湖南省中小學生學籍管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規範中小學生學籍管理，提高新形勢下基礎教育科學管理水平，保障適齡兒童、少年受教育的權利，根據有關法律法規和教育部《中小學生學籍管理辦法》(教基一〔2013〕7號)等規定，結合我省實際，制訂本辦法。
第二條 本辦法適用於我省所有由政府、企業事業組織、社會團體、其他社會組織及公民個人依法舉辦的小學、初中、普通高中、基礎教育特殊教育學校、工讀學校(以下簡稱「學校」)和在這些學校就讀的學生(以下簡稱「學生」)。
第二章 學籍建立
第三條 入學註冊
(一)學生須在規定時間內到就讀學校辦理入學註冊手續。
學校通過中小學生學籍信息管理系統(以下簡稱「管理系統」)將學生學籍信息上報學籍主管教育行政部門，經其審核通過後，管理系統以學生居民身份證號為基礎自動為學生生成學籍號。學籍號實行一人一號，終身不變。
學生註冊後，學校及學籍主管教育行政部門應分別在10個工作日內通過管理系統及時核准學生學籍信息。
本辦法所稱註冊是指學生在學校註冊表登錄姓名，取得或核實學籍號。
(二)學生因特殊情況不能按期註冊，其父母或者其他法定監護人應當持有關證明，在規定入學時間內到學校辦理延期入學註冊手續，延期時間不超過2周。
(三)義務教育階段學生因故不能按期到就讀學校辦理入學註冊又未辦理延期入學註冊手續的，由學校督促其入學；督促無效的，學校應報告學生戶籍所在地或居住地的街道辦事處或鄉鎮人民政府，由其責令學生父母或其他法定監護人送學生入學。
(四)普通高中學生未按期到就讀學校辦理入學註冊又未辦理延期入學手續的，除不可抗力等正當事由外，視為自動放棄入學資格。
(五)學校新生入學編班或其他情況需要重新編班的，應根據招生錄取名冊或學生註冊花名冊進行隨機編班。
(六)凡年滿六周歲(年齡截止日期原則上以當年8月31日為準，縣級教育行政部門也可根據學位情況適當延遲至當年12月31日前)兒童依法註冊入學。
第四條 學籍檔案建立
(一)學生應分別在小學、初中、高中入學時填寫由教育部統一制定的學生基本信息表。學校應在學生入學之日起1個月內完成學生基本信息採集工作。
(二)學生基本信息採集錄入流程：
1.學校印發《湖南省中小學生基本信息表》(附件1)。
2.學生、父母或者其他法定監護人填寫《湖南省中小學生基本信息表》，籤字確認後交回學校。
3.學校負責將《湖南省中小學生基本信息表》錄入管理系統。
4.學校將《湖南省中小學生基本信息表》列印下發給學生及其父母或者其他法定監護人再次籤字確認，經班主任、教務處、學校校長分別核准後存檔。
(三)各中小學校應當從學生入學之日起1個月內為其建立學籍檔案，並逐步完善。學生個人學籍檔案內容包括：
1.學生基本信息表及信息變動情況的證明材料;
2.學籍變動情況登記表及有關證明材料；
3.綜合素質發展信息(學業考試及考查成績、素質評價信息、獎懲信息，詳見附件2、3)；
4.體質健康測試及健康體檢信息、預防接種信息表等；
5.享受資助信息；
6.教育行政部門規定的其他信息和材料。
(四)學生個人學籍檔案分為電子檔案和紙質檔案。電子檔案納入管理系統管理，紙質檔案由學校負責管理。
(五)學校不得以虛假信息建立學生學籍，不得重複建立學籍。學籍主管教育行政部門和學校應利用管理系統進行查重。學生及其父母或其他法定監護人應及時提供學生真實信息，配合學校建立學生學籍。
第五條 學生個人學籍檔案由學生就讀學校建立並實行「籍隨人走」(特殊教育學校、工讀學校和普通學校接收特殊教育學校學生隨班就讀、接收工讀學校學生就讀除外)。殘疾程度較重、無法進入學校學習的學生，由承擔送教服務的學校為其建立學籍。
