關鍵對話:如何高效能溝通

2020-12-17 re思維

按自己希望的方式生活不叫自私,要求別人按照自己希望的方式生活才叫自私。——魯斯·倫德爾

關鍵對話指的是兩人或多人之間的一種討論,這種討論具有三個特點:1)高風險;2)不同觀點;3)激烈情緒。

採用機智的說服和友善的關注來解決問題。

練習並不會帶來完美,只有完美的練習才會帶來完美。

關鍵對話高手知道如何指出老闆的問題而不會被炒魷魚。

對於經常面對關鍵對話,而且能夠輕鬆化解問題的高手來說,他們總是能夠明確表達充滿爭議甚至是風險的觀點,而且能保證對方完全理解自己的意思[淡定]。

關於提升企業表現的問題,很多管理者的觀點其實都是錯誤的。他們認為,企業的生產率和表現只與公司規定、工作流程、管理結構或政策體制有關。因此,當公司的軟體產品無法及時發貨時,他們會針對其他企業的開發流程調整自己的進度;當生產率停滯不前時,他們調整的是績效管理體系;當團隊之間合作不暢時,他們想到的是結構重組。

問題出現的真正原因根本不在於企業的流程、體系或結構,而是在於員工的行為。要想實現真正的企業變革,關鍵並不在於實施新的流程,而在於促使員工更好地承擔起在生產流程中應負的責任。

在糟糕的企業中,表現不佳者無人關注,充其量被換到另一個崗位繼續混事兒。在一般的企業中,最終要面對各種問題的是老闆。但是在優秀的企業中,每個人都會督促其他人承擔責任,無論對方的職位有多高、權力有多大。

對於生活中的重要問題而言,每個人都會有和他人不同的看法,但並不是每對情侶都會因此分手,真正導致這種結果的是他們討論問題的方式![心平氣和]

當我們長期掙扎於不健康的對話方式時,我們內心鬱積的負面感受、我們承受的痛苦情緒以及我們忍耐的打擊煎熬,最終會慢慢摧垮我們的健康。

有些人的名字被一兩位同事提起過,有些人被五六位同事提起過,這些人無疑是具有一定影響力的,但還不足以成為我們想尋找的對話高手。還有一小部分人,他們的名字被30多人以上的同事提起過,這些才是我們要研究的目標,他們無一不是所在行業的意見領袖。在這些意見領袖中,有些人是管理者和監督者,但更多的人其實只是普通員工。

我能和你討論一個問題嗎?

奶奶端上一塊加冰淇淋的蔬菜餅,笑眯眯地問:「喜歡嗎?」實際上,她真正想問的是:「你喜歡我嗎?」當我們毫不猶豫地說出討厭青菜,看到她臉上吃驚而受傷的表情時,我們不由地暗自警告自己:「從今往後,如果必須在說實話和顧面子之間做出選擇,我一定要加倍小心!」

成功的對話關鍵在於相關信息的自由交流[沉默和猜測都是不利於對話的。],即雙方願意公開坦誠地表達自己的看法、分享自己的感受、說出自己的猜測。即使要表達的觀點是充滿爭議或不受歡迎的,他們仍願意並且能夠積極和對方分享。

在很多情況下,當上司或老闆固執己見、表現得高度自信時,人們往往傾向於抑制內心的真實想法,不敢冒犯具有權力的上級。

違心服從的人仍然保留著自己的看法。

如果我們在對話中陷入爭吵、敵對、逃避或是表現得漠不關心,那是因為我們不知道該如何和對方共享觀點。

在家庭生活中,我們會和自己的另一半上演「冷戰」遊戲。這是一種非常殘忍的做法,為了吸引對方的注意力,我們總是故作冷淡。(這種思維方式簡直是奇哉怪也!)

富者越富,貧者越貧,原因是富裕者會更加努力,而貧窮者已經習慣了得過且過[要勇敢打破慣性思維]。

注意,你要做的不是買完這本書,把它交給你的愛人或同事,告訴他們:「這本書對你很有幫助,特別是我在其中畫線的部分。」而是應當搞清楚如何讓自己從這本書中受益。那麼到底該怎麼做呢?我們又該從哪裡開始呢?怎樣才能讓自己遠離錯誤的做法呢?

