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編者按：現代社會過多的誘惑給學習和工作都帶來了幹擾，效率已成大問題。網上介紹了許多種效率系統，卻不一定適合你。建立一套自己的效率系統，並適時調整，才能保持長期的高效，希望本文提供的方法能為你的系統錦上添花。文章譯自Medium，作者Scott H. Young，原標題7 Rules for Staying Productive Long-Term。本文分為上下兩篇，此為第二篇。
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法則4：一個好的效率系統不應該只讓人「感到」高效。
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這個需要解釋一下。簡而言之， 以「感覺有效」而不是以「真的有效」為目標有著雙重問題:
感覺是由相對反差來定義的，沒有絕對的衡量標準。當你完成的工作比平時多的時候，你會感到更有效率。但是，如果你成功地養成了提高工作效率的習慣，那麼此時，「正常」的定義就會改變。依賴於「感覺高效」，你就會變得像一臺停不下來的跑步機，如果你不能持續做得比「正常情況」更好，你就會覺得自己是個失敗者。 「感覺有效」常常與「感覺努力」聯繫在一起。這會導致在你開始使用新系統時花費大量精力，完成很多工作，然後在無法維持時感到失望。一個好的效率系統，在正常工作時，應該是什麼都感覺不到的。它應該只是你日常生活中看不見的一部分。如果它非常顯眼，那麼它可能還不是一種習慣，或者說它正在以它本不應該有的方式與你生活的某些部分產生摩擦。
如果你沒有「感覺」到更高效，那怎麼判斷你的效率呢? 答案顯而易見，與不使用系統相比，使用系統時應該會幫你完成更多的工作。但即便如此也會誤導你，因為在短期內，你很可能只是一直非常努力地工作，然後把自己弄得筋疲力盡。
評估你系統更好的且長期有效的答案應該是，當你回顧上一個季度、上一年或過去十年的系統使用情況時，你發現已經創造了很多有意義的成果。 如果情況如此，那麼系統在「每周」或「每天」這種程度上的感受就完全無關緊要了。
法則5：如果你的工作改變，系統也應該跟著改變。
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對於一些人來說，工作會始終如一，不需要重大改變。只要堅持使用同一個系統，就會得到你想要的結果。
但對我來說，我發現隨著我嘗試做的事情發生巨大變化時，我經常需要用和之前很不一樣的方法來處理事情:
1.在大學裡，我經常依賴於「每周/每日目標法」。我的工作大多是一套非常具體和墨守成規的任務，而且需要完成這些任務才能掌握全局。
2. 在麻省理工學院的挑戰賽期間，任務本身會更大、更模糊。我每天的目標應該是 「每天解決課堂上的問題」。在這種情況下，設定固定的工作時間更有意義，這樣我就可以在需要的時候集中精力，同時也給自己放鬆的時間。
3.在「不說英語的一年」（the Year Without English）挑戰項目中，我有自己設定的核心任務，就像麻省理工學院挑戰賽一樣。但我也有專門的習慣來完成一些小任務，比如使用抽認卡（學習語言）或者聽一些超出我正常工作節奏的播客。這幫我捕捉並利用了一些空閒時間。（註：「不說英語的一年」是作者用一年旅行的時間完成的一個挑戰項目，去到四個不同的國家或地區，挑戰一整年不說英語，只說當地語言。）
4.在寫我的書時，「深度工作時間」是必不可少的。我還有其他的工作要做，所以我為這些事情列了一個待辦事項清單。留出整個上午用於研究和寫作意味著我可以做完很多事情。把這件事放在首位，也讓我不會以其他工作為藉口而不做艱苦的研究或寫作，從而避免拖延。
5.當我不得不為我的書做推廣時，我的日程安排就像一塊瑞士奶酪，每天最多要參與五個播客的錄製。 在這種情況下，按日曆進行的方法讓我將任務安排得更有意義，否則很難決定什麼時候是處理事情的最佳時間。
我系統的一些特性很少改變。例如，我幾乎總是使用一個日曆和每日待辦事項清單。但是，當我有不同類型的項目時，對我來說，適應一個新系統比頑固地試圖把所有東西都放入一個單一的系統中更能成功。
法則6：始終根據你的基準來衡量(而不是別人的)。
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如果你曾經評估過一個效率系統，正確的衡量方法應該是「我比一周/一個月/一年前做得更多了嗎?」相反，如果你問自己:「我離完美的工作效率還有多遠?」或者更糟：「和某某人相比，我的工作效率如何?」你會過得很不開心的。
理想工作效率的「暴政」是一個主要問題。在我的課程中，我曾與一些學生合作，他們成功地建立了一個項目，並且一直在朝著這個項目前進。然而，當我問他們做得怎麼樣時，他們抱怨說，他們仍然認為自己的工作效率不夠高。
但是，多高才算夠呢?
對於你當前的目標或環境來說，效率肯定是不夠的。如果我在功課上落後了，或者沒能在截止日期前完成任務，那可能會讓我反思。
但另一方面，人們有一種錯誤的傾向，那就是用一些理想的標準來衡量自己。將你自己與理論上的可能性進行比較，而不是與你自己過去的結果進行比較。如果你比以前完成了更多的工作，那麼這個系統就是成功的。如果你沒能無休止地連續工作16個小時，這並不能被視為失敗。
法則7：知道一個系統並不能為你的工作帶來意義或動力。
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一個系統只能引導你已經擁有的動力和使之成形，而不能給你你還沒有的動力。
有了正確的效率系統，讓你感覺痛苦的工作不會神奇地變得令你興奮。充其量，它能變成一件可以忍受的苦差事。
許多效率上的失敗，從根本上說，是生活中更深層次的意義和使命問題。如果你把時間花在你討厭的工作上，如果你正在學習的專業是被迫，而不是自由主動選擇的，如果你理想的工作變成了一場噩夢，那麼沒有任何效率系統可以解決這個問題。
你的熱情更自然，效率系統就會更好地運行。它們就像一個透鏡，放大和引導你已經擁有的漫射能量。因此，那些想要通過效率系統獲得成功的人已經找到了他們工作的意義和動力。他們有著雄心壯志，而且認識到了有效完成工作是實現目標的必要條件。
譯者：Yoyo_J
來源：新華號 36氪