漫步在上海的街頭，人們偶爾會被一些鮮豔的粉紅色招牌所吸引，走進去一看，似乎與一般西餅店沒太多區別，但細看下來，才會發現這裡有一些普通西餅店不會賣的東西，比如紅蛋、年糕、粽子、月餅、喜餅、臺灣水果等等高檔禮品......這就是元祖食品。一直以來，它力求從口感到包裝都給人耳目一新的感覺，而不變的是基於傳統食品這個載體。
開個蛋糕店，技術壁壘是很低的，誰都可以開，誰都可以賣。而元祖食品1981年在臺灣成立，從1993年進駐上海至今，以上海為基地，先後在上海、江蘇、等14個省市設立了9家分公司、四家工廠，直營門店數從2家增加到現在的三百餘家，加盟店百餘家，年營業額在17億左右，發展速度十分迅猛。很多企業想在烘焙行業的巨大營業額中分得一杯羹，元祖如何能在這場激烈市場爭奪戰役中，搶佔先機，拔得頭籌？又是如何利用信息化武器武裝自己，不斷發展壯大？為此，記者採訪了元祖食品CIO齊磊，通過對其經營模式、信息化戰略的剖析，分析快速發展之道。
快速擴張的「後遺症」
「對門店管理要求很高、對成本管控與物流環境要求高、節令巨大流量掌控......」,據齊磊描述，元祖食品所在的烘焙業是一個比較特殊的行業，在對於品牌與產品的管理上，應該要有除了保證產品品質外的其他考量。「這是一個高風險的行業，因為產品是要給人吃的，過程又拉的很長，一旦其中一個環節出了事情，那所有的努力就可能全被抹殺掉。」齊磊說。
與其他的蛋糕店不同，元祖食品採用的是中央廚房-門店加工的模式。除了蛋糕產品外，是製作好包裝到門店銷售。而元祖的蛋糕的模式是，先做好蛋胚，再急速冷凍全程保鮮送到門店去，當顧客到門店去買的時候，根據具體需求做二次加工。通過這樣的方式來確保產品的質量、安全性、靈活度和美味。
元祖對自身產品的高要求並沒有阻擋其快速擴張的腳步，但快速擴張的同時，也曾經碰到一些問題，如：遠端管理的困擾，加盟店的素質參差不齊、總部很難監控到各店面的運營狀況;基礎架構的重整，各分公司、門店系統在平臺建設上缺乏統一規劃;門店管理的一致性，各個分公司、門店的商品信息、價格信息、促銷政策等缺乏統一有效的信息化手段管控，導致門店財務操作不規範、總部難以對店面經營行為及時反應……整個企業組織存在各種邊界，種種邊界的相互隔離，會導致企業管理的「信息貧瘠」。
信息系統能不能協助最高級及最細緻的要求，「我們要的系統是不論是誰來，它都一樣去運轉，這是其一，其次就是後臺信息的收集、分析和匯總的速度要求非常即時，還需要支撐一年大概五千萬以上級別的數據量，門店基於Windows平臺的POS機能否保證別人不會利用它做些與工作無關的事，活動監控，公司的廣告能按照要求播放……這些對我們來說都是挑戰了。」齊磊說。
ERP+POS
據齊磊介紹，當初在選擇信息系統供應商的時候，也考慮過國外的一些知名ERP廠商，「但實際上，對於我們所處的烘焙行業，他們並不熟悉，我們需要找一個能清楚了解我們的需求，並將會對我們最大程度支持的，這個支持會體現在系統定製化的部分。」經過這幾個條件的篩選，用友走進了元祖的視線。
考慮到元祖食品集團的現狀和業務發展要求，用友將元祖食品集團信息化規劃分為四個層次，即門店業務、分公司業務、集團總部業務和決策分析四個層次，各層業務相互關聯、數據相互集成。
除了ERP基本的功能外，這裡面還有一個重要的部分是ERP和POS結合的思路，也就是說門店的POS系統區別於一般的POS系統，因為一般的POS主要是用來賣產品，但元祖的POS機將作為ERP的客戶端，也就是說分店在賣商品或是在和總部要產品的時候，它的操作更似於ERP中的進銷存的出入庫。
「比如說一個顧客訂了蛋糕，當場加工裱花，此時就像一個小小的MRP的展開，所以用這種方式，對門店的庫存、訂單、財務管理就可以用依照我們規定的標準來運作。」齊磊解釋說。
據記者了解，元祖的門店管理是通過零售產品和用友NC的接口來實現。除了少量零售獨有的檔案，其他基礎檔案全部在集團集中管理。通過集團檔案下載的形式傳遞給零售後臺伺服器，再經過零售後臺伺服器交互給門店POS端。門店POS端的所有業務數據，全部通過零售後臺伺服器，幾乎實時的傳遞到NC資料庫伺服器上(實時周期根據可配置的數據處理周期而定)，並在NC的業務單據中可以體現。
據齊磊描述，「因應元祖的門店管理思路，用友為元祖在POS與ERP間的整個架構方面幫我們做了定製化，國外的ERP，定製化成本非常巨大，用友採用打包的方式來完成這個巨大的工程。」