第六條 進城務工人員隨遷子女進入義務教育階段學校，按照「以流入地為主，以公辦學校為主」的原則，其父母或其他法定監護人可按照流入地學籍管理具體辦法和工作流程，向流入地學籍主管教育行政部門提出申請，到所安排的學校就讀，學校應按照與當地常住戶籍人口子女同等待遇建立學籍。
第七條 學生父母或其他法定監護人提出修改學生基本信息的，憑《居民戶口簿》或其他有效證明文件向學校提出申請，並附《居民戶口簿》複印件或其他有效證明文件複印件，由學校核准變更學籍信息，並報學籍主管教育行政部門核准。
第三章 學籍變動
第八條 升學
(一)本條所指「升學」是指小學升入初中、初中升入普通高中。
(二)符合國家和省級教育行政部門招生規定的學生，其學籍轉接按以下程序辦理：
1.畢業學校按規定通過管理系統對學生進行畢業操作；初中畢業的還應報學校主管教育行政部門核辦。
2.招生學校將正式招收學生名單通過管理系統報其學籍主管教育行政部門核辦後，接轉學生個人學籍檔案。
3.招生學校應當以收到的學籍檔案(含電子檔案和紙質檔案)為基礎為學生接續檔案，畢業學校應保留電子檔案備份，同時保留第四條第三款1－4項的紙質檔案複印件。
(三)辦理升學學生學籍轉接，相關學校及其學籍主管教育行政部門應當在每年9月1日前完成核辦。凡不能在規定時間內按時辦結的，學籍主管教育行政部門和學校要向學生父母或其他法定監護人、上一級學籍主管教育行政部門說明理由。若既未在規定時間內辦結，又未說明理由的，上級教育行政部門應進行通報督辦。
第九條 轉學
(一)學生符合下列條件之一，可申請轉學：
1.學生戶籍隨父母或其他法定監護人戶籍遷移，新戶籍所在地義務教育階段學生不在原就讀學校服務範圍、普通高中學生不在原就讀學校服務區域(即招生區域)的；
2.學生隨父母或其他法定監護人實際居住地變更，變更後的居住地義務教育階段學生不在原就讀學校服務範圍、普通高中學生不在原就讀學校服務區域(即招生區域)的；
3.到工讀學校就讀等其他特殊原因確需轉學的。
（二）轉學規定。
1.轉入學校如果學位已滿，義務教育階段由主管教育行政部門按相對就近入學原則合理安排，並責成接收學校按有關規定辦理；普通高中按省級示範性高中轉省級示範性高中或非省級示範性普通高中、非省級示範性高中互轉、非省級示範性高中不能轉省級示範性高中的原則合理安排。普通高中與其它類型學校轉學按照升學當年招生錄取線相當的原則進行。
2.學校不得接收未按規定辦理轉學手續的學生入學就讀，不得強制學生轉學；學生轉學不得變更就讀年級；原則上學生在各學段起始年級第一個學期、畢業年級最後一個學期、學期中途不得轉學。
（三）轉學申請及辦理流程。
1.學生父母或其他法定監護人向轉入學校或轉入地教育行政部門提出申請，填寫《湖南省中小學生轉學申請表》(附件4)，並提供轉學相關證明材料。
(1)收到申請的轉入學校依據規定和學校學位等情況審核，同意接收的，轉入學校通過管理系統上傳學校蓋章後的轉學申請表及證明材料電子影像件，報其學籍主管教育行政部門核辦；不同意的要說明理由，無正當理由不得拒收。
(2)收到申請的轉入地教育行政部門依據規定和學校學位等情況核辦，同意接收的要確定轉入學校並將有關材料轉至轉入學校；不同意的應說明理由，無正當理由不得拒收。
2.轉入學校學籍主管教育行政部門核辦完成後，將學生名單發送至轉出學校核辦。
3.轉出學校同意後，報其學籍主管教育行政部門核辦；不同意的應說明理由，無正當理由不得拒絕。
4.轉入學校獲得其他三方同意信息後，通知學生報到入學，並通過管理系統調取學生學籍電子檔案(管理系統同時通知轉出學校)。
所有轉學流程均通過管理系統完成核辦。轉入、轉出學校和雙方學校學籍主管教育行政部門自接到學生轉學申請之日起應分別在10個工作日內完成核辦。
