62條你不應該錯過的商業電子郵件用語

2021-02-15 紅板磚外貿開發信

在企業中建立和維護良好的關係是必不可少的，商界的大部分聯繫都是通過電子郵件發展起來的，因此掌握一些溝通技巧是很有必要的，這也可以避免誤解，減少損害。

下面這個列表有62個你可以在你的商業郵件中使用的短語，它們可以讓你更好地與你的同行、潛在客戶、客戶、合作夥伴和其他收件人進行對話。它們被分為10個類別，你可能需要使用它們來形成整個正文郵件，從介紹到說再見。

另外，你要找到正式和非正式的短語，因為寫郵件很大程度上取決於你給你的品牌和與誰交換郵件的語氣。

01
如何正確地開始一封郵件？

電子郵件敬語比你想像的要重要得多。當你稱呼他們的名字時，人們會很感激，因為這表明你是在直接與他們交談。以下是一些常見的郵件開頭方式：

Dear [name]
它更適合於正式的電子郵件。當你對處於尊敬地位的人講話時使用它。

Hi [name]
這是簡單，友好，直接， 但也非正式。請謹慎使用。

Greetings
當你不知道收信人的名字時使用它。

Hi (everyone/ guys)
這個適用於你非正式地給一群人發郵件的時候。

1. I hope you …

商務郵件短語內容以美好的祝願為開頭，總是一種很好的社交和友好的方式。請記住，在商業世界裡，社交是至關重要的，你不需要一直非常拘謹，不過一定要尊重他人，在把一些聽起來會讓人反感的事情帶到桌面上之前，要三思而行。這些都是一些常見的例子：

I hope you are well/all is well.
這表明你關心那個人。這是對他的尊重，也是一個安全的短語，可以發起友好的接觸。

I hope you had a great weekend/week/day.
這取決於你在一周中的哪一天或哪一個時間去聯繫他。這句話是商務郵件中最常見的一句話。

I hope you enjoyed your vacation.
當你知道對方正處於休假期時，它就會起作用，特別是當你想繼續一個因此而不得不停止的對話時。

I hope you feel better soon.
當你知道這個人正在從手術或疾病中恢復而因此不能在工作的時候，你可以考慮使用。

I hope you enjoyed the (name of the event).
當你在某個活動後聯繫對方時，使用這句話會給對方留下很好的第一印象，特別是如果你要在郵件中提到什麼有關那個活動的時候。

2. I am writing to you about …

當你先發郵件的時候，你需要自我介紹，並談談發郵件的目的。有時候，如果你們之前有過聯繫，你需要提醒那個人你是誰。

你可以不講人情世故，也可以對收件人做功課和調查。因為當你個性化你的信息，以顯示你熟悉他們的工作或做事，你會增加你的機會得到回應。下面是一些用於介紹的一般郵件短語的例子，也有一些關於如何個性化的啟發。

一般的電子郵件短語

It’s [your name] from [your company].
開始介紹自己，用你的名字和你工作的公司。如果你想在開頭省略公司名稱，那也是可以的，但要確保這些信息會在郵件正文的某個地方出現。

I am writing to you about…
這裡你可以插入任何與你以前與收件人的談話或會議有關的內容。此外，你也可以用這個介紹來談論未來的事件。

I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for…
當你想詢問信息、確認、發出邀請時可以用這個。這是一種直接和保持郵件簡短的方式。

Might I take a moment of your time to…
如果你需要以一種非常正式的方式開始時，這是一個不錯的選擇。

I am reaching out because…
這是一個非正式的方式來介紹你聯繫的原因。

個性化的電子郵件短語

I read your article about [topic] in [channel] yesterday/ this morning. I couldn’t help thinking about…
這是一個說明你如何開始一個關於收件人相關性對話的例子。你需要確保準確地表述你在說什麼，以避免誤解。

Congratulations on [what the person has achieved]! I’m sure it’s inspiring to see how this can help…
真誠的讚美總是受歡迎的。只談你對這個有把握的事情，不要誇大其詞。對他們說的話要誠實。

3. Thanks for…

表示感謝是提高收件人注意力的一個很好的方法，也可以在出現問題的時候讓對方覺得舒服一些。讓我們看看一些郵件短語，對這兩種情況都有幫助。

Thanks for letting me know.
這表明你承認對方告訴你的事情，並表示感謝。

Thank you for your understanding/patience.
這個表述是對客戶的感謝，同時你也承認了他們所遇到的問題，而不是為不必要的錯誤道歉。

Thank you for your email about…
這既有助於提醒對方關於你正在談論的事情， 又能開啟一個更友好的對話，當然這取決於他們之前的郵件內容。

Thanks for sending/asking about/attending
它向人們展示了你對他們所做的行為的認可和感激。

Thank you for reaching out (to me)
這是一種非正式的方式來感謝某人的聯繫。

Thanks for your feedback on/your suggestion
歡迎反饋和建議，讓對方有安全感繼續給你反饋。

額外提示：如果你需要為一個重大的失敗道歉，可以用這樣的表述：比如 「Please accept our apologies for any inconvenience caused「。但不要在整封郵件中不停的道歉。相反，要為已經發生的事情提供解決方案。避免使用 「Sorry for the inconvenience「，因為這聽起來含糊不清、不正規、不真誠。

4. Just a quick/friendly reminder that…

你可以使用這種短語來向收件人提供信息或進行提醒。當你想在郵件中呼籲他們注意另一件事時，它也很有用，特別是當你談論不止一件事時。

Please note…
如果你想提醒收件人注意某件事情，就用這個。

Quick reminder…
這是個非正式的方式來介紹你想強調的事情，比如臨近到期日或者即將召開的會議。

I wanted to update you
用這句話來告訴你的客戶關於尚未解決的問題。與其公開說是 「an issue that hasn’t been fixed」，不如用 「update」來表示你正在努力解決這個問題。

I』d like to inform you that…
一個正式的方式來介紹一個特殊的公告或者回饋一個關鍵的答案。

Just a quick heads up
也是一個非正式的電子郵件短語 經常用來通知某人一些事情， 比如一個通知或一個有用的建議。

I hope you find this helpful
當你給收件人任何信息，建議， 甚至一個解決方案的時候，可以考慮用這個短語。

另外6個類別的短語屬於VIP付費內容，請VIP會員訪問紅板磚官網查看和使用：https://hongbanzhuan.com/business-email-phrases/

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