「Mapping會議」——有效提高會議效率的「會議模板」

誰能有效提高會議的效率，誰就能更好的節約時間，創造財富——日·森秀明《高效能人士的問題解決術》

我們的會議到底浪費了我們多少時間、精力和財力？

職場上，我們經常要進行的一項工作就是開會：

早晨上班的時候要開交班會，安排任務要開任務部署會，項目講解要開介紹會，新人到來要開歡迎大會……

那麼，你有沒有算過，你的一天要在會議上花費多少時間、人力和財力？

日本著名管理學家高橋政史專門對「會議上要花費多少時間？」這個問題對50家大企業的管理層做過一份調查。

調查結果顯示：會議佔去了工作時間的26.5%，也就是說大致為工作時間的四分之一。

也就是說，如果我們假設大型企業的管理層的年收入為1000萬元，那麼也就是說每年有250萬元花在了會議上。

在參與調查的企業中還有員工人數上萬的大型企業。如果我們假設其中有20%是管理職務的話，那麼也就有2000人。

250萬元×2000=50億元

那麼這個公司一年在會議上就耗費了至少50億。

雖然花了這麼多的金錢和時間在會議上，但是對會議持有不滿態度的人卻多不勝數：

「總是在重複討論同一個議題。」

「為什麼會有這麼多會議？」

「會上的內容沒有一點效果，我都搞不懂為什麼開會」……

難道就沒有能夠讓會議更加順暢，更加高效的方法嗎？

在這裡我為大家介紹這樣一種方法，它能夠讓各種大大小小的會議中的溝通變得更有成效。

這種方法叫作「Mapping會議」。

什麼是「Mapping會議」？採取「Mapping會議」有哪些優點呢？

「Mapping會議」是日本管理學家高橋政史在《聰明人的高效工作術》一書中提出來的，意思是：開會之前，要將會議的流程安排在一張圖上做一個流程設計，做成「話題地圖」，開會的過程中按照地圖的流程進行，採用這種方式開的會叫做「Mapping會議」。

採用「Mapping會議」可以讓你在原有的一半的時間內將原本冗雜的話題總結得簡潔明快，讓參會人員更容易達成共識，讓你實現更高一級的順暢溝通，讓短時間內進行高密度的討論成為可能。

在書中，作者總結了運用「Mapping會議」有五大優點：

①會議論題不跑題。經常會發生這種情況，在會議上不知不覺談論的話題就偏離了中心思想。這種時候，如果你用手指向地圖的「論點」，告訴大家「現在的論點是×××」。那麼討論的焦點又能回歸原來的主線；

②能夠回顧之前的會議內容。只要是參與者，人人都能簡潔有力地說明「Mapping會議」的內容。因為這個內容就記錄在「地圖」上。你只需要重新翻閱「地圖」，會議的場景就像播放視頻一般地展現在你面前，感覺猶如置身於現場；

③大幅度地縮短會議時間。在「Mapping會議」上，給每個論點劃分了時間，這樣大家就能對每一個論點進行集中式的討論；

④人人都能發表意見。在「Mapping會議」開始之前參會者全體成員都要在紙上寫下自己就各個論點的意見，然後這些意見會被書寫在白板上的方框中。

這樣一來，全體成員的意見都能在會議現場分享出來。

⑤能夠將事情結構化分解，培養成員的思考能力。「Mapping會議」的一個特徵就是：論點總是被結構化了。在中央位置放置主題，然後將論點從四周呈放射狀展開，最後引出結論。

