最近,國務院發布了《國家行政機關公文處理辦法》。自治區人民政府也就此提出了具體貫徹意見,對進一步精簡會議和文件提出了明確的要求。我廳領導對此十分 重視。根據廳領導同志的批示精神,結合我廳的工作實際,經各處室討論,現將《內蒙古自治區財政廳機關公文處理辦法》印發給你們,請遵照執行。並在今後的工 作中逐步加以完善。
一、廳機關各處室、各二級單位要認真組織幹部職工學習國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》,深入領會其精神實質,不斷提高各級領導幹部和全體工作人 員對做好新形勢下公文處理工作重要性的認識。要認真研究和掌握我廳機關公文處理辦法的具體要求,強化相關業務訓練,嚴格執行國家標準的行政機關公文格式, 切實解決我廳機關公文處理工作中存在的不規範、不嚴肅的問題。
二、要努力提高公文規範化程度和運轉效率。從2001年1月1日起,我廳所有運轉的公文都要按照新的處理辦法進行,要統一使用國際標準A4型紙。各處室、 各二級單位要嚴格按新的規定程序辦文,公文運轉不得"橫傳"、"直送"、"倒籤"。對事先未經協商、會籤就上報的公文,多頭主報、越級請示的公文,報告中 夾帶請示事項的公文,以及違反行文規則、不使用國家行政機關公文格式統一標準的公文,一律退主辦部門重新辦理。不得將未經辦公部門審核把關的公文直送領導 同志籤發。公文主辦部門要負責協調會籤,辦公室要加強公文的審核把關。
三、各處室、各二級單位主要負責人要高度重視精簡會議和壓縮文件的工作,認真解決"文山會海"問題。凡可發可不發的文件堅決不發;可以便函的形式答覆的問題,一律不制發正式公文。廳領導在各類專業會議上的講話一般不再以正式文件下發。
四、要切實加強制度建設和文秘隊伍建設。各處室、單位要對照新的公文處理辦法,認真查找本部門、本單位在公文處理工作中的問題和差距,建立健全公文處理工 作各項規章制度,確保政令暢通。要積極支持配合辦公部門和文秘人員的工作。辦公部門要以高度負責的態度認真把好公文的審核關,要不斷轉變工作職能、轉變工 作方式、轉變工作作風,努力提高工作質量和效率,不斷開創辦公部門工作的新局面。
附件:內蒙古自治區財政廳機關公文處理辦法
內蒙古自治區財政廳機關公文處理辦法
第一章總則
第一條為使廳機關的公文處理工作規範化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和質量,根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》(國發 〔2000〕23號)和自治區人民政府《關於進一步精簡會議和文件的通知》(內政發〔2000〕128號)精神,結合我廳實際,制定本辦法。
第二條廳機關公文(包括電報,下同),是在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書,是依法進行公務活動的重要工具。
第三條廳辦公室是廳機關公文處理工作的管理機構,負責廳機關公文的收發、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作。對各處室、單位的公文處理實行檢查、指導和監督管理。
第四條公文處理工作,必須堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。必須嚴格執行國家和自治區有關保密規定,確保國家秘密的安全。
第五條機關公文處理工作應當貫徹"黨政分開"的原則。凡屬於行政職責範圍的工作,不要以行政機關名義向黨組織行文。行政公文,不得對黨組織作指示、交任務。
第二章公文種類
第六條廳機關使用的行政公文種類主要有:
(一)決定
對重要事項或者重大行動做出安排,用"決定"。
(二)通告
在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項,用"通告"。
(三)通知
發布行政措施,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文,批轉下級機關的公文;印發規章、制度和管理辦法;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項;任免和聘用幹部,用"通知"。
(四)通報
傳達重要精神,表彰先進,批評錯誤,用"通報"。
(五)報告
向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議,答覆上級機關的詢問,用"報告"。
(六)請示
向上級機關請求指示、批准,用"請示"。
(七)批覆
答覆下級機關的請示事項,以及按照制度規定審查、認定同級直屬機關、下級部門報送的財務計劃或預決算年報,用"批覆"。
(八)意見
對重要問題提出見解和處理辦法,用"意見"。
(九)函
平行機關、不相隸屬機關之間商洽工作、詢問或答覆問題、向有關主管部門請求批准和答覆審批事項,用"函"。
(十)會議紀要
記載、傳達本廳機關召開或主辦的會議情況和議定事項,要求與會單位和有關單位共同遵守、執行的,用"會議紀要"。
另外,按照自治區人大和政協的要求,對人大代表建議和政協委員提案的辦理和回復使用"答覆"這一文種。
第三章公文格式
第七條公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、籤發人、標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。公文格式還包括公文用紙規格和裝訂要求。
