隨著網際網路的發展，科技慢慢融入我們日常生活中，各種軟體深入我們的生活、工作學習中。用戶第一次接觸一個產品軟體，對於使用方法、功能特點、操作習慣等都不熟悉，這時候幫助文檔都作用就發揮出來了，軟體系統不斷更新迭代，用戶也可以直接訪問幫助文檔查看到相關內容。
幫助文檔一方面能夠幫助新用戶快速上手使用你的產品，給到新用戶很好的使用體驗，它是用戶和產品之間很好的一個溝通方式，通過幫助文檔的訪問數據以及文章閱讀，能夠了解產品目前的狀況以及需要優化的地方；另一方面這是一個很好的機會宣傳產品以及公司，用戶目前遇到問題，很多時候都是直接百度或者通過其他搜尋引擎獲得答案，做好幫助文檔的seo優化也是一個很好的方式宣傳，對內而言，幫助新員工了解產品，快速上手投入工作，減少培訓成本，特別是對於客服部門，大大減少了客戶諮詢工作量，減少工作壓力。
那麼怎麼寫軟體系統幫助文檔？幫助文檔應該怎麼做？怎麼引導用戶使用幫助文檔呢？小鳥精心為大家總結了以下幾點。
幫助文檔內容
對於一個軟體產品系統來說，要讓用戶知道你的產品能做什麼，怎麼使用，以及遇到問題應該怎麼解決，主要圍繞這三方面來填寫內容。
1.產品說明
產品的簡介，一段話簡要概括產品的研發目的，使用場景等信息。可以直接放在幫助文檔的首頁，讓用戶一進來就能直觀的看到。
2.操作指南
用步驟一、二、三的方式展示出怎麼快速上手使用產品，內容簡潔步驟清晰，不需要添加太多描述性的話語。
3.產品功能介紹
對於產品的特點功能進行介紹，包括這個功能的作用，能夠用在什麼地方，使用方法，進行簡單羅列，最好每個功能單獨放出來介紹，適當在幫助文檔中添加連結的方式引導到別的文章。
4.常見問題
這是幫助文檔很重要到一部分，每個問題單獨列出來，文字通俗易懂，流程清晰，文字要少，操作步驟類到儘量用圖文結合或者視頻文字結合的方式，減少用戶的閱讀難度。
5.應用案例
這方面的內容可以放在幫助文檔裡面，也可以直接放在產品官網單獨列出來，幫助用戶了解你的產品，並且放上優秀案例，增加用戶對產品的信任感，促進轉化付費。
確定了幫助文檔的內容，那麼幫助文檔應該怎麼做呢？
幫助文檔有很多種製作方式，主要有以下幾種：
WIKI
Wiki是一種在網絡上開放且可供多人協同創作的超文本，支持面向社群的協作式寫作，Wiki站點可以有多人（甚至任何訪問者）維護，每個人都可以發表自己的意見，或者對共同的主題進行擴展與探討。
其內容具有極高的關聯性，初始架構不好的話可能會造成內容結構零散，不好閱讀；Wiki 語法標準不一樣，不同的wiki系統採用的語法不一致，造成作者編輯困難；並且結構和頁面展示形式較難調整。使用wiki的時候需要遵循一定的準則，精心的編寫維護。
CHM幫助文檔
CHM幫助文檔是微軟早起開發的基於 HTML 文件特性的幫助文件系統，有著簡潔的瀏覽界面，方便的檢索功能，隨後被廣泛應用。但是chm幫助文檔的操作相對比較複雜，需要專門的編程人員以及軟體協助製作，不懂代碼的人不易上手使用，有的時候還會出現文件、素材丟失的問題，內容更改相對比較困難。
SaaS類軟體工具
專業的幫助文檔搭建工具，典型的有Baklib-專業的在線幫助文檔製作平臺，這種軟體工具收費相對較低，操作難敵低，後期的運營比較方便，提供一站式的幫助文檔製作服務。
怎麼引導用戶使用幫助文檔
幫助文檔建立好了，但是用戶不去使用，發揮的作用小之又小，可能是因為用戶還沒有發現幫助文檔的存在。據研究表明，很多用戶更喜歡遇到問題後，自助式的解決方式，而不是去找客服人員諮詢。
將幫助文檔嵌入到產品內部，是一個很好的方式，放在用戶能夠一眼看到的位置；當用戶遇到問題諮詢客服時，回答的時候儘量帶上幫助文檔相關內容，不僅能夠幫助客服節省時間，還能提高客服工作效率；當產品更新迭代後，主動將更新內容放在幫助文檔中，並且向用戶發送消息，引導用戶查看；產品出現問題時，幫助文檔主動彈出相關幫助文檔引導用戶查看使用。
關於幫助文檔的界面設置以及更新維護
幫助文檔需要定期進行維護更新，這裡以Baklib在線幫助文檔製作平臺為例，進行簡要分析。
幫助文檔頁面展示
幫助文檔的頁面需要簡潔，清晰明了，讓用戶能夠快速找到解決方案。Baklib採用多級欄目，進行文檔分類。
有很多主題樣式的選擇，對每個主題進行個性化設置，展現出和產品調性相符合的幫助文檔頁面。手機端和電腦端都能能夠訪問使用。
維護更新
對訪客數據統計，了解用戶最常問問題，以及沒有找到答案的問題，更新優化幫助文檔內容。
維護成本極低，直接在後臺進行編輯保存，前臺同步展示，隨時隨地更新。
其他特色功能
操作簡單，輕鬆上手搭建，無需代碼編程基礎，幾分鐘製作一個完整的幫助文檔；團隊協同編輯，給到相關人員編輯權限，保證內容的準確性；數據安全，內部編輯即寫即存，支持數據備份和下載，外部展示權限設置，私密、公開或者密碼訪問，輕鬆分享給指定人群；獨立域名，免費的二級域名，幫助宣傳品牌、產品。用戶體驗是決定產品成敗的重要因素，而幫助文檔是提高用戶體驗的方式之一，能夠加強公司和用戶之間的溝通，了解用戶需求，解決用戶痛點，從而使得企業獲得成功。
使用地址：https://www.baklib.com/?utm_content=7&utm_source=zhihu