生活就是一個巨大的競技場,裡面有無窮無盡的比賽,我們必須時刻不停地和身邊的人展開競爭。可以說,我們早在懵懂未知的年紀就已經形成了要戰勝他人的欲望。

在對話過程中,有沒有一種方法既能夠解決問題,又不會傷害或冒犯對方?

記住,你唯一能直接控制的人只有你自己。

沒有一個無賴認為自己是無賴,自知之明簡直是一種美德。

對對話機制來說,阻止觀點交流的最大元兇莫過於恐懼感了。當你擔心對方拒絕接受你的看法時,你便會表現得非常強勢,迫使他們接受自己。當你擔心說出真實看法會受到某種傷害時,你便會猶豫畏縮,隱瞞內心。顯然,無論是對抗還是逃避,這些反應全都是由恐懼感催生的。與此相反,只要在對話中營造出足夠安全的氣氛,你可以隨心所欲地討論任何問題,對方會全神貫注地聆聽你的看法。同樣,如果不怕受到攻擊或羞辱,你可以坦誠接受對方的任何觀點而不會產生牴觸情緒。

面對別人的讚美,你會多疑地反問:「你說我氣色不錯是什麼意思?是在取笑我嗎?是想羞辱我嗎?」看,當你感到失去安全感時,對方善意的話語也會被你當做威脅。

當理性思維中心保持活躍狀態時,你不會再像白痴一樣犯錯,而是很有可能順利完成關鍵對話。

當人們感到失去安全感[沒有被別人接受和信任]時,他們往往朝向以下兩種錯誤做法的方向走去。他們要麼陷入沉默(拒絕進行觀點交流)要麼訴諸言語暴力(試圖強迫對方接受其觀點)。

要密切關注自己也不容易做到,畢竟你又不能跳出自己的身體客觀地觀察自我,誰讓我們的眼睛無法審視自己呢?

一臉受傷的神情。

只有密切關注自己的做法以及這些做法造成的影響,你才能在必要的時候改變行動策略。具體一點說就是,你應當關注自己的做法對安全氣氛產生的是積極影響還是消極影響。

要想解決問題就必須對問題進行討論,而且不能帶有任何掩飾、虛偽和欺騙的成分。

關鍵對話會出錯並不是因為對方不喜歡對話的內容,而是因為他們覺得對話內容(哪怕是以溫和方式表現)表明你有不軌的意圖。當對方感到你想傷害他們時,他們怎麼可能有安全感呢?在這種心理作用下,你的每句話都會顯得非常可疑,就連一句最平常的「早上好」也會被誤解為諷刺或譏笑。

要想避免和上司起衝突,你應當尋找足夠激勵上司、讓他願意傾聽問題的共同目的。

當人們感到不受尊重時,他們會變得非常情緒化,從恐懼變得憤怒異常。然後,他們會採用生悶氣、罵罵咧咧、大聲咆哮或言語威脅等應對方式。

當你犯下傷害對方的錯誤時(如忘記通知員工),你應當向他們道歉。在道歉時,對於你的做法為對方帶來的麻煩或痛苦,你必須表示真誠的歉意。

當對方誤解你的目的時,千萬不要在這個問題上和他們爭論。正確的做法應當是利用對比法消除誤解。說明你不希望如何,恢復對方的安全感,然後繼續展開對話。記住,安全感永遠是第一位的。

這對夫婦會做出兩地分居的決定,丈夫在工作地生活,妻子和孩子仍留在家鄉生活。不過這種安排顯然差強人意,甚至可以說是很糟糕的解決方案,因為這樣會為整個家庭帶來很多嚴重問題,甚至有可能導致離婚。

我更喜歡你抱我的感覺,而不是總想著親熱。

問題不在於你如何玩遊戲,而在於遊戲如何玩你。

是她惹你不高興還是你和自己過不去啊?