(一)發文機關標識應當使用全稱或者規範化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前。發文機關標識應使用小標宋體字,用紅色標識。
(二)秘密公文應當分別標明"絕密"、"機密"、"秘密",並標明份數序號和保密期限,具體寫法為"密級★保密期限"。一般用三號黑體字。
(三)緊急公文應當根據緊急程度分別標明"特急"、"急件";緊急電報應當分別標明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
(四)發文字號,包括機關代字、年份、序號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號。發文機關標識下空兩行,用三號仿宋體,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號"〔〕"括入;序號不編虛位,不加"第"字。
(五)上行文應當在發文字號右側,註明籤發人、會籤人姓名。籤發人用三號仿宋體字,籤發人後標全形冒號,冒號後用三號楷體字標識籤發人姓名。其中,"請示"件應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。
(六)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類,一般應標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。公文 標題應在紅色反線下空兩行,用二號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。
(七)主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
(八)公文如有附件,應當在正文之後、成文時間之前註明附件順序和名稱。草擬公文時,應將附件內容填寫在專用稿紙的"附件"欄內。
(九)成文時間,以負責人籤發的日期為準;聯合行文,以最後籤發機關負責人的籤發日期為準。電報以發出日期為準。
(十)會議通過的文件,應在標題之下正文之上註明會議名稱和通過日期。
(十一)文件應當標註主題詞。上行文應當按照上級機關的要求標註主題詞。
(十二)抄送機關指除主送機關外,需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。
(十三)單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文日期。成文日期右空四個字,加蓋印章應上距正文一行之內,端正、居中下壓成文日期,印章用紅色。當印章下弧無文字時,僅以下弧壓在成文日期上。當印章下弧有文字時,印章中心線壓在成文日期上。
(十四)當聯合行文需要加蓋兩個印章時,應將成文日期拉開,左右各空七個字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期。當聯合行文需加蓋三個以上印章時,應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置,並使印章加蓋或套印在其上。
(十五)當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時,應採取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得採取標識"此頁無正文"的方法解決。
(十六)文字從左至右橫寫、橫排。
第八條公文用紙一般採用國際標準A4型(210mm×297mm),左側裝訂。
第四章行文規則
第九條廳機關的行文,應當根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時,應當抄送被越過的上級機關。
第十條根據國務院和自治區有關規定,廳機關在職權範圍內,與自治區政府各部門可以相互行文,可以向下一級政府的相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
廳機關內設處室除辦公室外,一般不得對外正式行文。
第十一條部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。
第十二條廳機關向自治區政府上報,或向下級財政部門的重要行文,應當同時抄送財政部有關司局。
第十三條"請示"應當一文一事;一般只寫一個主送機關。需要同時送其他機關的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級機關。"報告"不得夾帶請示事項。
第十四條除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人抄送"請示"、"意見"和"報告"。
第十五條廳辦公室是公文處理的管理機構,要配備專職人員負責公文的登記、分辦、核審、傳遞、列印、用章、立卷、歸檔和銷毀等工作。
第十六條各處室除呈送廳領導的籤報、一般性工作便函可由處室領導審籤外,凡編廳機關統一發文序號的正式行文以及按上級要求報送的有關情況報告、答覆徵求意 見等,在各處室負責人認真審核把關後,須經辦公室呈廳領導審籤後方可印發;無廳領導審籤各處室不得擅自籤發文件。各處室制發的需加蓋廳機關印章的便函應到 辦公室統一進行編號。