「其次，有了這個系統之後，讓迅速收集數據變成可能，之前用的系統，無法支持多組織多帳本。雖然用友系統上線中有許多難關，但是在雙方的努力下對效率、即時性做了極大的優化。
以往，各個分公司的管理者通過一層一層的回訪，匯總將這些數據丟給總部，總部的人再匯總呈報，因為時效性，最後拿到的信息很可能都是沒用的。實際上，信息系統就是把這整個過程濃縮成小時內或是分鐘內要做好的事情。這是用友幫了元祖的一個大忙。」齊磊說。
POS界面的顧客體驗增強，如變成銷售媒體，這個部分將是2011下半年元祖和用友一起合作的部分。
全程禮券管理
2009年的中秋節，是齊磊剛剛加入元祖之後的第一個節日，而對於齊磊來說，最深刻印象，莫過於因為對品牌的堅持，不過節令當日進行銷售。那個中秋元祖報廢了2000多萬元的月餅。
禮券是元祖食品業務裡很重要的一部分，禮券的管控也是管理和信息系統中至關重要的一環，「這個行業會把不同的產品做成不同的指定禮券先行進行銷售，因為不這麼做的話，根本不知道中秋節要生產多少的月餅，如果有300萬禮券，就不能生產400萬。節令一過就不能再賣了」，齊磊說。就像是春運的高峰期，稍稍控制不好，就容易使消費者怨聲載道，也會造成公司鉅額的經濟損失。元祖對禮券的管控是非常嚴謹的，因為要知道這些禮券實際上是要到哪裡去，可能會在哪些地方被拿走，也就影響到元祖在哪些地方放多少月餅;其次，元祖銷售的月餅是以冰激凌月餅為主、傳統月餅為輔的，其一對於天氣的變化影響和保存條件的影響也比較大;其二傳統月餅無法;再次，如果折扣沒控制好，也能砸爛自己的牌子，比如外面的禮券賣到五六折，實際上這對於企業的品牌和利潤是致命的打擊……
每一步都要很小心，要擺脫人工因素的失誤帶來的報廢成本和聲譽受損的風險，元祖的管理層經過一些思考和分析之後，在ERP的調研中決定將管理禮券E化，也就是把管理經驗電子化。沒錯!那就是最佳的方案。
用友上線之初，經過調研，雙方確定了一些需要攻克的難點：
1、 禮券作為一種現金的代金券，可能存在跨公司提貨，加盟店代發貨，贈券提貨等等情況調撥都如果沒有有效的辦法進行管理和控制，將存在很大的管理風險;
2、 禮券的提領與庫存調動汲汲相關，如果不能即時掌控與調度，很容易造成客戶困擾與報廢問題。
經過這些難點分析之後，最終建立了一套禮券模快，模塊完全支持從禮券入庫，禮券下發分公司，門店禮券要貨，禮券下發門店，禮券銷售，禮券調撥，禮券退回，禮券作廢，禮券盤點的全方位管理，禮券進銷存自成體系;並通過預警服務，實現回收禮券的校驗，自動形成禮券校驗報告以供分析;通過NC標準的財務會計平臺強大的自定義功能，對各種情況進行條件約定，自動轉出業務對應的財務分錄。
顛覆傳統
回顧元祖的信息化歷程，可以提煉出一個詞就是「顛覆傳統」。
齊磊表示，在元祖，信息部門不再是傳統的被動角色，而是主動分拆公司的運營戰略，考慮到哪些是可以用信息系統來完成，然後提出要做什麼，用這樣的方式去影響相關部門，讓他們來一同參與業務變革。
其次，「實際上大可不用去買多貴的一體方案，或者認為國外的東西就一定是好的，與其花這些錢還不如把錢花在凸顯企業競爭優勢的系統上。也能消除IT部門只花錢不能解決問題的看法。」齊磊說。
只要有一套ERP，萬事OK？答案是NO!
在信息行業分工是很細的，「之前也有過一些誤區，認為只要ERP廠商就好了，其實不是這個樣子，在IT界中，有些專業的領域是需要拆分出來的要專業廠商來做的。比如在系統維運這個方面，不管是用友還是元祖都忽略了DBA的存在，後來我花了很多時間在DBA工作上。比如全系統各地的資訊連結，也是需要SI廠商的協做。
另在軟體系統方面，並不是一套ERP就可以從頭包到尾，如CRM、BI、工作流程，也需要專業的廠商或系統，經過整體規劃然後與用友進行對接，這樣才可以就發揮出各自擅長的優勢。成為資訊協助公司整體戰略目標達成的助力」齊磊介紹說。
記者手記
齊磊是一個很健談的臺灣人。
在加入元祖之前，齊磊有12年的經歷是在電子製造行業，也在IBM呆過1年左右，他擅長的領域是IT部門的再造、信息政策的擬定，還有跨功能系統的整合。
實際上IT部門只是齊磊所管理的五個部門之一。除此之外，還有電子商務、特許加盟等業務部門。
「信息是企業治理的一個驗證!現代企業，如果沒有信息系統做流程固化乃至於趨勢預測，人是管不過來的。信息系統會協助公司，同時發揮大公司的優勢與小公司的彈性。信息化是一種管理理念的工具，不局限於技術。」齊磊在採訪結束時說。
（作者：天極網 來源：支點網）