安排上司的工作日程，在時間上一定要留有餘地。有許多秘書為了爭分奪秒，把時間安排得十分緊湊，上司剛開完董事會，就安排其與其他公司會談等。其實，這樣看似搶出了時間，讓人的潛力得到了最大程度的發揮，然而事實恰恰相反，這樣做不但不能提高工作效率，反而弄得上司疲憊不堪。因此，安排日程時，認真估算時間是一個關鍵步驟。
由於上司工作忙、時間緊，制定日程表時，秘書一定要選擇效率最高的計劃。例如，上司要到幾家公司拜訪，是先到A公司還是先到B公司？是由A公司到C公司還是由B公司到C公司？對於這些問題，秘書要事先統籌考慮，找出最佳行程路線，減少路上耽誤的時間。
若上司經常乘車外出，則秘書應對乘車時間和交通路況有個清楚的了解。比如交通高峰期時擁擠的情況、順行和逆行的情況、周末和平時的情況等等，秘書對於這些情況要胸中有數，才能比較準確地估算出在路上所需要的時間。