出差遇突發緊急情況咋整？這家公司一舉措暖人心

自2020年1月開始，新冠肺炎疫情在全球各國陸續爆發，對中國乃至世界經濟帶來巨大的影響，也對商旅行業帶來非常大的壓力。其實除了重大疫情外，還有很多突發的緊急情況也會對企業的商旅出行造成極大的影響，比如火山爆發、海嘯、地震、山火、中東地區的緊張形勢，以及大雪、颱風、暴雨等極端的天氣。這些情況都向我們提出了挑戰，當出現這些突發緊急情況時，該如何應對？

2018年印尼峇里島火山爆發事件

2018年發生的印尼峇里島火山爆發事件造成了該區域航線全面癱瘓。在得知突發緊急情況的消息後，元年商旅預警系統立即開始啟動，迅速聯繫峇里島的辦事機構，對當地及其周邊的情況做進一步詳細了解，制訂針對性對策方案：通過移動信息和郵件、電話等方式由客戶經理保持24小時的不間斷聯絡，協助解決客戶在當地的住行問題；通過系統篩選出當時還開放的具備洲際飛行能力的機場，提前預訂好航班機票，立即安排車輛，將滯留在當地的客戶送往機場並搭乘航班平安返回國內。由於信息獲取及時，處理迅速，加上和客戶始終保持著順暢溝通，在其他人還在為一張機票一籌莫展的時候，元年商旅的企業客戶們已經在第一時間內把員工安全送回家。由此可見，當遇到突發緊急事件時，專業的商旅管理將對企業帶來非常巨大的幫助。

在商旅行業擁有多年實操經驗的北京元年科技股份有限公司商旅共享事業部總經理孫譽表示，發生突發狀況會嚴重打亂企業原來的運營節奏和商旅安排，必須未雨綢繆，啟動應急處置機制。

1、首要考慮如何保證出行人安全。在遇到突發緊急情況時，企業應立即聯繫相關部門，查看商旅記錄，了解出行人的行程情況，航班、車次、下榻的酒店、用車情況，儘可能提前聯繫到出行人，避免進入災區或疫區。如果出行人已經身在其中也不用慌亂，專業的商旅公司能夠迅速啟動緊急情況處理機制，聯繫保險公司和當地的辦事機構，協助客戶進入安全區域或撤離受災地區。

2、出現重大緊急情況時，需要對商務活動重新進行評估：分為普通的、必要的、和特殊的商務行程。普通的商務活動，將轉為視頻、電話等其他會議交流方式進行。必要的商務活動需經過安全評測和公司批覆後方可出行。特殊的商務活動是指因某些特殊原因而必須要出行的活動，除了前述條件外還需上報國家有關安全和衛生機構進行備案，獲準批覆後才可以出行。

3、對所要前往的目的地進行行前安全評測和風險等級評估，分為低、中、高三種等級，並給出對應的商旅出行方案，同時還會提前準備好必要的出行條件。比如前往非洲等地區需要提前注射疫苗，前往某些特殊區域，需要提前辦理進入的許可證明等。某些歐洲城市，經常會發生罷工事件等，商旅共享系統將通過專門的信息收集體系，實時獲取商旅目的地的信息，幫助客戶來制訂決策。

4、出行前提供完整的行程管理計劃，採用安全的交通運輸方式和住宿環境，上報企業管理部門獲得行程批覆方可出行。

5、抵達目的地時做好安全匯報、全程行程追蹤，了解出行人的具體動態，記錄在案，便於隨時聯絡。

6、通過數據和信息分析，隨時關注情況變化，關注疫情或災區的影響是否擴大，預警級別是否需要進一步提高等，並針對反饋信息，隨時調整商旅安全保障對策。

7、行程結束返回時，合理安排回程路線，避免直接穿行高危地帶，快速的回到安全區域。

除了突發緊急情況外，有些地方的災害影響可能會持續較長時期，遇到這種情況，作為專業的商旅管理共享系統會如何處理？

孫譽表示，作為優秀的商旅管理體系，企業一定要具備快速的反應能力、完善的系統數據和成熟的應急方案。

2020年新型冠狀病毒肺炎

在新冠肺炎發生的初期，元年商旅共享中心得到有關疫情的消息後，迅速進行資料庫數據的排除，優先篩選出前往武漢的客戶資料，聯繫企業和當地的防疫機構，共同安排防疫事項。從收到消息到完成全部排查和通知，在48小時內就已全部完成。同時還和政府發布的確診信息相匹配，查訊是否有客戶與確診病人同行，及時通告，進行有效的隔離或醫治。而企業也能在第一時間內了解到實時的動態，對每一位員工的安全情況了如指掌，幫助企業的領導層做好疫情控制。元年商旅共享中心在疫情快速蔓延和春節放假期間依然24小時堅守崗位，為客戶服務，默默承受客戶高密度的退改籤需求，承擔各種的損失。面對全國性突如其來的疫情爆發，依然做到保障企業客戶的安全出行並安頓好企業員工，這是對社會的負責與貢獻。而接下來隨著疫情的不斷發展，迎來一個長期持續的過程，針對這種情況，為了幫助企業復工，元年推出了企業抗疫服務，涵蓋返崗員工隔離、差旅期間的住宿及飲食服務，員工每日的健康報表管理，醫療護具的免費提供和衛生管理，出行列車及航班的安全提醒。面對大量企業客戶有著自身員工返城後「無處自我隔離」疑難，元年攜手多家酒店集團，聯合推出「安心隔離酒店」服務，為企業用戶保駕護航。

