你了解的時間四象限矩陣,可能一直都是錯的

2020-12-15 祝兄的時間管理

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四象限矩陣存在哪些問題？

時間管理四象限法則，又名時間管理優先矩陣、要事第一法則、艾森豪法則等。核心內容是將事項按重要和緊急程度劃分為四個象限，然後按照順序來處理。

大部分的文章會對四象限的劃分進行說明。但經過多年的實踐，我發現這個理論在實踐中存在兩個問題：

1.難以快速確認事情的重要和緊急與否

一件事具體怎樣算是重要？怎樣算是不重要？什麼程度算緊急？什麼程度算不緊急？劃分的界限很模糊，無法量化，導致在做分類的時候就要耗費大量精力，無法快速進行確認。

2.三四象限劃分存在的意義不明顯

按照四象限原則，第四象限的事情是一定要避免去做，第三象限的事情是要委派給別人去做。那麼第四象限存在的意義是什麼？第三象限的事情我沒人可以指派該怎麼辦？

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這些問題是怎麼造成的？

為了搞清楚這兩個問題，我從這個理論的源頭入手，通過維基百科、百度百科、MBA智庫、知乎等網站，查詢關於時間管理四象限、《高效能人士的七個習慣》、史蒂芬·柯維、艾森豪的資料。

最後我得出的結論是，現在的四象限理論在傳播過程中出現了曲解，已經偏離了原來的核心本質。

具體有兩點：

1.這個法則並不是艾森豪本人提出來的，與原話存在偏差。

根據維基百科資料顯示，1954年，德懷特·D·艾森豪（Dwight D. Eisenhower）參觀了位於伊利諾州埃文斯頓的西北大學校園，並在第二屆世界教會理事會大會上致辭。他說了一句格言，但他將這句格言歸因於一位未命名的「前大學校長」。原文如下：

我用機器翻譯了一下：

現在，我的這次聚會的朋友們，我們可以希望從您與我們的合作中學到另一件事。我通過引用一位前大學校長的話來說明這一點，我可以像他那樣理解他發言的原因。我相信米勒校長也可以。校長說：「我有兩個問題，緊急和重要。緊急不重要，重要不緊急。」我認為，這代表了現代人的兩難境地。您在這裡可以將重要的事情擺在我們面前，甚至可能使重要的事情變得緊迫。您可以增強我們的信念，即善意的人們可以共同解決他們面臨的問題。

從這段話裡可以看到，重要和緊急的說法是艾森豪引自美國西北大學的一位不知名的前校長，但後面在傳播的過程中逐漸演變成了是引自艾森豪本人了。

原話裡面只提到了兩個問題，緊急的事和重要的事，而且強調緊急的事情不重要，重要的事情不緊急，而不是四類問題。

2.史蒂芬·柯維的四象限並沒有強調任務劃分

史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個習慣》這本書裡面，確實提到了四象限，但他的目的是強調要事第一的原則，而不是強調把任務劃分到四個象限。

原書第178頁提到，高效能人士總是避免三四象限事宜，通過在二象限投入更多時間減少第一象限事宜的數量。

第179頁，強調偏重第二象限事務。

原書的目的是讓我們重視要事第一的原則，而不是花大量的精力去區分事情所屬的象限。

但因為書沒有給出具體的執行步驟，所以很多人在將事情劃分了四象限後，具體操作上就會遇到很多問題。

通過上面兩點我們可以看到，艾森豪引用了兩個概念，重要的事情不緊急，緊急的事情不重要。而史蒂芬·柯維強調重要而不緊急的事情，但到了具體執行層面，以及怎麼處理和瑣碎事宜的關係上，都沒有給出可執行的步驟。

當事情比較少的時候這個原則執行沒有太大問題。但一旦事情增多了，就會出現兩個極端情況，一種只處理重要的，而不顧緊急的，到最後還是不得不去處理，另一種是只處理緊急的，而不想做重要的，因為重要的事情往往見效慢，難以起到激勵的作用，時間久了就會產生牴觸情緒，重要的事情反而越來越多。

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四象限矩陣的改進和實踐

經過摸索之後，我總結了一套可執行的方法，具體步驟如下：

1.簡化分類，快速確定事情屬性

為了快速的定義事項性質，按照艾森豪引用的法則，在四象限的基礎上我做了簡化，只留下重要和不重要。一件事要麼是重要的，要麼是不重要的。

那麼怎麼區分重要和不重要呢，區分的原則我稱之為百次原則：即假設你把這件事做一百次，對你的人有沒有幫助，個人會不會成長？

寫一百篇時間管理的文章？對我而言這是我的興趣愛好，所以我認為是重要的事情。交一百次電費？對我沒有任何幫助，只是必須做而已。報銷一百次電話費？對我同樣沒有幫助，只是一個例行的工作。一百次閱讀書籍？讀書肯定對我有幫助，所以我也認為是重要的事情。處理一百次工作上的問題？根據實際情況分開來看，如果這個工作正好能給你帶來提升，那就是重要的事情，反之則是不重要的事情。