(四)學生轉學後，轉入學校應當以收到的學籍檔案(含電子檔案和紙質檔案)為基礎為學生接續檔案；轉出學校應保留電子檔案備份。轉出學校按照與家長商定的方式，將學生的紙質學籍檔案轉出，保留紙質檔案複印件，並通知轉入學校。
(五)其他特殊情況轉學，不受前款轉學條件和學籍轉接限制。
1.特殊教育學校學生到普通學校隨班就讀，或普通學校隨班就讀學生到特殊教育學校就讀的，其學籍可以轉入新學校，也可保留在原學校。
2.由普通學校到工讀學校或者由工讀學校到普通學校就讀的學生，其學籍是否轉入轉出，由學校與學生父母或其他法定監護人商定。
3.學生到境外就讀的，應當憑有效證件到現就讀學校辦理相關手續，並經學籍主管部門核准。回到境內後仍接受基礎教育的，應接續原有學籍檔案，學校根據實際情況與學生父母或其他法定監護人商定其就讀年級。
第十條 休學、復學
(一)休學
1.學生有下列情況之一，可以申請休學：
(1)因病停課治療時間佔一學期總學時三分之一以上的；
(2)因事一學期內連續請假時間超過學期總學時三分之一以上的；
(3)應徵入伍的。
2.申請休學辦理流程：
(1)學生父母或其他法定監護人申請，填寫《湖南省中小學生休學申請表》(附件5)，因病假辦理休學手續，需提供二甲及以上或縣級及以上衛生行政部門直屬醫院診斷證明(含檢驗檢查報告單)；因事假辦理休學手續，需提供社區居委會、村委會或其他相關證明材料；應徵入伍的憑縣級人民武裝部入伍通知書辦理。
(2)學校核准籤章，上傳籤章後的休學申請表及證明材料電子影像件，報學校學籍主管教育行政部門。
(3)學校學籍主管教育行政部門通過管理系統登記。
學校及其學籍主管教育行政部門應分別在10個工作日內完成核辦。
3.對疑似患有嚴重精神疾病或傳染性疾病的學生，學校應建議其父母或其他法定監護人送其到二甲及以上或縣級及以上衛生行政部門直屬醫院診斷。診斷結果建議休學治療的，學生父母或其他法定監護人應為其提出休學申請，學校應勸其休學。學生父母或其他法定監護人不對其進行診斷或應休學治療而不休學治療的，學校應當將相關情況通報相關單位或部門，由相關單位或部門依法處理。
4.因病因事休學期滿仍不能復學的，需辦理休學延期手續，辦理程序與辦理休學相同。
5.學生休學每次原則上應休滿一學年，特殊情況需提前復學的，休學不得少於一個學期。休學原則上每學段不超過兩次，義務教育階段學生因特殊原因可適當增加休學次數，直至年滿16周歲止(特殊教育學校學生除外)。應徵入伍的休學年限以服役期為準。
6.學生休學期間保留學籍。
(二)復學
1.學生有下列情況之一，可以申請復學：
(1)因病休學病癒的；
(2)因事休學期滿的；
(3)因服役休學期滿的。
2.申請復學辦理流程：
(1)學生休學期滿或休學期間要求提前復學的，學生父母或其他法定監護人應為其提出復學申請，填寫《湖南省中小學生復學申請表》(附件6)。因病休學的，申請復學時需提供二甲及以上或縣級及以上衛生行政部門直屬醫院病癒診斷證明(含檢驗檢查報告單)；因事休學申請復學需提供社區居委會、村委會或其他相關證明材料；因服役休學，期滿後提供退伍證明，可在退伍後秋季或春季學期申請復學。
(2)學校核准籤章，上傳籤章後的復學申請表及證明材料電子影像件，報學校學籍主管教育行政部門。
(3)學校學籍主管教育行政部門核准同意後，即可復學。
學校及其學籍主管教育行政部門應分別在10個工作日內完成核辦。
3.義務教育階段學生休學期滿，未再次辦理休學申請，又不復學的，由學校及時督促學生復學，督促無效的由學校報告當地街道辦事處或鄉鎮人民政府責令其父母或其他法定監護人送學生復學。