讓你產生情緒的只能而且永遠是你自己。

在出現強烈情緒時,如果你無法駕馭它,就會成為它的俘虜。

她翻著白眼揚長而去。

壓抑情緒都是非常危險的舉動,它們早晚會從你的心底悄無聲息地蔓延出來,以極具破壞力的方式體現到對話當中。

世事本無好壞,皆因思想使然。

在受害者想法中,我們會誇大自己的無辜;在大反派想法中,我們會過度強調對方的錯誤或愚蠢之處。我們的目光只盯著他們最邪惡的動機和最差勁的能力表現,完全忽略他們身上任何善良中立的意圖和突出的表現。在虛構這種想法時,給對方貼標籤是最常用的方法。[一切都是人類的幻想,本來就不存在的東西。]例如:「不是吧,那個蠢蛋竟然又給我殘次的物料!」給對方貼上帶有某種「特色」的標籤,我們便心安理得地認為自己打交道的對象是個愚蠢十足的傢伙,而不是具有複雜心理情感的正常人。

當自己犯錯時,我們會炮製受害者想法,表明自己的意圖是單純善良的,頂多是好心辦壞事而已。例如:「我是回家晚了,也沒給你打電話,可我不能讓公司失望啊!」與此相反,當對方傷害了我們或是給我們製造了麻煩時,我們會拋出大反派想法,虛構他們的邪惡目的,誇大他們的錯誤表現。例如:「你怎麼這麼粗心!你可以給我打個電話說一聲晚回家嘛。」

我們往往認為,坦誠相告會破壞人際關係,因此還不如保持沉默,得過且過。

如果能把對方描述成錯誤的,把自己描述成正確的,那我們就能輕鬆擺脫困境。而且,把對方描述成怪物之後,我們便可以心安理得地對他們進行羞辱和謾罵。

如果我們不願承認錯誤,就必然會想辦法證明自己的行為是合理的。這時,我們就開始耍小聰明了。

這個『混球』!竟然不讓我插隊!

你沒有完成分內的任務,覺得應該主動承認,但看到其他人都閉口不言,於是也保持沉默。

你覺得應該認真傾聽別人的看法,但總是表現出牴觸情緒。

你發現某人的方案中存在問題,覺得應該指出但沒有這樣做。

你知道同事需要自己手中的資料,但沒有向對方提供。

你的同事總是把難做和無聊的任務丟給你去做,你經常向親友抱怨自己在工作中被人利用。但是,你沒有提到的事實是,每次老闆誇你勇於承擔重任時,你都樂得合不攏嘴。[拒絕責任,獨攬榮譽,這是多數人的行為,即使是理性的人,有時候也沒注意到自己已經進入了這個圈套。]你對同事什麼都沒提起過,最多只是暗示過幾次。

維持對話意味著,不管你多麼懷疑對方,在對話中都不能破壞對他們的尊重。同樣,你也不能用威脅和指責的方式破壞對方的安全感。

「綜合式陳述法」,具體包括:分享事實經過、說出你的想法、徵詢對方觀點、做出試探表述、鼓勵做出嘗試。[正確的溝通交流方式,如果遇到無法開始的交流,可以使用這些步驟。]

分享事實經過。從最少爭議、最有說服力的事實談起。

說出你的想法。說明你根據這些事實得出的結論。

徵詢對方觀點。鼓勵對方說出他們看到的事實和產生的想法。

做出試探表述。承認這些結論只是你的想法,不要假裝是事實。

鼓勵做出嘗試。創建安全感,鼓勵對方說出不同甚至對立的觀點。

事實,即事件的實際情況。

如果你想說服他人,注意不要一上來就在對話中拋出個人想法,你應當在事實的基礎上展開對話[實事求是]。

別色迷迷地盯著我!

