品管圈的應用如火如荼,但是任何管理工具在實踐過程中一定會存在「走樣」現象,品管圈也不例外。今天我們就帶領大家了解一下品管圈應用的時候走過的彎路。
第一個彎路就是主題選擇經常受到「上級政策」困擾。上級政策這個概念來源於臺灣,主要是當主題無法確定的時候,主題依照上級政策的指示和要求來選定。在品管圈推行中,主題選定是第一步,做一件事開頭開不好,過程肯定十分艱辛,結果的質量也無從保證,所以主題的選定不能小看。
品管圈活動的每一期主題主要通過「評價法」來確認,所有圈員依據評價維度對每一個備選主題進行打分,將所有備選主題的分數求和或取平均值,分數最高者當選。用上級政策選定的主題,會出現推行過程中無法進行評價,因為無法準確定義評價的維度和標準,它既不能和實際工作掛鈎,也不能和科學數據連結;同時很難突出關鍵指標,更無法用科學的方法給這些指標定權重,甚至是會導致不同圈組、圈員對同一個評價維度的理解產生分歧。
另外,上級政策是指國家的宏觀政策,地方區域政策還是醫院自身發展政策?這裡並沒有明確判斷。況且,與政策相符並不一定代表領導層對特定主題的重視。所以為了少走這個彎路,品管圈選定的多數主題是在科室內既可以解決的問題,不宜提上級政策,在這裡建議大家可以改為「上級重視程度」,只作為其中的一個指標。
第二個彎路就是一半以上的品管圈缺乏真因驗證。什麼叫真因驗證呢?問題產生的原因看似有很多種,但是真正導致問題的原因並不多,所以對所有原因進行驗證,找到真正原因的過程就是真因驗證。
品管圈的原因分析通常需要圈員以頭腦風暴方式,儘可能全面地分析導致問題的原因,然後圈員通過投票方式確定相關原因中哪些是要因,最後通過真因驗證來確定真正的原因。不過,在推行的過程中,很容易出現魚骨圖分析不規範,檢查表設計的不全面,這些都會導致降低獲取真正原因的可靠性,實施後極可能效果欠佳,甚至毫無效果。
之前有一家醫院主題為「降低四級手術術前訪視缺陷率」的改進過程中,圈員通過問卷調查形式確定了「術前未訪視」為主要原因之一。可是所有的圈員們沒有經過現場觀摩,僅靠問卷的方式確定原因,如何能夠保證術前未訪視是真正原因之一呢?所以這個問題的解決一定要做到現場考察觀摩,挖掘分析基於現實、現物。
第三個彎路就是對策擬定程序不完整。對策擬定細緻來講包含擬定與分析、評價與篩選、對策整合與排序以及實施計劃制定,四個步驟。但是實際操作中我們會發現很多醫院都會省略流程,對策擬定與分析之間不一定有因果關係,對策評價與篩選重複較多,沒有整合分類等等。為什麼會這樣呢?
因為很多人在進行分析的時候不是上網搜索之前的經驗,就是向其他文獻摘錄,並沒有切實的觀察現場工作,自己思考對策。然而,對策擬定這個過程就是大家發揮自己智慧的時候,也是創新和試錯的過程,過於看重之前的經驗會限制品管圈真正的作用。我們相信群眾的力量匯聚可以解決很多問題,同時讓大家發聲,積極獻策,對於圈長的考驗也很大。
最後一個彎路就是標準化。過程進行的很好,但是沒有標準化形成制度,並及時修訂。那麼品管圈最終改善質控的目標也就沒有辦法實現。好的標準化在品管圈活動中佔有極為重要的分量。標準化的目的就是讓對策實施能夠長期穩定的維持,但是有些醫院並沒有認真對待這一環節,各種類型的標準化缺失都出現了,比如說標準作業說明很簡單、無法操作,流程圖邏輯衝突、不規範,甚至是不該標準化的反倒進行標準化。好的標準要滿足準確性、數量化、現實可操作、能及時修訂,這四個方面,所以標準中出現「適當」「加強」「注意」「隨時」等抽象詞語一定不是標準化,比如說「固定鼻胃管時要小心「,這個「小心」是沒有標準的,那這一條標準化就是失敗的。
標準中呈現出來的準確性可以用數字、圖畫和文字共同說明。所以各位醫護人員可以檢驗你們自己品管圈的標準化做得好不好,比如說動作的角度,頻率的次數,間隔的時間,流程等等。另外如果一個標準沒有辦法修訂,比如說流程上的優化,數字的改動等等,這也是標準化不成功的佐證。
科學的工具使用是為了讓我們的工作更加高效,質量更高,所以希望所有正在進行品管圈和準備實施品管圈的醫護人員們,對於上面說的四個彎路儘量少走,讓科學工具發揮效用,改善我們的醫護工作。
文章來源於「燕園管理培訓中心」微課
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