4.學生復學時原則上安排到其下一級(「級」是指學段初始入學年份，如2014年秋季開學入學的小學一年級為2014級小學生)就讀(兩次及兩次以上休學的學生復學時依此類推)；提前復學的學生，安排在本級或下一級就讀，由學生父母或其他法定監護人與學校共同商定。
第十一條 退學、輟學
(一)退學
1.義務教育階段學生不得退學。
2.普通高中學生有下列情形之一的，可申請退學：
(1)因患不能治癒的重症或患嚴重的精神疾病、傳染性疾病已休學兩年，仍不能堅持或不宜繼續在校學習的(須附二甲及以上或縣級及以上衛生行政部門直屬醫院證明，含檢驗檢查報告單)；
(2)在學習期間因意外傷害性事故導致嚴重的智力障礙或生活不能自理的(須有二甲及以上或縣級及以上衛生行政部門直屬醫院證明)；
(3)其他原因申請退學的。
3.普通高中學生申請退學辦理流程：
(1)學生父母或其他法定監護人向學校提出學生退學申請，填寫《湖南省普通高中學生退學申請表》(附件7)，並提供相關證明材料；
(2)學校核准籤章，上傳學校籤章後的退學申請表及證明材料電子影像件，報學校學籍主管教育行政部門；
(3)學校學籍主管教育行政部門核辦。
學校及其學籍主管教育行政部門應分別在10個工作日內完成核辦。
4.普通高中學生退學後，需要再讀普通高中的，應按再讀當年當地普通高中階段招生政策重新錄取，重新取得學籍。
(二)輟學
1.義務教育階段學生有下列情形之一，視為輟學：
(1)已到法定入學年齡但未入學，又未辦理延期入學手續的；
(2)學生休學期滿，未再次辦理休學手續，又未復學的；
(3)未經請假批准無故曠課，或未辦理轉學、休學手續，連續一周以上未到校上課的。
2.義務教育階段輟學學生，按以下辦法處理：
(1)學校應依法督促學生父母或其他法定監護人送適齡兒童少年接受義務教育；
(2)學校勸學無果的，應及時書面報告當地街道辦事處或鄉鎮人民政府，依法督促其入學；
(3)勸學無效的，學校應填寫《湖南省中小學生輟學情況登記表》(附件8)和《湖南省外來人員子女義務教育學生輟學情況登記表》(附件9)，報當地街道辦事處或鄉鎮人民政府以及學校學籍主管教育行政部門，責令其父母或其他法定監護人改正。輟學學生戶籍不在學校服務區域內的，就讀學校的學籍主管教育行政部門應於每學期末將輟學學生學籍檔案轉交學生戶籍所在地學籍主管教育行政部門。
3.學校在義務教育年限內為輟學學生保留學籍，並利用管理系統進行管理。
4.普通高中有下列情形之一，視為輟學：
(1)未辦理退學、轉學、休學和請假手續，一個學期連續150課時或累計200課時未到校上課的(課時量計算以課程計劃為準)；
(2)休學期滿未重新辦理休學手續，逾期1個月未到校上課的。
普通高中學校每學期開學後應填寫《湖南省中小學生輟學情況登記表》，報學籍主管教育行政部門核准後取消輟學學生學籍。
5.普通高中輟學學生，需要再就讀普通高中的，應按再讀當年當地高中階段招生政策重新錄取，重新取得學籍。
第十二條 留級、跳級
(一)留級。高中非畢業年級學生未修滿規定學分或因其他特殊情況造成學習困難要求留級的，在學年結束時，其父母或其他法定監護人可申請留級。
(二)跳級。德、智、體、美諸方面特別優秀，經學校測試具備超前學習知識基礎和學習能力的學生，可申請跳級。
(三)申請留級、跳級辦理流程：
1.學生父母或其他法定監護人向學校提出申請，填寫《湖南省中小學生留級、跳級申請表》(附件10)；
2.學校核准籤章，在管理系統上傳學校籤章的申請表電子影像件；
3.學校學籍主管教育行政部門核准同意後，準予留級或跳級。
學校及其學籍主管教育行政部門應分別在10個工作日內完成核辦。
(四)義務教育階段學生、高中三年級學生不得留級。留級、跳級不能跨學段，且限於本校範圍。高中學校留級學生比例不得超過本年級學生總數的2%。學生留級原則上只能留級一次。