你必須先羅列事實,然後提出看法,同時要注意你的陳述方式,表明這只是一種你的看法而不是確定的事實。

如果你的對話目的是自由交流觀點而不是證明自己正確,是為了做出最佳決策而不是強迫他人服從於你,那你就能虛心地接受他人的觀點。只有虛懷若谷,我們才能做到謙謙如君子。

試探性地做出表述[措辭很重要,需要使用有懷疑性質的詞彙來表達。],目的是說明這只是我們不成熟的想法,絕不是板上釘釘的事實。「可能你沒有意識到……」表明你並不確信自己的判斷;「我個人認為……」表明這只是你的想法,僅此而已。

為什麼我們要軟化自己的措辭呢?因為我們的目的是要推動觀點的自由交流,而不是強迫對方屈從於我們的意志。如果我們表現得太過強硬,信息的交流就會中斷,變成一場獨角戲。對話的諷刺之處在於,在和觀點不同的人交流時,你表現得越強硬正確,對方就越感覺充滿敵意。

我們對事實的觀察是有可能出錯的,而我們的想法充其量只是具有一定事實依據的猜測而已,因此必然是存在缺陷的。

記住,表現得謙遜和開放是一回事,但缺乏自信完全是另外一回事。你的表達方式應當給人坦率開放的印象,而不是讓人感覺像個緊張不安的廢物[不要表達自己的情緒(憤怒、無助、害羞、自卑、軟弱等等),應該是陳述觀點。]。

好啊,你連你媽煮的雞蛋都信不過!

我感覺到你好像不信任我,是這樣嗎?如果是,我想知道我做錯了什麼。

當你非常關注而且十分肯定自己的看法正確時,你不只是在和對方交流,而是在強迫他們接受你的觀點。你知道應當用大量事實說服對方,但他們肯定會百般抵制你的看法,於是你便變本加厲地強迫對方接受你的觀點。

他們認為,如果和你展開對話就會有不幸的情況在自己身上發生。例如,你的女兒認為,如果和你坐下來交流,你會對她長篇大論地說教,不許她出門,讓她和那個貌似唯一關心她的男友斷絕關係。

四種傾聽技巧分別是:詢問觀點、確認感受、重新描述和主動引導,它們既可以解決沉默應對問題,也可以解決暴力應對問題。

詢問觀點。表明你很有興趣了解對方的看法。

確認感受。通過表示高度理解對方的感受增強安全感。

重新描述。當對方說出自己的看法時,你應當重述他們的表達,表明自己不但理解其觀點,而且鼓勵他們分享內心的想法。

主動引導。如果對方還是退縮遲疑,你應當「先發制人」,對他們的想法或感受做出最符合情況的猜測。

常見的鼓勵性話語包括:

「發生什麼事了?」

「我想聽聽你對這件事的看法。」

「如果你有不同的觀點,可以直接告訴我。」

「別擔心你的想法和我不一致,我很願意了解你的想法。」

「沒事,我很好。[心口不一]」(但說話人的表情和語氣表明他其實在生氣,因為他在皺眉頭、焦慮地四處張望,腳不耐煩地踢來踢去。)

確認感受的例子有:

「你嘴上說沒事,可聽起來不像沒事的樣子。」

「你好像對我很生氣。」

「看起來和他理論讓你有點緊張,你確定要這樣做嗎?」

複述指的不是一字不差地把對方的話重說一遍,而是用你自己的語言簡略地說明自己了解的內容。例如:「好吧,你看看我的理解是否正確。你感到緊張是因為我對你的衣著方式表達了看法,這讓你感到我太專制太守舊,是這樣嗎?」

理解並不等於認同。

很抱歉剛才讓你難堪,我的做法太粗暴了。[通過道歉建立安全感]

如果對方在陳述事實和觀點時有所遺漏,對話高手的做法是先認同雙方的一致之處,然後做出補充。他們不會語氣強烈地說:「你錯了,沒有談到……」而是這樣應對:「你說得沒錯,此外,我還注意到……」

如果你同意對方的看法,但認為他們的觀點不太完善時,正確的做法應當是做出補充。首先指出你們的一致之處,然後補充說明對方遺漏的內容。

你不能簡單粗暴地朝他們大喊:「你說得不對!」而是應當以試探但卻坦誠的開放態度表明自己的看法,例如:「我覺得我們的看法有些不同,我來說明一下。」

當你們的觀點相差甚遠時,不要簡單地認為對方是錯誤的,而應當把你們的看法進行比較。

每個人都有能力選擇不作為。

通常,我們有四種決策方式,即命令式、顧問式、投票式和共識式。從前到後,這四種方式逐級體現了決策者參與程度的提高。當然,參與程度的提高一方面會帶來更大限度地實現承諾,但另一方面也會導致決策效率的下降。聰明的決策者會根據具體情況,從這四種方式中選擇既關注效率又體現公平的最佳方式。

