城市管理行政執法文書是城市管理行政執法活動的重要載體，是體現執法程序正當、執法行為規範的重要環節，也是保障執法相對人合法權益的有效武器。長期以來，全國各地城市管理行政執法文書格式規範五花八門，僅就湖南省衡陽市而言，所轄12個縣（市）區城市管理行政執法文書就各不相同。
住房和城鄉建設部制定並印發《城市管理行政執法文書示範文本（試行）》，供全國各地城管部門制發行政執法文書時參考使用，及時回應了基層城管執法隊伍呼聲，有利於完善執法程序、規範執法行為、提升執法效能，有力助推城市管理科學化、精細化、標準化建設。
政策的生命在於執行。規範使用行政執法文書是依法行政、依法執法的重要保證。作為基層城市管理部門，我們將認真貫徹落實住房和城鄉建設部對城市管理執法工作的決策部署，紮實推進城市管理行政執法文書統一規範製作使用，以城市管理行政執法文書統一為契機，進一步規範執法行為，提升執法效能，在推進法治城管的道路上邁出更加堅實的步伐。
啟動城市管理行政執法文書
統一製作使用
按照湖南省住房和城鄉建設廳城市管理和執法監督局統一安排，啟動城市管理行政執法文書製作工作，對衡陽市城市管理執法全環節各類執法文書進行全面清理。根據城市管理重心下移和屬地管理現狀，縣（市）區城市管理部門嚴格按照省住房和城鄉建設廳統一制發的文書格式和樣本自行下載印製，規範使用統一的城市管理行政執法文書，做到格式統一、內容完整、表述清楚、用語規範。原有的城市管理行政執法文書一律作廢。在全市城市管理執法隊伍中大興學習之風，結合隊伍素質提升工程，組織全市城市管理執法隊員開展城市管理行政執法文書培訓，開展城市管理行政執法文書製作競賽，提高城市管理行政執法文書製作水平和辦案質量。將城市管理行政執法文書使用情況納入執法人員績效考核的重要內容。
健全城市管理行政執法文書
監督管理機制
健全行政執法案卷評查、行政執法案卷歸檔管理、行政執法過錯責任追究等制度。要求指定專門機構和人員負責行政執法文書管理，建立文書領用與發放登記制度。行政執法文書製作完成後要及時立卷歸檔，按照「誰辦案、誰立卷」和「一案一卷」原則，案結捲成。採用「三聯單」的行政執法文書使用完成後，辦案部門要及時將存檔聯報相關部門統一備存。原則上案卷裝訂依照制式表格排序立卷歸檔。加強行政執法文書監督檢查，定期對辦案部門行政執法文書的保管、使用、核銷情況進行檢查。結合執法案卷評查和行政檢查等方式，通過業務培訓和個案評析等形式，定期檢查行政執法文書規範填寫和製作情況，對執法部門文書管理和使用進行指導。
全面落實行政執法
「三項制度」
落實行政執法「三項制度」實施細則。大力推進執法全過程記錄常態化，把城市管理行政執法文書作為全過程記錄的基本形式，根據行政處罰和行政強制的種類、性質、流程等規範執法文書製作，明確行政相對人權利和義務。嚴格落實行政執法公示制度，推行執法文書電子化，做到每一起案件都有標準化的電子記錄。切實加強事前公開、規範事中公示、推動事後公開，依法、及時、主動向社會公開有關行政執法信息，提高行政執法工作透明度。按照「網際網路＋政務服務」和「數字衡陽」建設要求，逐步實現行政執法文書要件網上公開公示和查詢功能，接受社會監督。推進重大執法決定法制審核，對行政執法文書不規範的，要提出補充或者更正意見。
推進城市管理嚴格規範
公正文明執法
規範使用行政執法文書，按照法定程序或正當程序要求的步驟、順序、時限和方式，及時準確製作、送達相關行政執法文書。公告送達的，應在案卷記明原因和經過，留存書面公告。在現場檢查、當場處罰、強制執行、送達等易引發爭議的關鍵環節，進行全程音像記錄。