各縣(市)、區人民政府,市政府各部門:
經市政府同意,現將《關於進一步做好公文處理工作的若干規定》印發給你們,請認真遵照執行。
濟南市人民政府辦公廳
二O一O年八月二十八日
關於進一步做好公文處理工作的若干規定
根據建設服務型政府的要求,為進一步轉變作風,提高工作質量和效率,現就進一步做好公文處理工作作如下規定。
一、大力精簡文電
(一)嚴格控制發文規格。要嚴格遵守公文辦理規定,按部門職責確定公文制發規格,防止公文升格。可以市政府辦公廳名義行文的不以市政府名義行文,可以市政府部門或幾個部門聯合行文的,不以市政府或市政府辦公廳名義行文。貫徹落實國家部委、省政府部門文件,原則上由市政府對口部門行文。市政府部門職責範圍內的工作事項需發文的,應由部門制發。市政府部門召開的會議和舉辦的活動,不以市政府辦公廳名義發通知。
(二)嚴格控制發文數量。堅持從實際需要和解決問題出發,可發可不發的公文堅決不發。對省政府和省政府辦公廳下發的文件,如無具體貫徹落實意見,按規定翻印下發,不再重複行文,受文單位應遵照執行。凡法律法規有明確規定或已全文播發見報的,不再印發文件。領導講話、會議紀要、各類協議,不以市政府或市政府辦公廳名義印發文件。
(三)嚴禁政府部門對下級政府發布指示性公文。市政府各部門因工作需要,確需對下級政府發布指示公文的,應由市政府辦公廳報經市政府領導籤批後,加「經市政府同意」字樣由部門印發。
(四)嚴格控制文件篇幅。要樹立良好文風,力戒文牘主義、形式主義,起草、制發文電要簡明扼要、注重實際,嚴格控制篇幅。市政府和市政府辦公廳發文文稿,一般應控制在4000字以內。
(五)大力精簡簡報。市政府各部門、單位原則上只保留一種簡報。上報市政府的簡報,須向市政府辦公廳備案統一編制序號,並由市政府辦公廳按程序發放,從嚴控制發放範圍;未經備案的,不予受理。
二、進一步提高文電制發質量和運轉效率
(一)提高公文起草質量。對報送市政府的公文代擬文稿,市政府各部門、單位辦公室(秘書處)要在政治、政策、內容、格式、文字等方面進行統一審核把關,部門和單位主要負責同志要對代擬文稿親自研究,從內容到形式認真審核、嚴格把關並對文稿負責。
(二)嚴格落實公文會籤制度。市政府部門、單位報送的公文代擬文稿涉及其他部門職責的,主辦部門要主動溝通,與有關部門達成一致意見並會籤後再報市政府辦公廳。會籤涉及部門應積極配合,一般應在3個工作日內完成會籤,緊急文稿按要求時限完成。市政府各部門、單位報送市政府辦公廳的發文文稿,主要負責同志審籤超過5個工作日,或送其他部門會籤超過20個工作日的(以最後會籤日期為準),應重新審籤確認。
(三)預留公文審籤合理時間。對國家、省及市委、市人大要求限期書面報送情況的文件,需要在市政府有關會議下發的文件,以及每年例行工作部署的文件等,主辦部門要儘早運轉辦理,除特殊情況外,至少提前7個工作日將代擬文稿報市政府辦公廳,給市政府辦公廳按程序審核運轉和市政府領導審籤預留合理時間。市政府常務會議確定以市政府或市政府辦公廳名義印發的文件,主辦部門應於會後5個工作日內將代擬文稿送市政府辦公廳;會議提出修改意見的,要嚴格按會議意見進行修改後報送。
三、規範向市政府報送請示、報告類公文
(一)規範公文報送程序。需市政府審批或閱知的公文,一律報送市政府辦公廳按程序送領導閱批。除市政府領導明確要求直接報送其本人和確需直接報送的絕密、機密級文件外,各縣(市)區政府、市政府各部門和單位不得將公文直接報送市政府領導個人。請示類公文除密級和有不便傳輸附件的以外,一律從政府辦公網傳至市政府辦公廳。
