中國郵箱網訊 5月6日消息 電子郵件，作為現代人最常用的正式交流方式，無論在校園還是職場，都顯得格外重要！聯繫導師，日常工作，申請問詢等等，我們每天都會接觸郵件，但又有多少人能注意其中的細節，或者能認真準備一封郵件？
細節決定成敗，從來不是騙人的。郵件恰恰是「陌生人」之間最主要的交流的方式，而陌生人之間的互相「了解」往往見諸於透過屏幕的「第一印象」。
01郵件主題
這是經常被忽略的問題，沒有主題的郵件經常被當成垃圾郵件！還有一種比沒有主題更可怕的是，主題直接是正文開頭前X個文字。這種郵件會讓收件人感受到極度地不被尊重，對於一封郵件最核心的地方都如此敷衍，這種看法會「牽連」整個郵件內容乃至發件人。
郵件主題既有幫助收件人迅速了解郵件核心內容、節約閱讀時間的作用，還可以便捷收件人進行查找檢索，因此有無主題，體現了發件人能否換位思考的習慣和思維。
那麼郵件主題應該怎麼擬？第一，通常情況下不要超過15個字，太長的主題很多郵件系統無法完全顯示。第二，主題格式：誰+想幹什麼事。示例：李月請示合同審批問題；王陽自薦（期望）成為您的學生。
02關於稱呼
一定要有尊稱，如尊敬的xx，敬愛的xxx，避免使用「親愛的」「崇拜的」等浮誇的詞彙，本意是拉近關係，結果是畫虎不成反類犬。
03關於問候語
一般用您好，顯得更加尊敬。第一次郵件聯繫時，特別是向長輩、領導、老師發郵件時，一般需表達「感謝您在百忙之中查閱郵件」。雖然是套話，但能夠彰顯發件人的謙卑態度，打擾為歉。
04正文一定要簡潔
郵件不是情書，都是正式場合的交流工具，有的甚至有法律意義，因此儘量化繁為簡，一句話能說清楚的堅決不用兩句話。
第一，簡明扼要地寫明身份，一個人的身份信息有很多種，姓名、性別、年齡、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情況等等，該寫哪些？一定要以本次郵件溝通為限，對方大概需要了解到何種程度，你就應該披露到何種程度。
第二，禮貌有度清楚地提出自身需求、溝通目的，禮貌指的是言語不要過於張狂放肆，注意分寸，儘量委婉，特別是提出要求，希望他人配合時；清楚指的是不要因為委婉，而雲山霧罩，顧左右而言他，弄得收件人一頭霧水，這種情況下，即使收件人能夠猜出郵件目的，也可以不清楚為由拒絕，使發件人處於被動狀態。
第三，提出自身需求之後，結語部分可以使用「期待您的回覆」等詞句。如果郵件是請示、諮詢，對時效有較高要求，一定要在結尾明確期待回復的時間，並說明理由，避免過於生硬的語氣。
05祝福語
有兩種格式：一是，此致，敬禮；二是，普通祝福語，如身體健康、工作順利、生活愉快等。需要注意的是，既不要落入俗套，全部套用一個模板，又不要過分標新立異，使用一些「別開生面的祝福」，如「數錢數到手抽筋」「美若天仙」「當上副校長」，始終要牢記，郵件是陌生人之間的溝通工具，既然不熟，為什麼要這麼輕佻？
不是必須要，但有最好！進入職場的人，基本都是有的！
06籤名（落款）
當你是第一次給某人發郵件時，你的籤名檔算是你的個人名片，收件人可以在籤名檔裡知道你的基本信息，如果有進一步的溝通，可以根據你籤名檔裡留下的聯繫方式直接與你取得聯繫。
如果正文中已經提到了個人聯繫方式等信息，就無需在落款中再次提及。
07用真實姓名作為郵箱暱稱
這其實是個細節問題！很多人都會忽略的細節問題。
發過QQ郵件的人都清楚，QQ郵箱的暱稱就是 QQ 暱稱。所以，對於一封正式的郵件來說，要額外注意這個細節，修改郵箱的暱稱，建議用真實姓名。
08關於收件人和抄送人
收件人是主送人，抄送人是指將郵件同時發送給收信人以外的人。抄送的目的是讓第三人知悉郵件內容，但一般不需要回覆郵件。
09附件一定要列明
第一，附件要命名，而且出現多個附件時，要列明：附件一：xxxx；附件二：xxxx。千萬不要出現「新建文本文檔」「新建 Word」「新建表格」等附件。
第二，附件如果是修改反饋文檔，需標明修改人-修改日期-修改方式，便於收件人查找管理。示例：附件一：罪刑法定原則文獻綜述-張三-0212-批註修改。
10發送郵件之前要檢查
寫好郵件一定要，檢查！檢查！檢查！重要的事情說三遍。
檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正確。
檢查是否存在錯別字、語句不通、邏輯不當之處。
檢查格式是否美觀，對齊、首行縮進、分段、字體、字號等屬於排版細節，均須注意。
電子郵件，你會寫了嗎？