慧點科技會議管理系統支持一體化管理

　　引言：慧點科技會議管理系統通過信息化手段固化企業重要會議的會議計劃、議題提報與準備、會議通知、會中匯報、會議決策等管理業務，同時通過與公文管理、會議室資源管理、督辦管理等功能的集成，實現會前、會中、會後和決策支持的全業務鏈一體化管理，提升會議組織和決策的效率、效果，保證工作質量，提升企業執行力。

　　會議作為企業集體決策及重要事項部署的關鍵行為，是企業的核心管理業務之一，在任何一個企業都非常重要。然而，在一些企業中，會議頻繁組織難度大、與會人員不知所云、會議決策效率低、會議決策的後續執行情況無從追蹤等情況屢見不鮮。為了幫助集團企業提高會議管理水平，實現會前、會中、會後和決策支持的全業務鏈一體化管理，北京慧點科技有限公司(簡稱慧點科技)推出了高效、實用的會議管理系統。

　　傳統會議管理不能承受之重

　　談到企業的會議管理，慧點科技企業管控事業部解決方案及產品中心總監呂兆海指出：每個企業都要召開董事會、高管辦公會、戰略分析會、黨委會、專題會、項目會等各種會議，並在會中討論一些問題、做出一些決策、安排一些工作，這項看似不起眼的管理業務卻與企業的運營管理息息相關。但對於會議管理業務水平的提升，卻往往容易被企業忽視。在實際管理過程中，企業常面臨以下挑戰：如會議議題材料依靠手工收集整理，跨部門協調困難，耗時費力;會議組織者通過郵件、紙質文件的方式來收集、發送、確認議題材料，過程繁瑣，耗費成本，且成效不高;通過郵件、簡訊等發送會議相關材料和信息，資源零散分布，難以體系化查閱與統籌;會前資料共享難，會議決策者難以實時地了解議題更新、補充材料，影響決策效率;會議決策事項執行進展難以快速、體系化跟蹤等。

　　在IT應用深入企業管理方方面面的今天，採用信息系統來升級企業的會議管理非常必要。尤其是會議數量眾多、召開頻率高的集團企業，對專業化管理工具提出了更加迫切的需求。作為專注於中國企業管理信息化應用與服務的軟體廠商，慧點科技基於眾多集團企業會議管理的最佳實踐和信息化經驗，形成了專業的會議管理系統，旨在讓企業的會議管理更加體系化、高效、便捷。

　　呂兆海補充道，我們在與一些企業溝通業務時發現，有的企業已經通過已有的系統模塊解決了會議室資源管理、部分會議組織等問題，但並未真正從會議的全生命周期管理的角度出發去形成包括會前、會中、會後的完整管理閉環，這對於提升企業會議管理效能來說遠遠不夠。此外，由於會議的重要性和涉密性，企業還應重點關注會議信息、會議材料的保密性，設置查閱權限，進行明晰的權責劃分。利用信息系統來固化權限，實現操作留痕，可以讓會議的保密性進一步得到保障。他介紹，慧點科技會議管理系統在設計之初就充分考慮了以上管理、應用需求，從而使得產品能夠靈活適應各種應用場景。

　　六大功能升級會議管理

　　呂兆海介紹，慧點科技會議管理系統主要包括會議計劃管理、會議組織管理、會議決策管理、決策支撐、移動會議和系統集成六大功能。

　　慧點科技會議管理系統架構圖

　　會議計劃管理：系統中的會議計劃管理模塊能夠有效支持企業重要會議的會議計劃制定、智能化提醒、關聯功能啟動和會議配置，而且能夠根據會議計劃自動生成會議看板，從而全面提升會議管理水平，簡化會議管理流程，保障會議有序開展。

　　會議組織管理：系統中的會議組織管理模塊能夠支持企業重要會議的議題指定、議題收集、議題提報、議題審批、議題材料準備、議題清單、發起會議，以及議題在權限範圍內進行共享。通過與OA公文管理、會議管理等模塊的集成，該模塊支持流轉公文自動關聯議題、會議發起與議題的自動關聯推送、議題討論順序排序、會議紀要管理、會議室預訂、參會人員提醒等，全面提升管控效率，提升會議決策效率和效果，降低會議成本。

　　會議決策管理：系統中的會議決策管理模塊支持對議題查閱、議題備註、議題匯報和議題決策等便捷管理，從而實現「未會先議」，提升會議決策效率和效果。通過議題匯報等功能實現對議題匯報人員的有效提醒和議題的過程管理，有效推進會議進程，控制匯報質量。

　　決策支撐：系統中的決策支撐模塊包含工作日程、綜合分析與查詢等功能，輔助領導合理統籌會議日程，利用數據分析支撐決策。

　　移動會議：系統支持移動化的會議管理，進一步提升會議效率。

　　系統集成：系統可以與OA、督辦管理、公文管理等相關系統、設備進行無縫集成，進而打造一體化的信息交流環境，促進業務間的協同。

　　實現一體化的會議管理

　　呂兆海認為，慧點科技會議管理系統通過信息化手段固化了企業重要會議(如董事會、總裁辦公會、總經理辦公會、黨委會、專題會等)的會議計劃、議題提報與準備、會議通知、會中匯報、會議決策等管理業務，同時通過與公文管理、會議室資源管理、督辦管理等功能集成，實現會前、會中、會後和決策支持的全業務鏈一體化管理，從而提升會議組織及決策的效率、效果，保證工作質量，提升企業執行力。主要表現在以下幾個方面：

　　第一，提升會議組織和會議管理效率。會議相關的所有信息都會通過系統有效傳遞，並且通過提醒功能知會與會者，避免任何遺漏。

　　第二，整合辦公資源，節省管理成本。系統支持無紙化辦公，避免了大量列印會議資料、會議通知等造成的資源浪費。

　　第三，保障會議規範，加速信息傳遞。在會議開始前，與會者將通過系統獲取會議時間、地點和議題等全面、準確的信息，避免了採用傳統會議管理方式經常出現的記錯時間、走錯會議室、沒有做準備就出席會議等情況的發生，讓每個會議都高效、有用。

　　第四，加強綜合管控，深化體系統籌，實現會前、會中和會後的全業務鏈管理。特別是與決議督辦系統整合後，相關人員可以督辦、跟蹤會議決議的執行情況，進一步提高會議的價值。

　　第五，智能提醒和查詢統計功能有效促進管理提升。

　　正是因為以上種種優勢，很多集團企業都希望通過慧點科技會議管理系統來升級會議管理水平。目前，包括中國航信、山東黃金集團、宏源證券、華潤雙鶴、山東能源集團、山東航空、西部礦業、神朔鐵路在內的眾多集團企業都通過應用慧點科技的產品實現了會議管理水平的提升。

　　慧點科技企業管控事業部解決方案及產品中心總監呂兆海