在好用的電子採購平臺中需要尋找的關鍵功能：
1、移動且易於使用的界面
簡單易用的界面的重要性怎麼強調都不過分。在培訓或使團隊適應過於複雜的平臺上花費的時間（和金錢）永遠無法收回。你的電子採購系統必須遵循「少即是多」的原則。簡化的軟體堆棧意味著在各個級別的員工上崗速度更快，過渡更加流暢，不會妨礙組織的日常運營。
根據經驗，應以需要最少最終用戶培訓的解決方案為目標。你的採購軟體應該很容易操作； 任何複雜的事情都會花費你的時間和資源。用戶的採用對於任何支出管理技術投資的成功都是至關重要的。選擇一個可提供移動性、簡單性並與你當前運營無縫集成的平臺。
2、溝通
對於所有利害關係人來說，溝通對於準確了解採購過程中發生的事情至關重要。 你的軟體應提供合規性檢查和工具，以自動電子郵件通知和實時應用內提醒通過多設備移動性來提高採購審批率。
選擇可提高透明度並提醒利害關係人交易活動的軟體。一個有效的電子採購解決方案可為採購團隊、用戶和經理提供全面的可見性，並授權他們做出明智的支出決策。
整個過程應簡單、集中、可追溯且可進行全面審核，並在前端提供有能力的客戶支持。
3、供應商管理
你的電子採購系統應具有供應商準入功能，確保僅在已審批的供應商處進行採購。通過向提供最佳價值的合同供應商採購，推動管理下的支出。通過充分利用數據及協商更優惠的數量和提前結算折扣來提高你的購買力。
4、可審核性和風險管理
好用的電子採購軟體可提高可審核性。確保提供解決方案，該解決方案提供帶有詳細的交易和用戶活動以及日期和時間戳的審計跟蹤。這種透明性促進了問責制——改變消費行為的強大驅動力。
通過部署電子採購解決方案，在產生任何費用之前量化風險，讓你深入了解支出的潛在影響，從而減輕交易中的風險。
5、預算洞察力和控制力
預算可見性使用戶能夠做出明智的購買決定。你的電子採購平臺應為授權人員提供實時數據訪問權限，並能夠報告預算與實際情況。
你選擇的工具應能根據預算跟蹤所有支出和項目，並通過儀錶板洞察可用和已承諾的支出來推動預算控制。
6、符合策略
通過在電子採購平臺中配置你的支出策略來保護營運資金。你的解決方案應積極管理策略合規性，以進一步增強可審計性，並提供維持利潤所需的內部控制。
7、節省時間的自動化
任何採購解決方案的基石——自動化驅動的效率和價值實現時間。你的解決方案應該自動化工作流程，提高準確性，減少人為錯誤並騰出寶貴的時間來專注於更具戰略意義的計劃。 使用電子採購技術，你可以大大縮短採購周期並減輕AP團隊的負擔。
8、審批工作流
配置工作流不需要任何額外的時間或金錢。工作流應該是自動化的，具有多級升級，並且終端用戶不需要手動參與。你的採購工作流必須向審批者提供提醒和電子郵件通知，以促進採取措施並標記潛在風險。
藉助高效的審批工作流程系統，你審批採購訂單的時間將大大減少，因為該過程是完全自動化且無風險的，從而節省了你的時間、金錢和資源。
9、產品目錄和外部線上供應商目錄集成
通過集成產品目錄和外部線上供應商目錄，簡化企業採購並獲得僅針對企業的批量折扣。在電子採購解決方案中部署一個線上獲取供應商目錄的流程並訪問在線市場的解決方案。你可以利用系統的審批工作流和電子採購訂單功能來獲得快速、安全和熟悉的在線購物體驗。
此外，託管來自已審批供應商的內部目錄的能力使你的員工可以訪問授權的商品和服務，並可以向訂約供應商支付費用。
10、可視性和商業智能
電子採購部署的主要目標是按支出類別獲得支出的可見性。分析及報告歷史數據和實時數據的能力是了解企業如何花錢以及在何處削減成本的關鍵。在任何一流的電子採購解決方案中，商業智能都是一個關鍵功能。
11、無縫集成
先進的電子採購軟體可與你現有的財務系統實時無縫集成，從而確保準確性並加快你的流程。選擇可以補充和擴展雲或本地ERP或會計解決方案的電子採購軟體（http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html），以實現端到端的採購到付款效率。
12、降低成本
通過對上述特性的綜合使用，你的電子採購最終會降低成本。確定節省機會，維持預算，以最低價格購買並消除流氓或特立獨行的支出。
13、快速靈活的部署
要成功部署某些採購平臺，可能需要花費數月甚至數年的時間。 但是，有足夠的強大解決方案可用，它們不那麼麻煩並且可以快速部署。
靈活性應擴展到你企業中的安全級別，在這種級別中，權限有限的各種團隊成員只能訪問適用的數據。如果你有遠程工作的員工，這是一個明顯的要求。
如果你當前的系統不能滿足你的需求，那麼是時候考慮選擇所有選項，並為你的業務特定採購需求提供有效解決方案了。
8MSaaS SRM電子採購平臺提供了上述及更多功能，能夠實現業務支出管理成功所需的必要可見性和強大的框架。
8MSaaS SRM雲電子採購平臺立足於市場，滿足現代企業採購管理多樣性需求，對電子招投標採購全流程進行信息化、透明化的雲上管理，可監督，可追溯，促進企業採購效益最大化。
憑藉多方即時業務直通的特點，更大範圍地提高企業業務效率，8MSaaS SRM從眾多電子採購平臺中脫穎而出。從採購計劃、審批、招標、供應商篩選、應標、到訂單/合同管理，實現交易採購活動的自動化，避免由不必要的人為幹預引起的保密相關問題，以期在效率、合規性和節約成本等方面幫助企業達到更高的水平。
總的來說，電子採購在提高效率、過程控制、增強透明度、便於監管等方面都體現出更大優勢，因此建設電子採購平臺十分有必要。建立健全採購管理制度和業務流程，並將其固化到合適的電子採購平臺中剛性執行，是企業成功發揮電子採購價值的關鍵所在。更多有效的雲電子採購解決方案應用請點擊「申請演示」查看。