數據驗證是Excel提供的用於檢驗數據有效性的功能。相比事後在大量數據中手工校核，不如在事前使用好數據驗證功能，從而更好地保證表格數據的完整和規範。對於學習Excel，了解和掌握數據驗證功能是很有必要的。可在實際應用中，儘管數據驗證功能全面和完善，依然存在要怎麼用，如何用，何時用的問題。
了解和掌握數據驗證功能我們通過指定數據類別，可以將數據組織起來，並保存在Excel中。數據類別只能保證存儲的數據符合類別規則要求，卻不能保證是否有效、可靠。例如，給人的身高定義為帶有兩位小數的數字（單位為米），至於輸入是1.75，還是100.75，都符合要求，都可以保存。但我們知道100.75不是有效的，現實中不存在如此身高的人。如何保證數據有效、可靠，在Excel中就是數據驗證功能要實現並解決的。
數據驗證這個稱謂有些專業性的意味，在軟體系統中，數據驗證或者保證數據有效性和一致性一直都是級別最高的工作和任務，從欄位、記錄、行間、表間驗證，到前端驗證、後端驗證，甚至雙重驗證等，涉及系統的方方面面。因為數據失真會導致後期的工作和結果失去意義。
在Excel中，數據驗證對某一類單元格的值進行驗證。驗證過程包括設置、輸入信息、出錯警告。設置，就是對數據驗證的定義，通過定義Excel可以自動判斷當前值是否符合要求。輸入信息，就是選中單元格時，及時提示給用戶的信息，告知對輸入內容的要求。出錯警告，就是對出現違規情況的處理。三者都是組成數據驗證的有效部分，缺少任何一個部分都會影響到驗證功能的效果。
使用驗證功能的局限性雖然我們知道數據驗證的重要性和必要性，但在實踐中也存在局限性。數據驗證功能通常在多人使用的情況下才能發揮作用，但即便是上級讓下級匯報材料，上級也認為當面或者電話溝通是最有效的方法，很少會選擇採用在Excel中增加驗證功能來解決問題。處理問題的方式是與地域文化、傳統觀念有關係，所以在實際工作中是否使用驗證功能的確是需要平衡利弊的。
建議在Excel模板中使用在制度和管理的剛性要求面前，數據驗證功能似乎有更多的應用機會。當員工提交的表格必須嚴格按照要求時，可以先將表格保存為模板，將具體的要求通過數據驗證的方式固化在模板中，以保證填報數據準的確性和整個表格的有效性。
驗證功能只對新數據有效在已經填好數據的單元格增加驗證功能沒有作用。數據驗證是在當單元格的值發生變化時觸發的。如果原有的值不符合標準，同時該值沒有發生變化，就不會觸發驗證功能。所以，如果決定使用驗證功能，最好在未填寫數據時就設置好，而不是等數據都填寫後再設置。
提示信息和出錯警告一樣重要很多人在介紹數據驗證功能時，更多地講如何設置。設置固然重要，它是執行驗證的標準，但是提示信息與出錯警告一樣重要。充分的提示信息可以讓人更好地理解填寫要求，從而在提示信息的引導下，填寫正確、有效的信息；出錯警告是為出錯問題提供解決方案的，其重要程度不言而喻。如果出錯，卻沒有對應有效地處理方式，那麼驗證功能也就失去意義了。
正確使用出錯警告的三個級別出錯警告有三個級別：信息、警告、停止。信息的含義就是告知的意思，告訴你有這樣的要求；警告的含義就是最好執行要求，實在不執行也沒關係；停止的含義就是必須執行要求，不執行要求，就那也去不了，只能停在這。可見，三個級別越來越高。至於選擇哪一個，視情況而定。
以上就是對於Excel數據驗證功能談到的幾個問題，希望能夠對你有幫助。