第十三條 被司法機關依法處理的學生，其學籍應按下列辦法處理：
(一)在校學生因犯罪被人民法院判處刑罰的，叛決生效後取消其學籍。
(二)服刑期滿未完成義務教育的未成年人，應當繼續到學校接受義務教育，學生戶籍所在地教育行政部門應按就近入學原則，安排就讀學校，恢復其學籍，保障其完成義務教育；未完成高中教育需再就讀普通高中的，應按再讀當年當地高中階段招生政策重新錄取，重新取得學籍。
第十四條 在校學生死亡，學校應當憑相關證明在10個工作日內通過管理系統上傳相關證明材料影印件，報學籍主管教育行政部門核實後註銷其學籍。
第十五條 每學年開學初一個月內，學校應匯總上一學年度在校學生學籍變動情況，報學籍主管教育行政部門備案。
第四章 評價與獎懲
第十六條 評價
(一)學校應客觀記錄學生成長過程並實施綜合素質評價。綜合素質評價應充分反映學生在德智體美等各方面身心發展情況，在班級、學校以及家庭、社區中的表現等。
(二)學生綜合素質評價應堅持下列原則：
1.客觀性原則。學生綜合素質評價應客觀、真實、全面、實事求是，不得弄虛作假。
2.民主性原則。綜合素質評價應由學生本人、班級同學、任課教師、社區(鄉鎮、街道)、家長等各方面人員共同進行。
3.發展性原則。綜合素質評價應充分考慮學生的年齡特點，以肯定成績、進步等鼓勵性評價為主，促進學生發展。
4.導向性原則。綜合素質評價應根據學生個性特徵、潛能，結合成長階段，提出教育建議。
(三)學生綜合素質評價應載入學生成長和綜合素質評價手冊。手冊僅限於學生本人、學生父母或其他法定監護人、班主任掌握和使用。班級同學、任課教師、社區(鄉鎮、街道)對學生的評價，由班主任負責載入評價手冊。綜合素質評價每學期評價一次，畢業年級下學期應對學生進行學段整體性評價。
第十七條 獎勵
(一)各級教育行政部門、學校(以下簡稱獎勵單位)應當對全面發展或在某一方面表現突出的學生，給予表彰獎勵。
(二)表彰獎勵的類型包括口頭表揚、書面表彰、授予榮譽稱號等。
(三)對學生進行口頭表揚，由教師和其他教育工作者在教育教學活動中隨機進行，在重大場合正式對學生進行口頭表彰須單位集體研究決定；對學生進行書面表彰，由表彰單位集體研究決定；授予學生榮譽稱號，需經民主評議推選、會議討論、張榜公示等程序，由授予單位集體研究決定，上一級獎項須在下一級相應獎項中產生；對於有特殊事跡的學生授予榮譽稱號，由授予單位集體研究決定。
(四)學校應當真實完整地將學生的書面表彰、授予榮譽稱號等獎勵情況記入學生紙質檔案和電子檔案。
第十八條 處分
(一)學校對違反國家相關法律法規、國務院教育行政部門頒布的《中小學生行為守則》(以下簡稱《守則》)和《中小學生日常行為規範》(以下簡稱《規範》)及校紀校規的學生，應當給予處分。
(二)處分的類型及適用情形：
1.口頭批評。適用於偶爾違反《守則》和《規範》及校紀校規的學生。
2.警告。適用於多次違反《守則》和《規範》及校紀校規的學生。
3.嚴重警告。適用於違反《守則》和《規範》及校紀校規，對他人造成不良後果，並在一定範圍內造成不良影響的學生。
4.記過。適用於違反《守則》和《規範》及校紀校規，對他人造成一定傷害，並在全校範圍內造成不良影響的學生。
5.留校察看。適用於違反《守則》和《規範》及校紀校規，對他人造成較大傷害，或者屢教不改，嚴重幹擾了他人學習和生活的學生。
6.開除學籍。適用於觸犯了法律，對他人造成嚴重傷害，或嚴重違反《守則》和《規範》及校紀校規，不宜繼續留在學校學習的學生。
留校察看、開除學籍只適用於普通高中在校學生。
(三)給予學生處分應遵循下列原則和程序：
1.給予學生處分應堅持實事求是的原則，做到事實清楚、依據充分、程序到位、處分適當。
