文 | 雙語君
源 | 中國日報網雙語新聞（ID：Chinadaily_Mobile）
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與書信相比，電子郵件（Email）更加簡短，因為它是針對具體問題的回覆，在極短的時間內寫就，因而，電子郵件的寫作可以允許使用非書面語、省略語，甚至有時可以省略致意用語。
電子郵件包含以下內容：
標題Subject line：標題欄寫明該郵件所討論的主要事項。
招呼語Salutation：可有可無。你可以用一個簡單的「Hi」開頭，也可以直呼對方的名字，比如「Clare」，還有人乾脆就不加稱謂，直入主題。
寫郵件的理由Reason for writing
要點Main point
結尾Closing：郵件結尾多種多樣，比如「Best」或者「thanks」都可以用來結尾，結尾部分也是可有可無的。
1、標題要詳細
用簡短一句話陳述清楚具體事項，比如「Meeting at 10amabout pay rise」（10點見商議漲薪事宜），而不是簡單的一個"Urgent"（緊急）。
即便是回復他人的郵件，最好也能寫清郵件主題，而不是直接在標題欄寫 Re:或者R:R。為了避免他人將郵件誤認為垃圾郵件（spam），避免使用「hi」「hello」這樣概括性的標題。
2、內容要簡短
一封郵件，最好只寫一件事。如果有需要的話，你可以為不同的事項發多封郵件，同時為每封郵件寫清不同的標題，這可以幫助對方理解郵件的內容。
你不需要在郵件內引用此前郵件的所有內容，你可以使用尖角括號來選擇性地引用部分內容，<< 引文 >>。
3、語言簡明直接
在郵件中，語言儘量直截了當。以下是使用簡明英語的要點：
4、明確告知收件人要做的事情
在郵件中為收件人指明要做的事情，例如，如果你需要收件人搜集某些信息，可以寫：
你是否可以為我找一下2015年的銷售額？
而避免寫成模糊不清的：
我想我需要2015年的銷售額。
5、斟酌郵件內容
郵件要言之有物，同時保持禮貌的態度、中立的語氣。
牢記收件人隨時可以將郵件轉發給他人（could forward youremail to other people），所以要確保郵件內容可以為他人知悉，所以不要在郵件內八卦，評論，郵件內容也不能包括保密性內容。
6、發送之前檢查一遍
發送之前，使用拼寫檢查軟體，避免出現拼寫錯誤，自己大聲讀一遍，確保沒有語法和標點符號使用錯誤。
1、招呼語
郵件的開頭方式多種多樣，通常你可以複製發件人的招呼語，但如果你是郵件發起者的話，以下這些招呼語都可以做參考。
Hi是非正式的詞，可以對朋友或者同事使用。當然，如果你和收件人比較熟，也可以用Hello或者「Hello+姓名」來打招呼。
如果你知道收件人的名字的話，使用「Dear Mr/Ms Jones」，和在信件中一樣，使用Ms而不用Miss和Mrs。
如果你不知道收件人的名字，直接用「Dear Sir」, 「Dear Madam」或者「Dear Sir/Madam」來開頭。
如果你要給一群人群發郵件的話，你可以使用集體名詞來進行稱謂，如：
「Dear customers」致顧客
「Dear partners」致合作方
如果你是給同公司的一群人群發郵件的話，你可以用：
「Dear All」大家好
「Dear colleagues」同事們好
「Hello everyone」大家好
如果你是給公司的上司們發郵件，可以用：
「Dear Managers」經理好
「Dear Directors」領導好
「Dear Board members」各位董事
通常在公司，你可能只是給同事發個快速的信息，就像打電話一樣，在這種情況下，你不需要進行寒暄，直接開始說事情就可以了。
2、正文
正文第一句話要告訴收件人郵件的主要內容。以下為常用的表達：
Thanks for theinformation.
謝謝你提供的信息。
Thanks for yourphone call.
謝謝你的電話。
Thanks for gettingme the figures.
感謝你為我收集了數據。
Just a quick note totell you…
一封快信，跟你說一下……
Just a quick note tolet you know…
簡單跟你說一下……
Just to update youon…
告知你一下最新進展
Take a look at theattached file.
請查看一下郵件附件。
Have a quick look atthe file I've attached about…
請看一下我郵件的附件內容，這是關於……
Thought you mightfind the attached interesting.
你也許會對附件內容感興趣。
Sorry, but I can'tmake the meeting tomorrow.
不好意思，但是我明天可能不能開會了。
Sorry, but I won'tbe able to meet you next week.
不好意思，但我下周不能和你會面了。
Sorry, but somethinghas come up and I can't meet you for lunch.
不好意思，但臨時有點事，我不能在午飯時和你見面了。
正文的第一句話最好只包含一個主題。比如你也許是想尋求幫助、分享信息或者提出問題，這種情況下，你的第一句應該如下表述：
"Have you got afew minutes to help me with…?"
不知你是否有時間幫助我……
"Just wanted tolet you know…"
只想讓你知道……
"Regarding X,can you tell me if…?"
關於某事，你是否能夠告訴我……
如果你有多個事項想要說明，那麼一個事項對應一個自然段。就算一個自然段只有一行，也沒有關係。段與段之間的空行可以幫助收件人理解你有不止一項事項需要說明。
3、結尾
信尾客套話通常也很簡明。常常只須一個詞，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。
署名的時候，不要把Mr., Ms., Mrs.之類頭銜一起籤。籤名也看信件的語氣，給朋友或熟人，籤一個Bill就可以。給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates。
Hi John
你好，John
Just wanted to letyou know we got the project! They're signing tomorrow, so we should be startingthe planning next week.
想告知你我們拿到那個項目了，明天將籤約，下周我們要開始計劃。
Regarding yourpresentation to them last year, do you still have the Powerpoint files?
關於你去年給他們做的展示，你是否還留存著ppt文件呢？
Thanks
謝謝
Tom
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編輯 | Queenie