命令式。無須參與的決策方式。

顧問式。廣泛徵集意見,由少數人決定的決策方式。

投票式。以支持率為基礎的決策方式。

共識式。人人都必須對最終結果表示同意的決策方式。

顧問式的特點是決策者在做出選擇之前需要傾聽他人的意見。你可以諮詢專家、選民或是任何願意提出觀點的人。顧問式是一種有效獲取觀點和支持,同時又不會影響決策過程的決策方式——至少不會對決策過程產生很大影響。明智的領導、父母和夫妻經常會使用這種決策方式。他們了解他人觀點,評估各種方案,做出最終選擇,然後把結果通知相關人。

投票式決策最適用於強調效率的決策場合,你只需在幾種現成的方案中挑選一個即可。

共識式決策的應用場合有兩種,一是高風險的複雜問題,二是每個決策者都必須支持最終選擇的問題。

不要讓對問題漠不關心的人參與決策。

不要讓不了解情況的人參與決策。

有句老話說得好:「人人有責等於沒人負責。」如果不把任務明確到每個行動者,你的決策很有可能會落到無人執行的下場。

你必須明確說明要完成的具體任務。對期望的描述越模糊,導致的結果就越有可能令人失望。

缺少時間期限的任務目標根本不會激勵人們的行動欲望,相反只會帶來一堆問題。顯然,未設定截止時間的目標並非目標[確實如此,沒有時間觀念,沒有壓迫感,就不會有動力去執行,往往是不了了之。],它們只是行動方向而已。

正所謂寫下的東西不會忘[好記性不如爛筆頭],千萬不要想當然地認為自己能記住所有的重要安排。

好話不花錢,一句值千金。

在表現一般的團隊中,上司會處理存在問題的行為;在表現最佳的團隊中,每個成員都會成為積極承擔責任的人。如果團隊成員看到有人違反合作協議,他們會立即當面指出問題。等待問題自行消失或指望上司解決都是錯誤而危險的做法。

你應當獎勵敢於冒險說真話的人,鼓勵他們挑戰你的觀點。當下屬表達不同觀點之後,你應當對他們的真誠做法表示感謝。如果對方還是不敢反駁你的意見,你可以用自我否定的方式鼓勵對方,讓他們感覺到任何觀點都可以拿出來討論。

如果他們耍花招,你必須馬上指出問題。

我們經常會指責對方不願和我們對話,就好像這是一種遺傳性交流障礙症。但實際上並非如此。對方不願意討論棘手問題,是因為他們認為這樣做無濟於事。要麼是他們不善於對話,要麼是你不善於對話,要麼是你們都不善於對話——還有一種情況是你們認為自己不善於對話。

不要用暗示的方法讓對方意識到自己不夠積極[有話就說,有屁就放。如果得罪人,明天也不會是世界末日,那就是多麼地微不足道,有啥說啥就好了。],你應當明確說明自己的期望,和對方取得一致意見,讓他們明白承擔責任的重要性以及遇到問題時儘早通知的意義。

某人開會遲到,答應你下次會改正錯誤,如果下次對方又這樣,你應當討論的不是遲到問題,而是對方沒有信守承諾的問題。顯然,這是一個更大更嚴重的問題,它關係到對方是否值得信任和尊重。

不要企圖一次性地解決所有問題,你應當每次選擇一個方面,一步一步改變問題。

做出努力嘗試永遠好過面對問題無動於衷。

問自己:「我的真正目的是什麼?」

衝動是魔鬼。溝通的原則是:控制情緒、自信、互相尊重,有錯的時候要真誠道歉,用心去交流,根據對方情感的變化及時調整措辭,最終雙方達成一致的意願。還有一點,就是一次溝通失敗,一定要堅持下去,總有成功的那天。

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