前言：致遠互聯第十屆全國協同應用大賽於3月23日在線上全面啟動，本屆大賽以「協同·數智運營新動能」為主題，通過全新的在線形式，以企業和組織為參賽主體，充分挖掘企業、夥伴及個人基於協同運營平臺的創新應用，同時力邀國內行業知名專家，共同探索企業的數智化轉型升級以及協同管理應用的落地，為各行業發展提供數智運營新動能。基於此，我們將陸續推出「數位化升級最佳實踐」系列，解讀本屆應用大賽參賽企業的數位化實戰。
近日，隨著復工復產有序推進，餐飲業開始逐漸復甦。然而，還沒等到消費者的「報復性消費」，以海底撈、西貝為代表的一波漲價卻引發了社會熱議。當然，餐飲企業菜品漲價的背後，也反映出疫情對於餐飲業帶來的巨大損失。
在經營上，為儘可能降低疫情的影響，在全國還未完全復工復產、堂食客流量有限的情況下，不少餐飲企業選擇將業務更多轉向外賣，來保持店面有一定的營收。但在管理上，特別是對於大型的餐飲連鎖企業，以往很多依靠人工處理的業務流程很可能無法正常進行，運營管理的滯後，勢必也會影響業務開展。
對此，在參加致遠互聯全國（線上）協同應用大賽時，知名餐飲連鎖企業望湘園的高級項目經理閔媛直言，「突如其來的疫情，給餐飲行業帶來了巨大影響，而我們依託於致遠協同運營平臺，實現了全國各連鎖門店的財務信息化，讓我們可以集中精力在菜品和服務好顧客方面。」
財務工作低效，引各方抱怨
望湘園成立於2002年6月，目前在包括北京、上海、南京等全國10座城市擁有近50家直營門店，已成為國內直營店鋪規模最大的湘菜連鎖品牌。2018年底，望湘園代表湘菜正式走入聯合國宴會廳。
「由於我們是全國連鎖企業，門店分布在不同的地區，一直以來，公司總部對各門店的帳目管理比較滯後，比如合同審批和報銷，都需要比較長的時間。」閔媛表示，在這個過程中，不管是財務還是審計，都有或多或少的抱怨。
以報銷為例，由於缺少線上審批手段，導致在報銷過程中，都是人工填寫單據，很容易出現票據丟失、票據不符合規範或單據填寫錯誤等問題，而且，財務對於票據的審核也要花費大量時間；同樣，報銷流程標準執行困難，也讓審計工作常常犯難，直接導致整個流程緩慢。
閔媛介紹，為提升辦公效率，望湘園此前也開始使用釘釘，但面對複雜、繁多的業務流程，釘釘有些「力不從心」。「即使釘釘的審批流程已經升級，但仍然沒辦法幫助我們進行合同檔案的自動歸檔，以及單據之間的數據自動關聯」，用釘釘，但問題依然沒有得到根治，直到2018年，致遠協同的上線。
基於致遠互聯協同運營平臺，通過對業務管理進行整體規劃，望湘園集團實現了從HR系統到協同、再到財務系統、銀行等的全部打通。閔媛表示，回想整個項目，協同運營平臺起到了重要作用，也是項目整體的核心。
高效運營，依託協同實現財務數位化
作為全國知名連鎖品牌，對於菜品的每一道工序，望湘園都追求嚴苛的把控，而在管理上，對於財務的每一項流程，這家湘菜專家同樣追求極致的打磨。
在望湘園的日常運營中，合同付款、費用申請審批是使用最多的流程類別，也是閔媛重點打磨的對象。據介紹，通過致遠協同平臺，在保證帳務正確的前提下，這兩類流程實現了校驗、審批流程自動化，給財務人員、審計人員減少了大量的重複性工作。
報銷流程查詢
不僅如此，通過銀企直聯也讓財務和出納徹底避免了錄入錯誤問題。這樣一來，財務支付可以在NC系統中直接進行，無須人工登陸網銀進行中轉，而出納在審批完畢後可以在NC系統中直接付款，後續的相關憑證信息也會自動生成。
「目前，集團所有的報銷，在致遠協同中一目了然。這樣，我們就保證了票據只流轉一次，就可以完成整個流程，票據丟失的可能性也大大減低了。」閔媛表示，在致遠互聯的幫助下，公司個人報銷耗時減少49%，合同審批付款嚴謹性提升200%，極大提高了工作效率，降低了財務風險。
批量處理請款
除了對財務報銷流程進行改造，針對供應商的外部協同，望湘園也進行了定製化。據介紹，基於協同運營平臺，望湘園改變了以往對供應商信息維護模式，「通過創建供應商信息管理系統，讓各個供應商可以自己來維護基本資料、證照等數據信息，以減少人工溝通過程中可能會產生的時效、誤會等問題。」
供應商信息維護
閔媛介紹，在協同運營平臺助力下，我們的財務人員從30人減少到24人，節省成本的同時，整體的運營效率也有明顯提升。應該說，協同對望湘園的業務產生了很大的影響，讓我們有更多精力專注於菜品，聚焦於服務客戶。
致遠互聯第十屆全國(線上)協同應用大賽正在火熱進行中，據悉，今年大賽將通過為期4個月30多場線上應用大賽，帶來眾多理念超前、成果超前的數位化應用方案，讓用戶、夥伴共享協同智慧價值。
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責任編輯：kj005
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