電子採購是指使用技術和基於網際網路的應用程式來自動化採購和供應鏈流程，建立在企業資源計劃（ERP）系統的概念之上，使企業可以自動化其內部採購流程，並使全球範圍的業務自動化更加容易。世界各地的採購專業人員可以輕鬆交流信息，簡化流程，同時節省時間和金錢，而不會對質量和標準造成負面影響。電子採購系統讓採購人員可以在更短的時間內完成更多工作。
企業採用電子採購流程的好處
電子採購最大的好處之一就是可以靈活地配置應用程式以適應個別公司的需求，或同時滿足買方和供應商的需求。無論如何，它可以隨著組織的發展而擴展，並可以根據組織的需求而變化。因此，企業必須選擇能夠滿足當前和未來需求的電子採購工具，了解技術基礎設施和供應商發展計劃將有助於選擇長期的合作夥伴關係。
生產力的提高
傳統的採購非常耗時，因為流程的每個步驟中都需要人工參與。藉助電子採購流程，企業可以輕鬆發現工作流程中的問題，從而建立更好的採購流程。當每個人都節省了時間，他們就可以提高業務其他領域的生產力，例如評估供應商績效和加強供應商關係。
電子目錄
使用電子目錄可以使企業以電子方式營銷產品，這對於買賣雙方都是一個不錯的選擇。由於價格透明，買家可以很容易地看到商品的價格，並且可以在系統中比較各個供應商的報價。由於大多數電子目錄都以類似的方式運行並且易於設置，因此整個企業中的多個團隊成員可以處理自己的採購。通過滿足簡單的日常採購需求（例如基本的辦公用品），採購團隊可以集中精力繼續發展牢固的緊密關係，並且增加價值。
較短的交易時間
由於單個業務交易不再受辦公時間的限制，甚至不再需要人工幹預，因此這些活動可以更快地完成。企業可以實時完成更多工作，並且未來的流程不會因為必須等待某些事務的完成而受到限制。例如，通過採購到付款的自動化，請購審批自動轉換為發送到各個供應商的採購訂單。一旦訂單被標記為已收到，發票就可以自動發送到已批准的應付帳款處，因此他們可以向供應商付款，而不必等待手動流程繼續進行，大大縮短訂單處理時間。
改進的標準化
由於許多供應商已經轉向電子目錄，大部分供應商會選擇創建更加標準化的報價，使買家更容易在目錄和供應商之間進行比較。這對整個環境都有幫助，但是仔細進行這些比較仍然很重要，因為在沒有樣品的情況下很難確定產品的質量。
簡化國際採購
電子採購軟體支持多種貨幣和語言，以及國際稅收，融資和運輸法規，這使全球不同國家的買家和供應商可以一起工作，從而更輕鬆地獲得最大的成本節省。但是，如果企業不得不延長交貨時間，而這可能對生產和實現自己的產品和服務產生負面影響，那麼降低成本並不總是值得的。
供應商選擇範圍更廣
簡化的全球採購也帶來了與更多供應商合作的自由和靈活性，為企業提供了更多的產品和服務選擇。由於採購平臺是基於網絡的，因此買家可以根據他們可用的產品而不是地理位置來搜索供應商。只要把運送貨物的時間和成本考慮在內，就可以找到省錢又不犧牲質量的供應商。
貿易社區
由於採購應用程式是基於網絡的，因此可以建立垂直和水平交易社區。買家可以鞏固他們的購買力，並為新的供應鏈創造機會。將較小買家的需求與貿易社區合併的機會，使較小的企業可以訪問歷史上僅對較大買家可用的定價。這促進了中小企業部門的快速發展。當地商業組織和商會應經營這些貿易社區，以幫助該地區的所有企業。
提高成本效益和淨利潤
與傳統的採購相比，電子採購節省了企業的大量時間，可以從更多的供應商中進行選擇，也可以購買剩餘商品並參與貿易社區，從而在許多方面提高了成本效率。除此之外，電子採購還在許多方面影響著公司的淨利潤。
合併首選供應商
由於電子採購，某些小批量供應商可能最終會從企業的供應商網絡中消失，從而導致從首選供應商那裡進行更多購買並獲得更多折扣。由於較低的交易成本，專業供應商更有能力通過電子採購繼續運營。
通過增加首選供應商採購而節省的成本
藉助電子採購，企業可以更輕鬆地從首選供應商處購買產品和服務。從同一供應商處購買的商品越多，在單位成本水平上通常省下的錢越多，因為通常會有數量折扣。企業也會對供應來源充滿信心，以確保擁有所需的數量，這對於戰略採購至關重要。
降低交易成本
因為電子採購使大部分採購過程自動化，所以採購周期移動得更快，因此每筆交易所需的時間和金錢更少，從而降低了整個周期的成本。改用電子採購可節省近80％的時間和人工採購流程成本。
現貨折扣
鑑於在線定價的動態性質以及供應商需要減少過多的庫存，公司可以利用供應商大幅降低價格的時候選購產品。關鍵是密切關注市場，並設置提醒，從而告知你任何重大變化。
現代電子採購技術
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