在工作過程中，當有領導叫我們把文件或資料發給他時，作為下屬你應當要注意些什麼呢？我認為可以從四個方面去把握。一是文件資料怎麼發？二是文件資料什麼時候發？三是文件資料發到哪裡？四是文件資料內容、格式、字與標點之類是否有不妥的地方？
1.文件資料怎麼發？
這裡所謂的文件資料怎麼發，主要是指發送的形式適合選擇哪一種。一般都是發郵箱、發QQ、發微信、發釘釘等方式中的一種。這要看領導有沒有特指發哪裡，如果沒有特指，那就選擇平時發送資料最多的方式吧。關鍵一點，就是不要想當然地隨便發一下就是了。這在領導看來是沒有認真對待，會懷疑到你的工作態度上面去。
2.文件資料什麼時候發？
文件資料如果做好了，或準備好了，如果領導沒有特別說明要什麼時候發給他。那意思就是說你做好資料或文件就立即發給他。如果很急的情況，領導會特意在信息中說清楚的。信息中會有比如說，「小王，這份資料明天上午九點鐘開會就要，希望你要抓緊和按時完成…………」等提示性語言。
3.文件資料發到哪裡？
如果領導沒有明確說文件資料發到哪裡，那麼，就順其自然，按平時發送資料的地方發送。如果有特指發到他郵箱裡。則直接發郵件就可以了。如果是有提示發到他微信上，那麼就按提示用微信發送過去。
4.文件資料內容、格式、文字、標點等是否妥當？
發送文件資料時，對文件資料的內容要、格式、文字、標點等基本要素要仔細檢查一遍。這是一種工作負責的表現。如果未經檢查，就直接發送過去，完全有可能出現以下情況：文件資料格式不對、有錯別字、標點亂標、段落結構混亂，文句排序不規範等。若真這樣，你發了這份資料會起到反作用。本想是藉此在領導面前表現一番，結果由於工作粗心，讓領導見識了你的工作疏忽大意，不負責的一方面。讓你的之前僅有的一點好印象全被這一下搞黃了。
換一種情況，如果這份資料是對外的，那麼情況可能比這更糟糕。為什麼這麼說呢？如果是對外業務所需的資料，完全可能失去一個大客戶或一批大訂單。如果是對政府機關，那麼，退回來重新做資料是一回事，你們公司在政府領導心中的形象會大打折扣，你們領導會挨批評。
可見，多檢查做的文件資料是有重要意義的。因此，無論是什麼時候發送資料或文件，都要檢查好內容、格式、標點、錯別字等 。
作者：蘭強君玲168
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2020年12月27日