2.口頭批評應遵循教育性原則，既指出學生錯誤事實，又不能對學生使用謾罵、歧視、侮辱、諷刺甚至威脅等語言，批評的語言應符合文明規範。口頭批評由教育教學各環節的組織實施者在相關活動過程中及時提出。
3.給予警告以上處分，學校對學生作出處分決定前，應與學生父母或其他法定監護人進行溝通，處分須經校務會議或行政擴大會議討論通過，並履行以下程序：
(1)班主任提出處分建議，並據實反映學生的錯誤事實；
(2)校務委員會或行政會議就學生處分問題成立有學校職能部門、教師、家長委員會代表組成的專項核查小組，核實學生違紀事實，並提出處分建議；
(3)召開校務委員會或行政會議，討論給予學生處分的意見，作出擬處分決定；
(4)學校將擬處分意見告知學生本人及其父母或其他法定監護人；對擬處分意見有異議的，學生及其父母或其他法定監護人在接到通知10天內向學校提出申辯；
(5)校務委員會或行政會議就學生及其父母或其他法定監護人的申辯進行討論，作出處分決定；
(6)高中階段開除學生學籍的處分，須經學校學籍主管教育行政部門核准。
(四)對學生給予警告以上處分，學校應在全校範圍內，且僅限於校園範圍內張榜公告，不得以任何形式在學校網站或者網際網路上發布。
凡給予警告以上處分的學生，其處分決定應置入學生檔案。
(五)處分的撤銷。學校應堅持教育性原則，加強對受處分學生的幫助教育，不得歧視。對受警告、嚴重警告、記過、留校察看處分的學生，處分期滿一學期後，如學生違反《守則》和《規範》及校紀校規的情形得到改正，學校應撤銷其處分。撤銷處分的程序與給予處分的程序一致。
處分撤銷後，應將處分決定從學生檔案中撤出，並從管理系統中刪除學生處分記錄；處分決定和撤銷處分決定有關材料由學校存檔。
(六)開除學籍的高中學生需要再就讀高中的，應按再讀當年當地高中階段招生政策重新錄取，重新取得學籍。
(七)學生及其父母或其他法定監護人對學校作出的處分決定不服的，可在收到正式通知10個工作日內，向學校提出申訴，學校需在10個工作日內給予答覆。對學校作出的答覆仍不服的，可在接到正式通知10日內向學校學籍主管教育行政部門提出申訴。
第五章 畢業、結業、肄業
第十九條 普通學生畢業標準
(一)小學學生修滿規定年限，準予畢業。
(二)初中學生修滿規定年限，畢業學業考試成績和綜合素質評價合格(具體科目、標準由市州教育行政部門確定，下同)，準予畢業。
(三)普通高中在籍學生同時達到下述3項要求者，準予畢業：
1.綜合素質評價合格；
2.修滿144個學分(其中必修116個學分，選修28個學分)；
3.學業水平考試(含省級統考科目、考查科目)成績各科及格(60分以上，含補考)。
第二十條 「三類」殘疾(視力、聽力言語、智力障礙)學生畢業標準
(一)小學學生修滿規定年限，準予畢業。
(二)初中、普通高中學生由學生家長或其他法定監護人與學校共同商定，在以下兩種畢業考試方式中選擇一種：
1.參加初中或普通高中畢業學業水平考試，考試(考查)成績和綜合素質評價合格的，發給普通初、高中畢業證書，考試(考查)時，學生可根據殘疾類型申請免試相關科目；
2.參加由學校自行組織的考試(考查)，其成績和綜合素質評價合格的，發給特殊教育初、高中畢業證書。
第二十一條 結業
(一)初中學生修滿規定年限未達到畢業標準由學校發給結業證書。
持結業證書的學生，滿足下列條件之一的，可持結業證書到原發證學校申請換發畢業證書：
1.凡因學業考試成績不合格未頒發畢業證書的學生，原考試成績3年內有效，學生3年內參加由原學校組織的補考，補考合格的可換發畢業證書；
2.凡因綜合素質評價不合格未頒發畢業證書的學生，畢業一年後應由學生現就讀的教育機構、工作單位或者社區(街道、鄉鎮)提供綜合素質評價證明給原畢業學校，原畢業學校認定合格的可換發畢業證書。