2.安排計劃，以周為維度來制定計劃

在各類事情進行了重要和不重要的區分之後，就要對這些事情進行計劃安排。

我想提一個大家耳熟能詳的理論，學名帕累託原則，又名8020原則。我們生活中面對的事情也是這樣，你會發現80%的事情都是不重要的，而那剩下的20%的事情才是重要的。

我們要做的，就是合理安排這80%不重要的事情，從而創造出更多的時間投入到20%重要的事情上。

具體安排的時候，對於不重要的事情，很多人會提到委派原則，即讓別人去做。我非常反對這一條，一是因為大多數人沒有能力去把這些事情安排給別人去做，二是大家都互相委派，這事還有人做麼？最好的方法還是在自己身上下功夫。

首先，以周為維度來計劃事項，這樣的好處是有足夠的時間應對突發情況，每周我在日曆上只安排了40%左右的時間，剩下的60%的時間沒有安排計劃，就是用來應對突發情況和臨時調整。

然後，在你精力較好的整塊時間裡處理重要的事情。我整塊的時間一般是早上6點到7點，晚上8點到9點。

其他時間段只要出現整塊時間，就優先處理重要的事情。

最後，剩餘的時間以及碎片時間處理不重要的事情。

3.執行處理，以天為維度進行調整

計劃安排妥當了以後，就該具體去做這些事情了。

按計劃執行的目的是為了將幹擾減到最低，從而提高事情的完成機率。

儘量按照制定好的計劃去執行，不要輕易去修改日曆上的安排，因為這都是你站在一周的視角上，花了時間和精力制定的計劃，調整就意味著你得再花額外的時間和精力。

蘭迪波許教授在維吉尼亞大學關於時間管理的講座中提到一個概念，每張紙僅碰一次，意思指的就是待辦清單上的事情，最好只碰一次就完成它。

但計劃被打亂是常有的事，那麼該怎樣應對？

首先從心態上要坦然面對這種變化，同時為了減少變化帶來的不利影響，在制定計劃的時候，將截止日期提前，一般提前7-10天甚至更早，給自己留足時間調整。

比如車輛年檢我一般會提前兩個月提醒，如果在計劃日期的那一天計劃被打亂，我就調整到那一周的某一天，或者乾脆下一周。

這樣我的計劃從一周或者一個月的角度來看，仍然還是在按計劃執行中。

需要注意的是，調整的日期最好還是在本周範圍內，特殊情況可以推遲到下一周，但儘量不要出現再次調整的情況，因為一個任務推遲多次而完不成會給人帶來強烈的挫敗感。

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寫在最後

通過以上方法，相信你對一周內自己能完成的任務，以及哪些時間自己可以掌控，哪些時間自己不能掌控，都會有一個整體而清晰的認識。

重要的事情和不重要的事情你都能從容應對，你對時間的感覺以及自身執行力的信心就會越來越強。

朋友你可以嘗試上面的方法，看看對自己有沒有效果，歡迎與我溝通探討。

參考資料：

1.維基百科：時間管理

https://zh.wikipedia.org/wiki/%E6%97%B6%E9%97%B4%E7%AE%A1%E7%90%86

2.維基百科：德懷特·艾森豪

https://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%BE%B7%E6%80%80%E7%89%B9%C2%B7%E8%89%BE%E6%A3%AE%E8%B1%AA%E5%A8%81%E5%B0%94

3.維基百科：史蒂芬·柯維

https://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%8F%B2%E8%92%82%E8%8A%AC%C2%B7%E6%9F%AF%E7%BB%B4

4.維基百科：《高效能人士的七個習慣》

https://en.wanweibaike.com/wiki-The%20Seven%20Habits%20of%20Highly%20Effective%20People

5.考究名言出處網站：艾森豪什麼時候說過重要和緊急

https://quoteinvestigator.com/2014/05/09/urgent/

6. MBA智庫：時間「四象限」法則

https://wiki.mbalib.com/wiki/%E6%97%B6%E9%97%B4%E2%80%9C%E5%9B%9B%E8%B1%A1%E9%99%90%E2%80%9D%E6%B3%95

7.知乎：時間四象限

https://www.zhihu.com/search?q=%E6%97%B6%E9%97%B4%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%9B%9B%E8%B1%A1%E9%99%90&utm_content=search_suggestion&type=content

8.騰訊視頻：蘭迪·波許教授的最後一課

https://v.qq.com/detail/3/3nblj0i3uzlfcm2.html

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