(二)提高公文報送質量。向市政府報送請示類公文,應使用正式文件,不得以《呈閱件》、《請閱件》、信函等非正式公文報送,更不得以此類形式直接報送市政府領導個人。請示類公文要一文一事,標註籤發人,不得多頭主送,不得抄送領導同志個人;請示和報告要分開,情況報告類公文不得夾帶請示事項;公文內容要簡明扼要、準確無誤;公文用紙、字號要符合規定;附件要齊全。上報市政府的公文應於文件制發後5個工作日內報送至市政府辦公廳。各縣(市)、區政府辦公室,市政府各部門、單位辦公室(秘書處)要對本單位上報公文嚴格把關,凡不規範公文,市政府辦公廳一律予以退文。
(三)明確公文報送權限。凡屬市政府各部門、單位職責範圍內的事項或部門、單位之間可以協商解決的問題,不要報送市政府。凡申請專項工作經費的文件,一律徑報市財政局,由市財政局提出意見報市政府。
四、認真做好省政府文件和市政府交辦文電的辦理工作
(一)做好省政府文件辦理工作。各承辦部門、單位要把辦理落實好省政府及辦公廳文件作為一項政治任務,深刻理解,認真研究貫徹落實。對省政府及辦公廳已下發各縣(市)區政府的文件,各縣(市)區政府要按照文件要求認真貫徹執行。對省政府及辦公廳文件明確要求報告貫徹落實情況和辦理結果的,各承辦部門要高質量地起草文稿,主動搞好會籤,提前3個工作日送至市政府辦公廳,確保按時上報。對省政府部門來文來電,市政府有關部門要主動做好匯報聯繫和溝通工作,需要回覆意見的,特別是一些程序性事項,可以部門名義直接報省政府部門。
(二)做好市政府交辦文電辦理工作。對市政府領導在公文上的重要批示,各縣(市)區政府、市政府各部門和單位要高度重視,主要負責同志應親自協調研究,分管負責同志靠上抓落實;涉及其他部門、單位職責的,主辦單位要主動搞好協調,確保將領導的批示落到實處。對市政府辦公廳《公文辦理結果報告單》要求回復辦理意見的,一般應在10個工作日內回復,緊急事項按要求時限回復。由於特殊原因確實不能按時回復的,要及時與市政府辦公廳溝通,說明情況,並明確回復時限。辦理意見要提高質量,做到內容準確,依據充分,措施得力。
五、加強公文管理工作
(一)明確公文管理責任。各縣(市)區政府辦公室和市政府各部門、單位主要負責同志是本單位公文管理工作第一責任人,要高度重視公文處理工作,帶頭遵守公文處理工作制度,及時安排部署公文管理工作,並加強督促檢查。要確定公文管理工作專門機構和專兼職管理人員,負責具體工作並切實落實工作責任。
(二)加強公文傳輸系統管理。各縣(市)區政府辦公室、市政府各部門和單位要加強電子公文傳輸系統管理,及時上網接收、傳閱、辦理電子公文。市政府辦公廳將對各受文單位進行檢查清理,對不及時上網接收、傳閱、辦理電子公文的單位,暫停其受文資格。
(三)加強涉密文電管理。要按保密規定合理確定文電密級,防止出現定密不當現象。凡確定密級的,應標明保密年限。涉密文電在起草、運轉、閱辦過程中要嚴格落實各項保密制度,不得隨意複印、翻印、攜帶外出和外傳。
(四)做好網絡和移動存儲介質的保密工作。凡向市政府辦公廳報送的電子文稿,原則上通過政務專網郵箱傳輸,嚴禁使用網際網路傳輸。涉密文稿一律使用一次性光碟,不得使用U盤、軟盤或移動硬碟等移動存儲介質。
(五)加強文秘工作隊伍建設。要進一步加強文秘工作機構和隊伍建設,配齊配強文秘工作人員,改善辦公條件,關心文秘工作人員成長。要採取多種形式,加強公文處理工作的業務指導、宣傳、培訓和督促檢查,使政府機關全體工作人員重視和自覺遵守公文處理制度,樹立全局觀念、法制觀念,減少工作盲目性和隨意性,提高工作質量和效率。