(二)高中在校修業期滿未達到畢業標準的學生，準予結業，由學校發給結業證書。
持結業證書的學生，滿足下列條件之一的，可持結業證書到原發證學校申請換發畢業證書：
1.凡因學業水平考試、考查科目成績不合格未頒發畢業證書的學生，原考試成績3年內有效，學生3年內參加全省統一的學業水平相應科目考試，合格者可換發畢業證書；
2.凡因綜合素質評價不合格未頒發畢業證書的學生，畢業一年後應由學生新的就讀學校、工作單位或者社區(街道、鄉鎮)提供綜合素質評價證明給原畢業學校，原畢業學校認定合格的可換發畢業證書；
3.凡因未修滿144個規定學分未頒發畢業證書的學生，可由學生補修學校提供學分證明，達到規定學分的可換發畢業證書。
換發畢業證書程序與畢業證書發放程序一致。
第二十二條 肄業
普通高中在校學生未修滿規定年限，本人申請，經批准同意退學的學生，準予肄業，學校可發給肄業證書。
第二十三條 畢業、結業、肄業證書發放
(一)畢業、結業、肄業證書由省教育行政部門統一規格和樣式(附件11－17)；證書編號編制規則另行制訂。
(二)小學畢業證書由縣級教育行政部門統一監製(印製)，加蓋縣級「小學畢業證書專用章(鋼印)」和畢業學校印章及校長私章後生效。
(三)初中畢業、結業證書由市州教育行政部門監製，縣級教育行政部門統一印製，加蓋市州「初中畢業證書專用章(鋼印，市州教育行政部門可委託縣級教育行政部門驗印)」和畢業、結業學校印章及校長私章後生效。
(四)普通高中畢業、結業、肄業證書由省級教育行政部門監製，市州教育行政部門統一印製，加蓋「湖南省普通高中畢業(結業、肄業)證書專用章(鋼印，省教育行政部門委託市州教育行政部門驗印)」和畢業(結業、肄業)學校印章及校長私章後生效。
(五)省教育行政部門建立中小學畢業(結業、肄業)學生信息查詢系統。
(六)畢業、結業和肄業證書均由學校在學生離校前按規定發放。
第二十四條 畢業、結業、肄業證書遺失不能補發，只能由學校根據學生檔案開具相應學歷證明書(附件18)，經原畢業、結業、肄業證書驗印機關驗印(鋼印)後生效。學歷證明書原則上只開具一次。
第六章 學籍管理職能
第二十五條 學籍管理體制
(一)學生學籍管理實行全省統籌、分級負責、屬地管理、學校實施的管理體制。
(二)學籍管理具體工作按照直管原則和屬地管理原則進行管理。
1.直管原則：政府舉辦的學校，由同級教育行政部門直接管理；上一級政府部門舉辦的學校，上一級教育行政部門也可委託下一級教育行政部門管理。
2.屬地管理原則：企事業單位、社會團體、公民個人以及其他組織依法舉辦的學校，其學籍管理實行屬地管理，即義務教育學校由所在地縣級教育行政部門管理；普通高中舉辦地在縣域內的由縣級教育行政部門管理，在城市區的，可由其所在區教育行政部門管理，也可由市州教育行政部門管理。
第二十六條 學籍管理職能
(一)省級教育行政部門負責統籌全省學生學籍管理工作，制訂學籍管理辦法，指導、監督、檢查本行政區域內各地和學校學生學籍管理工作；按照國家要求建設電子學籍系統運行環境和學生資料庫，加強管理系統的建設維護，確保正常運行和數據交換；管理或委託市州教育行政部門管理省人民政府舉辦學校。
(二)市州教育行政部門負責指導、督促、檢查所屬縣級教育行政部門認真落實國家和省關於學生學籍管理的各項規定和要求；作為學籍主管部門負責其直管學校，以及受上級教育行政部門委託的學校學籍管理工作，並應用管理系統進行相應管理；管理或委託縣級教育行政部門管理市州人民政府、企業事業組織、社會團體、其他社會組織及公民個人依法舉辦的學校；管理上級教育行政部門委託管理的學校。
(三)縣級教育行政部門具體負責本行政區域內學校學生的學籍管理工作；作為學籍主管部門負責其直管學校，以及受上級教育行政部門委託的義務教育學校學籍管理工作，並應用管理系統進行相應管理；督促學校做好學生學籍的日常管理工作。