這樣一來，最後參加會議的成員們能夠培養出將事情結構化分解後進行思考的習慣。

採區「Mapping會議」要遵循哪些流程呢？

高橋政史率先提出了「Mapping會議」模型圖的概念：

從圖中可以看出，會議討論的重點是從中央向四周呈放射狀展開。在中央的部分填入議題。

然後從中央出來的箭頭軸向就是「論點」。

隨之，在各自軸頂部的方框（方盒）內填入討論的內容。

然後，將討論的結果用紅筆畫出，在箭頭末端寫出根據各個論點引出來的「答案」。

最後，將最後得出的結論作為「下一步（Next Step）」，將其應用於實際的對策和行動之中。

整個流程如下：

①將議題寫在中央位置②寫明幾個論點③討論過的內容填寫在方框裡面④結論（答案）寫在箭頭前面⑤在「下一步」（對策&行動）中付諸實踐

那麼，職場上，我們應該如何利用「Mapping會議」來增加我們的會議效率呢？

在書中，作者給出了四個步驟：

步驟一：準備好話題地圖，將相關議題寫在紙上

在會議開始之前就在白板上準備好話題地圖。

在中央位置寫上「話題」，然後在各自箭頭上面或者下面寫上「論點」，再在箭頭頂部位置製作「討論區域」。

論點按照重要程度，從右上角開始按順時針方向從最重要的開始書寫。

在會議中，如果討論進入白熱化階段，有的發言可能會出現要求延長的情況。這樣的話時間不夠用，剩下的論點只能留到下一次會議中討論。

因此，我們要按照論點的重要程度來安排討論順序。

請點

在地圖中，我們在中央的主題的上面還設置了另一個大框架。這是用來填寫最終結論的「答案箱（Answer Box）」。

然後，在「下一步（Next Step）」的方框裡面製作出「風險擔憂」「待商議事項」等事項。

在會議中出現的今後對採取的策略的擔憂，以及有必要再次討論的內容等，雖然會議上討論過，但仍需要整理遺留下來的問題，並將其填寫在這個方框裡。

例如，我們填入了以下內容：

主題：什麼樣的銷售活動能讓新商品賣出原商品兩倍的銷量？論點1：如何向消費者傳遞新商品與舊商品及其他商品的差異？論點2：什麼樣的活動亮點才能讓顧客不由得產生購買的欲望？論點3：在營銷力量比較薄弱的區域，如何提升營銷力？

【開始討論之前，讓參會全體成員提出各自的意見】

步驟二：會議之前，提出意見進行會前醞釀

在會議開始之前，我們需要做兩件事情。

第一件事就是在各種論點下面寫上「時間」。這樣做是為了讓大家意識到各自的論點需要在哪個時間點必須討論完畢。我們當前設定每一個論點所需時間為15分鐘。

第二件事是給參會全體成員派發稿紙，讓他們把各自針對這些論點的意見寫在紙上。如果每個論點的討論時間為15分鐘的話，我們就給大約2分鐘的時間讓參會成員們書寫。

這樣一來，各種意見不但能夠順利地表達，而且人人都參與到了其中。並且，不會出現被他人的意見左右後，丟失自我意見的情況。

隨後，我們將收集起來的意見填入答案箱中，大家就這些建議進行討論，然後把內容整理到白板上。

在討論的過程中，如果出現了「風險擔憂」和「待商議事項」，就把它們填入左上角的方框中。這樣一來，我們就可以避免被一個論點所纏繞，沒時間討論其他論點的情況發生。

步驟三：從大家討論整合出的論點中依次得出結論

論點1：關於「傳達方式」，可以用一張紙或者一個動畫來將差異傳達給消費者。

論點2：關於「促銷的亮點」，可以將消費者沒有意識到的「不可見利益」和「三個煩惱」展現出來，並聚焦於這個部分。

論點3：關於「應對營銷力薄弱的地區」，經討論後得出的結論是——從總部調動支援小分隊，來協助應對A級客戶中的那些關係不緊密的客戶。

具體方法如下：

①創造出「看不見的利益」

這樣展開你要介紹的內容：「實際上這次最新的印表機不但具有新功能，而且它最大的亮點在於能給你帶來『看不見的利益』……」

②消除「三個煩惱」

這樣展開你要介紹的內容：「在對客戶進行仔細調研之後，我們發現了印表機客戶所存在的三大主要煩惱。而現在購買了我們公司產品的客戶向我們反饋『再也不存在×××的煩惱了』。而且……」

③救援小分隊的支持

這樣展開你要介紹的內容：「我們會從本部派遣專門的員工到貴公司，就印表機和歸檔系統的聯動以及報告會等場合印表機的活用方法等對貴公司員工進行培訓和指導，通過這樣的方式保障您購買之後能切實提高工作效率，具體來說……」

步驟四：設定下一步

最後，明確本次會議後該採取的行動。

在這裡，我們明確了促銷活動中需要聚焦的三點內容：

①做好準備用簡單易懂的方式向客人們解釋這個「看不見的利益」。②關於三個煩惱。需要進行調查到底是哪三個煩惱。③關於支援小分隊，需要跟本部員工商量時間的安排。

明確這三點是下一步中需要執行的行動後，會議就可以到此結束。

會議結束之後，這個會議圍繞著什麼議題進行了討論，就各論點進行了怎樣的討論，最終得到了什麼結論，今後需要採取怎樣的行動等內容，在大家眼前的白板上就清楚、明了地展現出來了。

畫重點：

高橋政史提出的「Mapping會議」是一種有效提高會議效率的模板化思維方式，用這種思維方式可以有效地提高會議效率，降低人力、物力和財力的消耗。

在運用「Mapping會議」的過程中要遵循以下四個步驟：

步驟一：準備好話題地圖，將相關議題寫在紙上

步驟二：會議之前，提出意見進行會前醞釀

步驟三：從大家討論整合出的論點中依次得出結論

步驟四：設定下一步