恥ずかしくないビジネスメールを書くための4つのステップ

恥ずかしくないビジネスメールを書くための4つのステップ

村上 奈美

こんにちは。

社會人歴10年の九州ライター村上です。

 

さてみなさん、敬語って難しいですよね、まず謙譲語と丁寧語の違いがよくわからないし、頑張って丁寧に言ったら「それ二重敬語だから」とか言われてショボーンとする。

新入社員さんたちは細かく先輩にチェックされて、接客対応自體が怖くなる時期なのではないでしょうか。

 

そんな若手社員のために、今回は敬語を使ったビジネスメールについてまとめました。

と、その前に、あとで使うので謙譲語と丁寧語のおさらいをしておきます。

 

       けんじょうご【謙譲語】

敬語の一。話し手が聞き手や話中の人に対して敬意を表すために，自分または自分の側に立つと思われるものや動作などをへりくだって言い表すもの。

出典：三省堂大辭林 第3版

 

       ていねいご【丁寧語】

敬語の一。話し手が，聞き手に対して敬意を直接表したり，改まった気持ちで，言葉遣いを丁寧にしたりする時に用いられるもの。口語の「です」「ます」「ございます」，文語の「侍り」「候」などの語がある。また，接頭語「お」も，「お弁當」「お酒」「お茶」などのように，丁寧語としても用いられる。

出典：三省堂大辭林 第3版

 

それでは、はじめます！

今回ご紹介する內容は、必ずしもこれだけが正解、というものではありません。

私の會社ではこんな風に使ってます！というあくまで1つの例なので、ビジネスメールを書く際の參考になれば嬉しいです。

 

なお、內容については本業でお世話になっているビジネスマナー講師に監修してもらっています。

 

        1. 謙譲語と丁寧語のコンボを使いこなそう

 

ビジネスメールでは先方に自分の要望などを伝えることが多いと思いますので、最大限の敬語を使う必要があります。

 

まずは自分の動作を「謙譲語」にした上で「丁寧語」をあわせて使用していきましょう。

 

ざっくり説明をすると、例えば「見る」は「拝見する」という謙譲語にした上で、「ます」という丁寧語を組み合せて「拝見いたします」という言葉に直します。

 

他の言葉だと以下のような例になります。

 ちなみに「〜してください」「〜していただく」「〜いたします」は、それぞれ「下さい」「頂く」「致す」の漢字ではなくひらがなで書きましょう。

 

理由としては、上記の用例では「いただく」が「もらう」の意味の動詞の謙譲語ではなく補助動詞なので、基本的にはひらがなで書くのがルールになります。

 

ここで、特に「致す」には影響を及ぼしたり、ある結果を引き起こしたりという意味があり、主に「不徳の致すところ」「致し方ない」などとあまり良い意味では使わない漢字なので、気をつけたほうがいいようです。

 

        2. よく使う言い回しを知ろう

 

次に、ビジネスメールにおいてよく使われる言い回しに慣れましょう。

決してこう書くのが決まりというわけではないものの、文章に見覚えがあるのではないでしょうか。

 

丁寧すぎるように感じるかもしれませんが、メールは顔が見えないぶん、丁寧すぎるくらいのほうがいいようです。

 

やりとりをしていくうちに、少しずつ相手と打ち解けて、心の距離が近づくと共に表現が変わっていくといいですね。

 

        3. 間違えやすいポイントをおさえよう

 

ビジネスメールで難しいのは、相手の立場が想像しにくいために、どの程度までの敬語を使ったらいいのかのイメージが湧きにくい點です。

そこで、まずは常に、取引先の社長などとんでもなく偉い人にメールを出す場合を想定して書いてみましょう。

 

「〜します」は「〜いたします」にしたほうがより丁寧に

× お願いします

○ お願いいたします

 

丁寧すぎる言い回しの落とし穴

× ご覧になられましたでしょうか

○ ご覧になりましたか

○ ご覧いただけましたか

× 拝見させていただきます

○ 拝見いたします

× 説明させていただきます

○ 説明いたします

 

「させていただく」は自分の行動に対して相手の許可を必要とする場合（休暇申請や使用許可）に使います。

 

もっとも使われやすく、丁寧な印象を持ちがちな「させていただく」ですが、間違いやすい敬語としても指摘されがちなので、なるべく「○○いたします」という言い回しに慣れておきましょう。

 

相手に許可を出す場合

× 大丈夫です

× OKです

○ そのまま進めていただければと思います（存じます）

 

非常に難しい「許可を出す」という、自分の立場が上になる場合のやりとり。同僚などには「大丈夫です」で問題ありませんが、お取引先の社長などに「大丈夫です」とは言いがたいので、その場合は一番下のような言い回しがおすすめです。

 

指示代名詞（あれ、それ、これ）はなるべく使わない

×「それ」でお願いします

○「頂いた內容」でお願いいたします

「それ」という指示語が亂暴な印象になりがちです。

 

指示代名詞で代用せず、「きちんとお話を理解していますよ」という意味も含めて、內容を反復しましょう。

 

了解という返事について

× 了解！

○ 了解しました

○ 了解いたしました

○ かしこまりました

○ 承知いたしました

 

「了解！」とだけ上司に対して返事するのは當然失禮ですが、「了解いたしました」というのは敬語として問題ありません。下にいくほど固い表現になりますので、メールの相手によって使い分けましょう。

 

最近は「了解という返事はマナー違反！？」という趣旨の見出し記事が出回り、あまり印象がよくないので「かしこまりました」という表現をおすすめしています。

 

決して敬語として問題があるわけではないのですが、言葉というものが地域や時代によって影響を受けることの好例だと思います。

        4. 実踐！伝わるビジネスメールの書き方

 

ビジネスメールではPREP法を活用すると、無駄なく相手に要求を伝えることができます。

PREP（プレップ）法とは

 

PREPは以下のように示されるプレゼンなどの方法です。

 

Point……結論

Reason……理由

Example……具體例

Point……もう1回結論

 

依頼を出す際につい理由ばかりを書いてしまいがちですが、場合によっては先に結論を出してから理由をつけた方が相手の理解も速くなります。

 

自分の言葉で要件をまとめよう

まずはPREP法の順序に沿って、自分の言葉で要件を書き出します。

これを、謙譲語と丁寧語に直していきます。

慣れるまではすぐに送信せず、內容に間違いがないかや添付を忘れていないかなどを再度確認しましょう。

 

      ビジネスメールは一往復半する

 

自分からメールを出した場合は、相手の返事を読んで終わりではなく、そのメールを確認したことまで連絡を入れて完了とします。その場合の文章は短くても問題ありません。

 

例

早速のお返事ありがとうございました。それではよろしくお願いいたします。

まとめ

 

いかがでしたか？

 

使い慣れないうちは「こんな丁寧に言って大丈夫かな……」と思いがちですが、メールは會話と違って見直しができますので、繰り返し練習して美しい日本語を身につけましょう。

 

ではまた！

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