工作計劃對於任務實現來講是非常重要的。工作計劃是對工作任務的再一次明確。有的時候,你聽到任務時的理解是一個層次,靜下心來去想之後,可能又是一個層次。無論任務多急,時間 多緊,花些時間想清楚自己要怎麼做,是提高工作效率和結果的重要前提,也是你完成工作的重要保障。
那麼工作計劃究竟怎麼寫?下面我就寫好工作計劃分步一項一項進行說明。
(1)規劃。規劃是計劃中最宏大的一種:從時間上說,一般都要在三五年以上;從範圍上說,大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目;從內容和寫法上說,往往是粗線條的,比較概括。
規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署,以便明確方向,激發乾勁,鼓舞鬥志,相對其它計劃類公文而言,規劃帶有方向性、戰略性、指導性,因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。
這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算,在掌握大量可靠資料的基礎上,根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標,然後充分吸收有關意見,以科學的態度,反覆經過多種方案的比較、研究和選擇,確定各項指標和措施。
規劃的具體寫法:規劃因具有嚴肅性,所以一般都是通過「指示性通知」來轉發的,其格式都是由「標題」和「正文」兩部分組成,一般不必再落款,也不用寫成文時間。
規劃的標題是「四要素」寫法:單位名稱+時間期限+內容範圍+「規劃」二字。如,《佳木斯市中長期人才發展規劃綱要(2011-2020年)》。
規劃的正文一般都比較長,大致有以下幾方面內容:
①前言,即有關的背景材料,也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據,因此不能簡單地羅列事實,而應把諸多有關情況經過認真地綜合、分析,找出其有利因素和不利因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據,有可靠性。
②指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則,是在前言的基礎上提出的,因此既要寫得鼓舞人心,又要寫得堅定有力,要用精煉的語言,概要地闡述出來。
③主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心,是解決「做什麼」和「怎樣做」的問題,因此任務要提得明確,措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構:對於全面規劃或任務項目較多的規劃,因其各項任務比較獨立,沒有多少共同的完成措施,一般採用以任務為主線的「並列式結構」(措施都在各自的任務之後分別提出);對於專題規劃或任務較單一的規劃,因其任務項目較少而其項目之間的聯繫又較大,一般採用任務、措施分說的「分列式結構」。
④結尾,即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。
(2)設想。設想是計劃中最粗略的一種:在內容上是初步的,多是不太成熟的想法;在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的,範圍也不一定都是宏大的。
一般說來,時間長遠些的稱「設想」,範圍較廣泛的稱為「構想」,時間不太長、範圍也不太大的則稱為「思路」或「打算」。
設想是為制定某些規劃、計劃作出準備的,是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些,因為它是為正式的規劃或計劃作準備,不是給各級領導看的,就是交群眾討論的,不必也沒時間考慮得太周密,只要基本成形就可以,且在提出任務或目標時,往往還有一些簡短的論述語句。
設想與規劃一樣,在內容的寫法上都是比較原則和概括,不可能也沒有必要寫得太細、太具體。
設想的具體寫法:設想因具有超前性,所以其寫作要求並不十分嚴格,其格式也不大一樣:
如果是給領導看的,報給上級,就要嚴肅一些,隨報告報送,不必落款,也不必寫行文時間;
如果是交給群眾討論的,或者不以通知或報告的形式轉發或上報,就要落款並寫明具體行文時間。
設想的標題可以是「四要素」,也可以是「三要素」,或省略單位名稱,或省略時間期限,還可以是「兩要素」省略單位名稱和時間期限,如《關於機構改革的初步設想》。
設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項並列式寫法,適用於時間較長遠的「設想」或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規劃、計劃、方案或安排的格式結構,只是內容粗略一些的想法,適用於預備性計劃,即只是徵求意見的「構想」、「思路」或「打算」。
(3)計劃。狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在,時間一般在一年、半年左右,範圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作,內容和寫法要比規划具體、深入,要比設想正規、細緻,要比方案簡明、集中,要比安排闊展、概要。
計劃的具體寫法:計劃由於大多以一個單位的工作內容範圍,只在單位內要求執行,所以一般不以文件形式下發,因而除標題和正文外,往往還要在題下或文後標明「×年×月×日制定」字樣,以示鄭重。
計劃的標題也是「四要素」寫法,其中哪一個要素都不應省略。正文寫法,由於計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求,所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容:
①開頭,或闡述依據,或概述情況,或直述目的,要寫得簡明扼要。
②主體,即計劃的核心內容,闡述「做什麼」(目標、任務)、「做到什麼程度」(要求)和「怎樣做」(措施辦法)三項內容,既要寫得全面周到,又要寫得有條不紊,具體明白。全面工作計劃一般採取「並列式結構」(任務、措施分說)。
③結尾,或突出重點,或強調有關事項,或提出簡短號召,當然也可不寫結尾。
(4)要點。所謂要點,實際就是計劃的摘要,即經過整理,把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都採用「要點」的形式。
要點的具體寫法:要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要,一般都要以文件形式下發,因而多用某個通知作「文件頭」,所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了,不必再落款和寫成文時間。但也有些要點,由於涉及的工作重大,為鄭重起見,往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。
要點的標題可寫「四要素」,也可寫「三要素」,但「三要素」的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。