第十七條嚴格按規定程序辦文,公文運轉不得"橫傳"、"直送"、"倒籤"。除緊急情況或領導同志有特殊要求外,各處起草的文件(包括代政府擬文)須經辦公 室進行核稿並分送廳領導籤發;各處室不得將未經辦公部門審核把關的公文直接呈送廳領導籤發。未經辦公室統一核稿的公文,領導一律不予籤發,文秘人員不予編 號、用印。
第十八條堅持誰主辦誰協調的原則,凡需廳內外會籤的公文,各有關處室要抓緊辦理。對於各處室提出的修改意見,主辦處室要負責協調、匯總修改,在取得一致意 見後方可呈廳領導審籤。應會籤而未經有關處室會籤的公文,不得呈送廳領導籤發。在會籤過程中如各方面意見有重大原則分歧時,應將不同意見做具體說明呈送廳 領導研究決定。
第十九條上級行政機關的秘密公文,除絕密和註明不準翻印的以外,根據需要經廳領導或辦公室主任批准可以翻印,但應註明翻印處室、時間、份數和印發範圍並由印發單位負責回收工作。
第二十條凡配備傳真機和密碼機的處室,傳遞秘密公文和信息,必須嚴格執行財政部關於《財政系統普通密碼使用管理暫行辦法》的規定,由專人負責使用管理,並 採取加密裝置,對屬於"絕密"性質的文件、信息資料等,一律送自治區黨委辦公廳機要交通處傳遞,對不執行規定造成失密的,要追究有關處室領導和直接洩密者 的責任。
第二十一條公文要一律加蓋公章,聯合上報的非法規性文件應由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文,聯合發文機關都應加蓋公章。
第二十二條籤發後的公文,未經籤發人同意不得擅自改動。向外發出的文件(包括會籤的文件)在蓋章用印時,要由主管處室進行覆核。會籤文件加蓋我廳公章時,須由本廳主辦處室人員前來辦理,未經處室覆核或外單位直接來蓋章用印的,辦公室不予受理。
第二十三條自治區財政廳原則上不受理越級呈報的文件。不按行文程序辦理的公文,自治區財政廳不予研究。由此產生的問題,由有關地區和部門自負。
第二十四條為規範各處所發各類信息、簡報、情況反映等,從本規定施行之日起,各處室形成的各類工作情況、信息等統一採用《內蒙古財政》、《財政信息專報》、《財政動態》刊頭,由辦公室統一負責編發。除《財政收支簡報》外,各處室一律不再另辦處室簡報。
第二十五條廳屬事業單位,未經廳領導批准,均不得以財政廳名義對外行文。
第五章公文處理
第二十六條公文處理分為收文和發文。收文辦理一般包括籤收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、籤發、列印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第二十七條需要辦理的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示,或者交有關部門辦理。緊急公文,應當提出辦理時限。具體要求是:
(一)財政部、自治區黨委和政府等領導機關的來文,以及各直屬廳局和盟市及計劃單列市上報抄送我廳的緊急重要公文,由辦公室文秘人員提出擬辦意見,呈領導批示後,分送有關處室辦理。
(二)收到下級機關上報的需要辦理的公文,辦公室文秘人員應當進行審核。對符合本辦法規定的公文,應及時提出擬辦意見後呈廳領導批示或交有關部門辦理。需 要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。對多頭主報、越級請示等違反行文規則的公文,一律退主辦部門重新辦理。
(三)一般業務性公文資料等均按業務歸屬由辦公室直接分請各有關處室閱處,其中需呈送廳領導閱批的,應由有關處室通過辦公室及時呈送。
(四)對於處室與處室之間因分工不明確或因內容複雜歸不了口的公文,由辦公室負責協調,確定主辦單位;如個別公文歸口仍有困難,應由處室負責人及時籤注意見,講明理由,由辦公室報請廳領導確定主辦單位。
(五)廳機關公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦處室要主動與有關部門協商;如協商仍不能取得一致,可以報請廳領導或上級機關協商、裁定。
(六)審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確籤署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱即表示同意。
(七)辦理時限。財政部、自治區黨委、政府交辦的公文,一般應在7日內辦理完畢;各部門、各盟市的來文,一般應在10日內作出處理;需答覆的電報,一般應在2至3日內作出答覆;緊急公文,應隨到隨辦;凡來文中限定辦理時間的,應在其規定的時間辦復完畢。
第二十八條各處室對於接辦的公文應抓緊辦理,不得延誤、推諉。對確不屬於本處室職權範圍或者不適宜由本處室辦理的公文,應當迅速退回交辦的文秘部門並說明 理由。對於內容涉及面廣、問題較複雜,不能在規定時限內作出答覆的,主辦處室應及時通知來文單位,講明原因,取得諒解。
第二十九條凡需辦理的公文,其內容涉及廳內外有關單位的,主辦處室應主動與之協商、會籤。凡法規性文件,應主動會籤廳內相關法律制度所涉及的處室。緊急公 文,廳內主辦處室應當面與會辦單位協商辦理;重要的問題,由分管廳領導或主辦單位領導召集有關業務部門共同研究,及時處理。
第三十條上級機關或領導人交辦的公文,辦公室要負責催辦、查辦。做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文,應當及時了解和反饋執行情況。
