由於科技的快速發展，現在在各個領域當中都會使用一些智能化的手段進行生產和管理，比如在工廠當中就可能會使用自動化的流水線來生產各種產品，而對於企業內部也需要展開大量的管理工作，才能夠保證企業能夠進行有效的運行，在管理的過程當中最重要的就是人力資源管理工作，在這種情況下，很多企業都採用員工檔案管理軟體進行管理，那麼這樣的系統到底能夠用來幹什麼呢？
第一，員工檔案管理軟體管理員工的基本工作
如果一個企業想要正常的發展和正常的運營，那麼就必須保證每一個員工都能夠嚴格地遵守企業的紀律，所以在這種情況下就有必要對所有的員工進行考勤管理，如果一個員工連按時出勤的要求都達不到，那麼這樣的員工就應該被淘汰，通過這種系統就能夠及時地獲取到每一個員工的考勤數據，如果一個員工缺勤太多，同樣可能會被淘汰，所以在考勤管理這一方面，員工檔案管理軟體能夠發揮重要的作用，而除了能夠對員工的考勤情況進行管理之外，也可以對員工的請假情況進行管理，這樣一來，在結算最終基本工資的時候，就能獲得準確的依據了。
第二，員工檔案管理軟體調動員工的工作積極性
這同樣是比較重要的一個方面，因為在使用員工檔案管理軟體的過程當中，不一定能夠獲取到每一個員工的出勤情況，與此同時也能夠根據每個員工在工作當中的表現，獲得更加準確的績效數據，這樣一來，在最終結算工資的時候，就可以根據這些績效數據發放對應的績效獎金，當員工由於自身做出的優良業績或者是各方面的突出表現獲得對應的獎金時，他們的工作積極性就能夠被進一步地激發，所以可以為企業創造更大的價值，另外一方面在進行人事調動的時候，也可以根據獲取到的績效數據做出最終的人事調動方案。
這就是員工檔案管理軟體能夠發揮作用的一些重要方面，當然在使用這種系統的過程當中，對於一些重要的數據也必須要及時的備份，以免系統由於崩潰而導致大量的數據丟失，一旦數據丟失，這時候就沒有辦法準確的結算工資和獎金了。