電子郵件會影響我們的個人品牌。據說，一個職場人平均每天收到121封郵件，一年的郵件加起來簡直就像雪崩一樣，難怪我們對郵件方面的影響已經有些麻木。通常情況下，我們會花上幾個小時來美化自己的LinkedIn個人資料、修改簡歷，然而卻因為趕時間而匆忙地把一封不知所云的郵件發了出去。「從我的個人設備發送，請忽略錯別字」等說明不能成為「免死金牌」，也不能被當作草率寫郵件的藉口。
有沒有想過，你正在通過郵件傳達什麼樣的個人品牌？是時候認真考慮一下了。你發送的每封電子郵件都會影響你的職場聲譽。
發送電子郵件時，千萬不要犯以下常見錯誤：
你的郵件是不是像《罪與罰》（Crime and Punishment，俄國作家陀思妥耶夫斯基創作的長篇小說——譯者注）那樣，長得要分為12個部分呢？你是不是會把對方想知道的背景全都寫進去呢？雖然背景對於理解內容至關重要，但是要記住，對方需要知道的，只是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力只有8秒，所以每一刻都很重要：直接切入重點就好了。
你是不是已經習慣把郵件抄送給許多人？如果是這樣，你就要問問自己，究竟誰才真正需要接收到這封郵件？在許多企業中，形成了一種利用「過度抄送」以保護自己的政治文化。記住，你發送的每封郵件都會增加其他抄送人的郵件負擔，特別是當其中一個收件人決定「全部回復」時。
雖然要長話短說，但是也不能簡要得過於突兀。千萬不要在郵件中只寫個一詞半句，進行思維跳躍，而不考慮對方是否能夠跟得上。之前，你是否收到了大量的回覆郵件要求澄清問題？如果是這樣，就說明你的電子郵件需要更具條理性，以及需要加入更多背景。
千萬不要讓對方像符號學家一樣，必須去挖掘你的電子郵件才能找到重要內容。要確保對方知道問題是什麼，以及為什麼要他回復。儘管我們的工作離不開電子郵件，但是回覆郵件並不是什麼高深的事務。如果想讓讀者消化你的信息，甚至採取行動，就要將信息寫得簡單明了。
對於如何撰寫電子郵件，我們可以從馬克·吐溫（Mark Twain）的寫作風格中得到啟發：他開創了一種獨特、讓人印象深刻的寫作風格，另外他還會對文字進行反覆編輯，以做到通俗易懂。正如他所說：「任何人都有想法，但是難就難在如何使用精煉的語言而非長篇大論表達出來。」所以，不妨花些時間來優化、打磨郵件，相信你很快就會發現效果已經大幅改善。另外，郵件一定要追求質量而非數量，並不是每封郵件都值得你花費同樣的精力。
不過，千萬別效仿馬克·吐溫的另一個寫作風格，那就是壞脾氣。其實，人們對電子郵件本身懷有固有偏見。因為人們往往習慣依賴語調、面部表情和身體語言等社交線索，來解讀對方的表達；社會神經科學領域已經證明，如果缺乏這些，信息接收者就很容易得出最壞的結論。所以寫電子郵件時，你千萬要留意各種細節，否則會很容易招致對方的誤解，而你就得去收拾殘局了。
從寫下一封電子郵件開始，請遵循以下規則：
下次打開電子郵件帳戶時，不妨認真看看你的「已發送」文件夾。關於你的個人品牌的一切信息都在裡面。如果你對自己的品牌不滿意，那麼就從現在開始，重新通過電子郵件來打造你的職場聲譽，這真的非常重要。
沙尼·哈蒙（Shani Harmon）是Stop Meeting Like This的首席交付官、聯合創始人，該組織致力於組織內部工作的改革。她為財富500強企業領導者提供諮詢服務，幫助組織變得更高效、更創新、更有活力。編校|馬雪梅xuemeima@hbrchina.org