正文寫法,由於要點的內容是摘錄計劃的主要之點,所以其正文都寫得比較概要,既不要兼顧到各個方面,也不必講具體做法,更不用講道理沒有過渡段,段落也不長。在結構方式上,大都是並列式,可分若干項目一貫到底,也可分幾大項,大項下分若干小項,其中的小項可在每一大項下單獨排列,也可全文排列。
(5)方案。方案是計劃中內容最為複雜的一種。由於一些具有某種職能的具體工作比較複雜,不作全面部署不足以說明問題,因而公文內容構成勢必要繁瑣一些,一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。
方案的具體寫法:方案的內容由於是上級對下級或涉及面比較大的工作,一般都用帶「文件頭」形式下發,所以不用落款,只有標題、成文時間和正文三部分內容。
方案的標題有兩種寫法:一個是「三要素」寫法,即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成,如,《佳木斯市「百名會長開發工程」實施方案》;一個是「兩要素」寫法,即省略發文機關,但這個發文機關必須在領頭的「批示性通知」(文件頭)的標題中體現出來。成文時間,為鄭重起見,方案的成文時間一般不省略,而且要注在標題下。
方案的正文一般有兩種寫法:
一是常規寫法,即按「指導方針」、「主要目標(重點)」、「實施步驟」、「政策措施」及「要求」幾個部分來寫,這個較固定的程序適合於一般常規性單項工作。
二是變項寫法,即根據實際需要加項或減項的寫法,適合於特殊性的單項工作。但不管哪種寫法,「主要目標」、「實施步驟」、「政策措施」這三項必不可少的,實際寫作時的稱呼可以不同,如把「主要目標」稱為「目標和任務」或「目標和對策」等,把「政策措施」稱為「實施辦法」或「組織措施」等。
在「主要目標」一項中,一般還要分總體目標和具體目標,「實施步驟」一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟,關鍵步驟裡還有重點工作項目,「政策措施」的內容裡一般還要分「政策保證」、「組織保證」和「具體措施」等。
(6)安排。安排是計劃中最為具體的一種格式:由於其工作比較確切、單一,不作具體安排就不能達到目的,所以其內容要寫得詳細一些,這樣容易使人把握。
安排的具體寫法:安排的內容由於是涉及範圍較小或單位內部的工作,所以一般有兩種發文形式:一種是上級對下級安排工作,儘管涉及面較小,也要用「文件頭」形式下發。
「安排」的格式是「標題」和「正文」兩部分。另一種,如果是單位內部的工作安排,也可直接下發文件,格式就由「標題」、「正文」、「落款及時間」三部分組成。但不管哪種形式,作為「安排」本身都不該有受文單位,如果必須有,則或者以「文件頭」形式下發,或者以「關於.....安排的通知」名義下發。
安排的標題可是「三要素」寫法,也可是「兩要素」寫法(省略機關名稱)。
安排的正文一般由「開頭」、「主體」和「結尾」三部分組成。也有的省略「結尾」,「主體」結束,正文即隨之結束。
「開頭」同計劃的開頭差不多,或闡述依據,或概述簡明扼要。
「主體」是正文的核心,一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。
在結構上可按這四方面內容分項來寫,也可把任務和要求合在一起,把步驟和措施合在一起來寫,還可以先寫總任務,然後按時間先後順序一項一項地寫具體任務,每一項有每一項的要求及措施,要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構,其任務都要具體,其要求都要明確,其措施都要得當。
方案和安排的異同比較:方案和安排的共同之處,即寫作題材都是單項的工作,即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。
但二者在內容範圍上也有個大小之分:方案的內容範圍適合於上級對下級或涉及面比較大的工作,安排的內容範圍則適合於單位內部或涉及面較小的工作。
方案和安排還有一種較為概要一點的寫法,以便於下級具體實施時靈活掌握,叫做「意見」:方案大多稱「實施意見」,如《佳木斯市「名人工程」實施意見》,安排往往稱「安排意見」,如《××××關於開展增收節支活動的安排意見》。
在此需要說明的是,有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為「方案」,這是不合適的,因為這些工作都比較切近、具體,也並不複雜,只要用「安排」就足夠了,如果較為原則,則可稱為「安排意見」。
2、寫好計劃的方法。寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事,還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題,需要有長遠眼光和領導魄力,這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。
首先,寫作者必須分清這個計劃的內容屬於哪一類,適合用哪一個具體的計劃種類來表達,從而確定具體文種,即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。
然後,再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、範圍較廣的計劃,就要用「規劃」。因為規劃不必也不能寫得太細,只要能起到明確方向,鼓舞人心,激發熱情的作用也就差不多了。當然這並不是說規劃就可以寫得不切實際,但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。
如果是初步的、不太成熟的計劃,就要用「設想」。因為設想是為計劃作準備的,也不必寫得很細,甚至不用寫得很好,只要能把大致的「思路」或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理,而只是說它更注重「想」,即要有突破和創新。
如果計劃內容是某一項工作,一般則用「方案」或「安排」,工作項目比較複雜者用「方案」,較簡單者為「安排」。因為方案和安排都必須寫得很細(或很全面,或很具體),否則工作就沒法開展。當然,若考慮到要給下級執行中留有餘地,這方案可變成「實施意見」,這安排也可變成「安排意見」。
如果計劃內容既不是單項工作,又不是很宏大的,這就該用真正的「計劃」了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然,若只想把這計劃摘要加以公布,則可用「要點」來寫。
3、計劃寫作的基本原則。不論哪種計劃,寫作中都必須注意掌握以下五條原則:
第一,對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神,反對本位主義。
第二,切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準,既不要因循守舊,也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想,也應當保證可行,能基本做到,其目標要明確,其措施要可行,其要求也是可以達到的。
第三,集思廣益的原則。要深入調查研究,廣泛聽取群眾意見,博採眾長,反對主觀主義。
第四,突出重點的原則。要分清輕重緩急,突出重點,以點帶面,不能眉毛鬍子一把抓。
第五,防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差,可能出現的故障,有必要的防範措施或補充辦法。