第三十一條草擬公文應做到:
(一)符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行,並加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,文字精練,字詞規範,標點準確,篇幅力求簡短。
(三)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫具體的年、月、日。
(四)結構層次序數,第一層為"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四層為"(1)"。
(五)必須使用國家法定計量單位。
(六)用詞用字準確、規範。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,並註明簡稱。
(七)公文中的數字,除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。
第三十二條公文籤發,以財政廳黨組發的文電,由黨組書記籤發。以財政廳名義發的文電由分管領導或廳長籤發。向自治區黨委、政府、財政部報送的重要報告、請 示或答覆,向各盟市印發的涉及全局性的、政策性的重要文電,以及其它重要文電,應由廳長籤發。廳長外出不在時,可由在家主持財政廳工作的副廳長籤發。
第三十三條草擬、修改和籤批公文,一般使用鋼筆或毛筆。草擬公文,應當使用規定的公文稿紙或使用微機列印。不得在文稿裝訂線外書寫。書面不整潔的文稿,應謄清後再送領導籤發或印刷。
第三十四條凡以財政廳名義發出的公文在領導人籤發之前,均應經辦公室修審,並通過辦公室主任核稿。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規 和方針、政策及有關規定,是否與有關部門、地區協商、會籤,行文規則及文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法的有關規定等。
第三十五條發文處理具體要求是:
(一)需以財政廳名義發出的正式公文,應由廳辦公室進行統一編號,送交文印室列印。
(二)廳發文經辦公室加蓋廳印後封發,處室以便函形式發文,由處室統一編號,加蓋處室印章後封發。
(三)廳機關對外發送公文,統一由辦公室負責。向自治區黨委、政府、以及直屬部門發送文件,通過自治區政府辦公廳文件交換站;向外埠發送的一般文件通過呼 市郵局;發送秘密級以上的文件通過黨委辦公廳機要局;需要報送自治區黨委、政府和分送有關部門的特急件,辦公室隨時發送。
第三十六條大力精減文件,維護行政公文的嚴肅性和權威性。凡可發可不發的文件堅決不發;可以便函答覆的問題,不制發正式公文。凡部門權限範圍內的事務,一般應由本系統自行行文;涉及其它部門業務權限,需配合完成的工作,提倡聯合行文。
第三十七條電報處理具體要求是:
(一)由辦公室機要室統一籤收密碼電報並按密碼管理制度嚴格管理。
(二)需財政廳閱辦的密碼電報,由機要人員專呈廳領導批示,並轉有關處室辦理。
(三)密碼電報不得翻印、複製,不得密電明復,不得作為普通公文的附件運轉。在明碼電報和公文中,不得直接引用密碼電報的文號、日期和內容。
(四)發內部傳真電報(即明電)要註明籤發人姓名,並加蓋廳公章後送自治區黨委辦公廳機要局發出。
第三十八條傳遞秘密公文,必須按照《財政廳保密工作規定》執行,採取保密措施,確保安全。利用計算機傳真機等傳輸秘密公文,必須採用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
第六章公文立卷、歸檔和銷毀
第三十九條公文辦理完畢後,應當根據《中華人民共和國檔案法》及《財政廳文書立卷和檔案管理辦法》,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。
個人不得保存應歸檔的公文。
第四十條各處室對已辦完的當年各類公文、資料,要根據保存價值和歸檔要求,由各處室在第二年3月底前全部整理歸檔完畢,保證檔案資料的安全、完整,能正確反映本機關、本部門主要工作情況,便於保管和利用。
第四十一條聯合辦理的公文,原件由主辦單位立卷、歸檔,其他單位保存複製件。公文複製件做為正式文件使用時,應加蓋複印機關證明章,並視同正式文件妥善保管。
第四十二條對各處室已歸檔的文件,應在第二年6月底以前全部移交廳檔案室,各處室及個人不得保存應統一歸檔的公文。對不按歸檔要求和期限移交檔案的處室,在催促無效後,將在全廳提出通報批評或採取相應措施。
第四十三條對沒有歸檔和存查價值的公文,經過鑑別和主管領導人批准,要定期進行銷毀。辦公部門要定期督促各處室收繳涉密文件。銷毀秘密公文,應當到指定場 所由二人以上監銷,保證不丟失,不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。嚴禁向廢品收購單位和個人出售內部文件和材料。
第四十四條處室合併時,全部公文應當隨之合併管理。處室撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)後按有關規定移交檔案室。
工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交清退。
第七章附則
第四十五條本辦法自2001年1月1日起施行。過去我廳與本辦法不一致的規定,以本辦法為準。