除了商旅共享系統的有力支持外，企業面對突發事件時自身也必須建立起應急管理機制，幫助企業識別對機構業務操作產生衝擊的潛在威脅，保障機構業務操作的連續性，降低各類突發事件對企業持續性經營的衝擊。

1、大型企業企業可以把應急管理設為常設機構，並由資深專業人士擔任應急會委員。中小企業可不建立應急會，但需要將應急會的職能賦予各團隊領導，並由各團隊自行制定應急計劃。當發生緊急情況時，應急會委員需要分析各類公共突發事件，識別應急時需要恢復的關鍵業務，制定應急響應、信息發布等管理計劃，穩定企業內部員工情緒，幫助大家從容有序的應對。

2、大型企業應圍繞關鍵系統與數據、關鍵員工、關鍵供應鏈、關鍵辦公場地四個方面儘早建立「備胎」，提高逆境中的韌性，為突發公共事件期間企業的持續經營創造基礎條件。中小企業可以定期將核心客戶數據保存成紙質的保密級檔案或將數據備份至雲端；可以採用網上辦公的形式，根據企業自身情況因企制宜、形式各異，保持生產工作的穩定性，減少突發情況帶來的負面影響。

3、企業需要養成定期培訓的習慣，對於突發緊急事件時產生的情況和問題，做適當的推演或實戰演習，找到企業應急管理的短板，使企業具有凸性特徵，以增強企業的反脆弱能力。在人員傷亡、樓宇炸毀、數據丟失、通訊與電力中斷、合作夥伴同樣遭遇突發事件等情境下，演練應對方案，培養員工的危機意識。

4、企業應該像水庫蓄水一樣，提前作好準備，保留一定的現金儲備、留存收益、產能儲備等，保留一個後備力量，在關鍵時候能夠發揮有益的作用，幫助企業渡過難關。如果企業沒有危機意識，沒有儲備資源，在遇到公共突發事件中遭受到損失，會極大影響到後續的業務發展，甚至會有生存危機。

此次疫情給商旅行業帶來極大的衝擊和影響， 也對今後商旅企業的發展和服務提出了更高的要求：

1、企業線上管理意識進一步加強。

未來的商旅服務中，企業客戶對商旅服務在線上自動退改籤、員工信息管理、出行數據管理、雲語音會議，辦公協同軟體聯通等方面的要求會持續提升。這些需求的共性是數據信息搜集處理要求高，線下向線上轉移，系統管理精細化程度高。因此對接能力強，具有開放性，快速性和標準化的商旅管理平臺，企業的接納度會更高。

2、商旅行業將迎來優秀資源進一步整合的好時機。

此次疫情遭受打擊最大的屬於直接掌握資源供應端的航司、包機商、酒店、景區等；其次是依賴上遊資源的中間服務商，旅行社、代理商等；再次是一些抗風險能力差的小商旅企業。半年至一年內，部分承擔風險能力低的中小企業會被淘汰。在此情況下，一些優質的、可被整合的資源就會浮出水面，成為被整合的首選，作為具有強大系統能力、豐富產品資源和專業服務團隊的元年商旅共享平臺，自然不會錯過收割優質資源的最佳時機。

3、很多企業將會重新選擇商旅管理公司。

疫情對商旅帶來的衝擊將會導致一大批抗風險能力較差的中小商旅管理公司出現優勝劣汰的整合。企業客戶對於商旅管理系統的應用和價值認知在疫情之後必定會有快速的提高，商旅管理平臺的數據互通能力會成為企業選擇商旅服務商的重要考量標準之一，企業必然將會優先考慮擁有開發能力的，自主功能全面的差旅系統的商旅管理企業，傳統的線下商旅服務將加快退出舞臺的速度，市場將引來新一輪的洗牌。

孫譽表示，從過往的從業經驗來看，數位化商旅共享系統是企業的堅強後盾，不僅在發生緊急情況下，能夠採取快速有效的方式解決客戶在商旅途中的諸多困難，更要不斷總結在處理公共突發事件中的經驗教訓，形成各種解決方案，供未來借鑑。而廣大企業更應進一步加快數位化建設的步伐，通過商旅大數據為企業的應急處理提供分析與決策依據，才能在突發事件時避免因人員傷亡而導致企業停工停產。企業要活得好，更要活得久，因此我們更應積極面對困難，居安思危，通過應對緊急突發事件，來尋找出自身的不足之處，然後不斷加強建設和創新，這樣才能使企業的數位化革新如虎添翼，在激烈的市場競爭中立於不敗之地。