(四)學校(鄉鎮中心校)負責本校學生學籍檔案的管理，做好學籍信息採集、匯總、校驗、上報，應用管理系統開展日常學籍管理工作，確保信息真實、準確、完整。
(五)班主任是班級學生的學籍管理負責人，在學校統籌下負責本班學生的學籍管理工作。
第二十七條 各級教育行政部門基礎教育業務主管部門是同級教育行政部門的學籍管理部門，學校教務部門負責本校學生的學籍管理工作，教育行政部門和學校均應配備專職或兼職學籍管理人員。
第七章 學籍管理規範
第二十八條 學籍管理人員應具備下列條件：
1.作風正派，廉潔奉公；
2.學習掌握國家學籍管理政策和我省相關規定，熟悉學籍管理各環節基本要求；
3.熟悉掌握管理系統的技術要求，並能熟練使用；
4.經過相關業務培訓；
5.學籍管理員應保持相對穩定，學校應依據其工作職責和任務計算工作量。各級學籍管理員的基本信息須報送上一級教育行政部門備案。
第二十九條 市州、縣級教育行政部門和學校應當建立專門的學籍檔案室，為學籍管理提供必要的保障條件,包括學籍管理專用電腦、掃描儀、數位相機或高清攝像頭等設備，完善管理制度，建立工作機制，安排必要的工作經費，保證設備的正常維護和升級。
第三十條 全省使用管理系統對學生學籍進行管理，並以管理系統為基礎，逐步補充完善省、市州、縣級的管理功能。
學籍信息採集點國家有規定的，以國家規定為準；國家未做規定的，以本辦法規定為準。
第三十一條 學籍管理信息出現異常，包括招生計劃異常、招生區域異常、學籍異動異常、學生數據修改異常等，教育行政部門和學校應啟動特別監管程序，對異常情況、出現的原因、事實進行核實，並視情況作出相應處理和糾正。
第三十二條 學籍檔案管理
(一)學生最後終止學業的學校應當歸檔永久保存學生的學籍檔案(含電子檔案和紙質檔案)，或按相關規定辦理。
(二)學校合併的，其學籍檔案移交併入的學校管理。
(三)學校撤銷的，其學籍檔案移交學校學籍主管部門指定的單位管理。
(四)學生電子學籍信息發生變化，學籍進行轉接或學生畢業(結業、肄業)時，學校應及時更新電子學籍系統中的有關信息，並將證明材料歸入學生學籍檔案。學籍主管教育行政部門應及時對學生學籍變動信息進行更新。
第三十三條 學籍管理實行「誰辦理、誰負責」，「誰批准、誰負責」的責任制度和責任追究制度。
(一)各級教育行政部門和學校學籍管理人員要在職責範圍內切實履行職責，不失職瀆職、不濫用職權、不越權。
(二)各級教育行政部門和學校要建立嚴格的保密制度。非經學籍主管教育行政部門書面批准，學籍信息一律不得向外提供，嚴防學籍信息外洩和濫用。
(三)學籍主管教育行政部門違反本辦法規定，由上一級學籍主管教育行政部門責令改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法處理。
(四)學校違反本辦法規定，有下列情形之一的，由學籍主管教育行政部門責令改正；情節嚴重的，依法追究負責人和相關人員責任：
1.不為已接收學生建立學籍檔案的；
2.以虛假信息建立學籍或學籍檔案的；
3.不及時將學籍變動信息納入學籍檔案的；
4.不及時報告義務教育階段學生輟學情況的；
5.接收學生不為其辦理轉學手續的；
6.不按規定為學生轉接學籍檔案的；
7.洩露或非法使用學生學籍信息的；
8.擅自更改或處理學生學籍信息的；
9.違反本辦法規定的其他行為。
第八章 附則
第三十四條 學校的外籍學生和港澳臺學生學籍管理，參照本辦法執行。
第三十五條 各地可根據有關法律法規和本辦法規定，制定具體操作細則。
第三十六條 本辦法自公布之日起施行。原有關中小學學籍管理規定與本辦法不一致的，以本辦法規定為準。