以前在當兵練習打靶時，都要做歸零射擊，校準瞄準星與彈著點，這樣打靶才能有效。否則，拿著準星偏移的槍，怎麼瞄當然都打不準。
器械是這樣，人生也是，如果你的人生準星偏移了，越努力進擊就會離目標越遠。所以，人生也要懂得歸零思考。但不一定要等到遭遇大失敗，才要開始歸零思考去找逆轉勝利的關鍵，更好的方法或許是在日常生活中「時時歸零」，才能保持工作速度、掌握生活節奏。今天這篇文章，就要跟大家分享我平常會在哪五件事情上「定時做好歸零」的動作。什麼是歸零？其實就是「有效的清空」，不是隨便放棄丟棄的清空，而是清理雜物，讓出更多自己能邁向目標的空間。所以首先我每天一定會做的歸零動作就是：「清空收件箱」。我會在前一天下班前把電子郵箱的收件箱「清空」，這樣一來今天打開郵箱，我能準確看到今日的重要郵件，以及有餘裕處理新的任務。放心，清空收件箱的意思不代表要把所有郵件完成，而是要把我們的「郵件列表歸零」，有幾個步驟：刪除：完全不需要處理的郵件，連打開都不用，直接刪除。
交辦：可以或應該交給同事或客戶做的任務，立刻轉交。
回復：不一定要完整答覆，有時候可以「先答覆下一步行動」給對方，會比把郵件拖在那邊不處理要好，起碼任務會往前推進。
延後：今日沒時間處理的郵件，全部延後，讓他們先不要出現在收件箱，等到有時間處理時再出現（所以需要像是 Google Inbox 這樣的系統）
完成、封存：已經處理好的郵件直接封存，不要出現在收件箱。
每天下班前我都會進行上述動作，然後把信箱「歸零」，校準成可以隨時接納新工作、專注處理重要工作的狀態，而非雜務一堆的狀態。接著，我每一周都會做一個「待辦清單歸零」的動作。把上一周已經完成的任務檢查一遍，看看有沒有還需要延伸執行的部分，然後把上一周未完成的任務清空，適度分配到下一周或更久之後處理，也就是每個周末重新校準待辦清單，讓下一周不被上一周的雜物拖累。同樣的，待辦清單歸零不代表我們要完成所有任務，通常一般人做不到這種程度。所以每周待辦清單「歸零」其實要做的是下面這些步驟：刪除：是不是這件事情根本不重要所以我沒做，那麼要不要直接刪除？
交辦：如果我沒時間做，有沒有可能交給誰來做？
切割：如果任務太難，嘗試切割成比較好消化的多個小任務，下周依序試試看。
延後：暫時做不到的任務（沒時間或沒能力），要不要延後到更久之後再做？
完成、封存：已經完成的任務移出清單，封存起來，不要幹擾目前任務。
我每個周末都會進行上述「待辦清單歸零」的動作，如果沒做，下一周就會被上一周的雜物與焦慮繼續幹擾，只會讓工作速度越來越慢，而一旦先歸零，下一周就可以找回工作節奏與速度。我是知識工作者，每天都要收集大量資料，並建立自己的知識庫，但為了以後能後更有效運用這些資訊，我會每一個月進行一次「收集資料歸零」的動作。定時校準一下自己收集的資料，可以讓這個資料庫保持活水，並且被未來的自己更容易取用。如果資料只是斷簡殘篇地躺在資料庫中，會沒有辦法發揮功效。當資料沒有跟自己的目標連結，那麼資料永遠無法校準到可以活用的程度。所以收集資料也需要歸零，要怎麼做呢？刪除：每個月我會檢查一遍這個月收集的資料，刪掉那些只是因為一時衝動而剪貼下來的內容。
加工：然後我會看一遍剩下來的資料，看看有沒有新的心得，並且把自己的想法用「三層筆記法」加注到資料中。
行動：最重要的是思考看看這份資料可不可以讓我採取什麼下一步行動，並納入我的待辦清單校準中。
連結、合併：把相關的資料進行「連結」，或是合併類似的內容，讓資料更完整精準。
整理：最後用最精簡的方法進行整理，讓資料以後找得到。
通過上述每個月的資料歸零，我就能校準自己的知識庫，讓他保持一個長久可用、好用的狀態。然後我每隔一季，或是每隔半年，這倒不一定，我會重新校準我的長期願望與計劃，將一些偏離的、無法完成的計劃歸零。例如我可能想要製作某些主題的書，進行了半年，發現找不到合適的作者，或是想不出好的主題或內容，那麼我會先將這些「計劃」擱置歸零，但也不是放棄，只是先移出自己的跑道，讓自己可以更專注在其他能夠完成的事情上，不要被幹擾。刪除：刪掉真的完全錯誤估算的計劃。
切割：把太大的計劃切割成小計劃，看看有沒有可能先完成小計劃。
修正：把錯誤的目標，修正成我現在可以完成，或是更好的方向。
延後：把暫時做不到的計劃延後，像是我有一個「放棄的筆記本」，裡面放滿了被我延後的未完成計劃。
完成、封存：把完成的計劃封存。
我們想做的事情很多，但可以做的時間不多，所以每隔一段時間做些「歸零」，可以讓我把時間留給更重要，而且做得到的目標。最後，每一年我會做一次更大的歸零，把整個文件系統做一次校準，重新整理這一年所有項目的文件，然後準備好給下一年項目資料與文件的空間。歸零不是把任務都完成（那是不可能的），歸零反而常常是把無法完成的事情清空，讓被打亂的自己重新接上軌道。歸零就是，清空會影響工作節奏與生活品質的雜務雜物，並且讓工作與生活的任務重新校準，便能以正常速度和精準方向繼續前行。文章授權轉自電腦玩物，原文連結：http://www.playpcesor.com/2016/07/lifehack-12.html本文由讓手機更好用的 AppSo 精選推薦，關注微信號 appsolution，回復「資料」獲取文章《如何有效收集資料？大師送你 5 個建議》