五招告訴你排序的正確姿勢——Excel小技巧

2021-02-23 職場趣學

排序是一個很實用的功能,它可以瞬間把一張凌亂的表格整理的井井有條,如果再配上條件格式,就可以做出下面的效果。

不過在實際使用中,我們對排序的要求可能五花八門,比如按照筆劃數排序按照某些特定職位排序。

有時候不小心排錯了,還希望能夠恢復回去,下面就跟大家一起來分享五個排序的技巧。

(記得使用Office2013以上的版本哦)

表格帶有人名時,經常會需要按姓氏筆劃順序排序,Excel中筆劃排序是按照首字的筆劃數量來排的。

如果首字相同,則按第二字第三字來排,如果筆劃相同,則按照字形的結構排列:先左右,再上下,再整體

操作步驟如下:

【數據】【排序】【主要關鍵字】選擇【姓名】

【次序】選擇「升序」或「降序」均可

③ 然後點擊右上角的【選項】,選擇【筆劃排序】

再補充一下,英文一般會按照26個英文字母順序排列,操作步驟和上面基本一致,只需要在最後一步的時候,把【筆劃排序】改為【字母排序】即可~

如果要按照姓名的長短,也就是字符數量排序該怎麼辦呢?

增加一個輔助列,用LEN函數計算出字符長度,接下來就是最簡單的排序啦。

操作步驟如下:

① 新增輔助列,輸入函數=LEN(A2),自動填充整列

② 對輔助列進行升序或者降序排列

 

如果需要按照「達標率」和「一月份銷售額」都從高到低排列,也就是按照兩個關鍵字來排

操作步驟如下:

【數據】【排序】【主要關鍵字】選擇【達標率】,次序選擇【降序】

② 點擊【添加條件】【次要關鍵字】選擇【一月銷售額】,次序選擇【降序】

 

有些排序要求是Excel裡面沒有默認設置好的,比如說按照「總經理、總監、經理、主管、專員」的順序進行排序,這時候我們也可以自己定義排列順序。

操作步驟如下:

【數據】【排序】【主要關鍵字】選擇【職位】,次序選擇【自定義序列】

② 然後按照下面格式輸入(注意格式,不要用標點),點擊【添加】;選中剛才自定義添加的序列,點擊確定即可。

總經理

總監

經理

主管

專員

 

有時候排序完,我們想要恢復到原來的順序該怎麼辦呢?

這需要我們在排序之前先做好一個輔助列,按1,2………N的順序自動填充序號。

排序後如果想要恢復,只需要把輔助列按照升序排列即可~

 

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