excel數據核對:3個公式讓你完成數據核對問題

2020-12-11 部落窩教育H

之前給大家推送了一篇用PQ完成跨表數據核對的教程,但由於版本限制,好多夥伴都無法使用,今天給大家介紹3個公式,同樣可以完成數據核對。

最近在微信學習交流群中收到某位學員的問題諮詢,問題是如何根據單據編號和物料長代碼返回對應的含稅數額。如下表:

其實這位學員的問題就是如何實現多條件查詢

下面通過一個實例跟大家分享一下常用的幾種多條件查詢方法。

下表是某電商公司的客戶投訴表,現在需要通過A表中的客戶姓名與地區兩個條件來查詢B表中的產品型號,返回到A表的E列中。

1.lookup函數

函數公式:=LOOKUP(1,0/(A3=$I$3:$I$19)*(B3=$J$3:$J$19),$K$3:$K$19)

公式解析:首先通過A3單元格與B表I列數據做對比,同時用B3單元格與B表J列信息做對比。

在excel中如果兩個單元格對比,相等則返回TRUE,在四則運算中用1表示。如果不相等則返回FALSE,使用0表示。

那麼(A3=$I$3:$I$19)*(B3=$J$3:$J$19)這部分運算的結果就只有0或者1兩種情況,因為只有0*1、1*1、1*0這三種情況。

用0來除以0和1,由於分母不能為0,所以0/0返回的是錯誤,0/1返回的結果為0。Lookup函數在查找的時候是忽略錯誤的,所以只有數據運算結果為1的公式滿足條件。

那麼我們就很好理解0/(A3=$I$3:$I$19)*(B3=$J$3:$J$19)的目的就是將正確結果用0表示,其他的變成錯誤值,利用函數查找忽略錯誤這個特點完成查找。

總結:本函數由於使用了二分法原理查找,所以如果數據量較大時運算會很慢。

2.VLOOKUP函數

使用G2單元格在A列中查找,如果查找到對應單元格則返回A列向右第二列的數據。簡而言之:=VLOOKUP(查找什麼,在哪查找,從條件所在列算起找到後返回對應的第幾列數據,精確或模糊查找)。

那vlookup如何才能完成多條件查詢呢?。

還以客戶投訴表為例,按照姓名&地區來匹配產品型號返回到E裡中。

其實我們是可以將A、B兩表中插入輔助列,將姓名和地區都合併到一個單元格中然後使用vlookup來完成。

但是插入2個輔助列後整個表列數發生變動,在工作中往往單元格中有很多公式,如果列數發生變化將直接導致表格中函數公式運算結果錯誤。所以添加輔助列的方式雖然簡單,但不是最好的方式。

那麼不用輔助列如何才能完成多條件查詢呢?

首先我們查找值合併很簡單,輸入函數vlookup時第一個參數可以寫成A3&B3,即可將A3、B3兩個單元格內容合併,作為查找值。

現在問題查找區域也需要做合併。

如果把兩列內容合併在一起,可輸入公式=H2:H19&I2:I19,按ctrl+shift+回車生成結果,然後下拉公式,這樣兩個條件就變成了一個。

接下來通過IF函數提取對應的J列數據,可輸入公式

=IF({0,1},H2:H19&I2:I19,J2:J19),按ctrl+shift+回車生成結果,然後下拉公式,{0,1}表示邏輯值{FALSE,TRUE}。

下面我們詳細來解析一下:

首先在excel中0表示錯誤,1以及其他所有數值表示正確。如下表示例:

通過上面的例子我看到如果IF判斷0則返回錯誤,判斷1則返回正確。

現在我們可以將公式拆分為以下兩種情況:

IF(0, H2:H19&I2:I19,J2:J19),0表示FALSE,所以只能返回J列數據。

IF(1, H2:H19&I2:I19,J2:J19),1表示TRUE,所以只能返回H列和I列合併結果。

那麼IF({0,1},H2:H19&I2:I19,J2:J19)怎麼理解呢?

既然是數組公式,那麼可以將它理解為同時返回兩組數據,0對應的是J2:J19,1對應的H2:H19&I2:I19,構建了兩列數據。

最後我們使用vlookup函數完成嵌套,

=VLOOKUP(A3&B3,IF({1,0},H3:H20&I3:I20,J3:J20),2,0),這裡我們就可以理解為用A3&B3在H3:H20&I3:I20中查找對應J3:J20中的數據。因為公式中

IF({1,0},H3:H20&I3:I20,J3:J20)返回的順序是先返回H3:H20&I3:I20再返回J3:J20。

注意:很多人不明白為什麼嵌套的時候IF第一參數又變成了{1,0},因為這裡我們需要返回的是H和I合併結果作為查找區域。PS:所有數組公式完成輸入後要使用數組三鍵ctrl+shift+ener來返回運算結果!

這樣我們不用輔助列也能通過vlookup函數完成多條件查詢。

3.OFFSET+MATCH函數

下面舉例跟大家分享一下通過offset函數完成多條件查詢。

函數公式:

{=OFFSET($J$2,MATCH(A3&B3,$H$3:$H$19&$I$3:$I$19,0),)}

公式解析:

完成多條件查詢第一步先要確定A表中姓名&地區合併後對應在B表中姓名&地區的順序。這裡我們通過MATCH來完成,我們用個簡單的例子說明。

=MATCH(A2,E:E,0)表示使用A2單元格在E列中查找,0表示精確查找、1小於、-1大於,通常情況下都是精確查找。

MATCH(A3&B3,$H$3:$H$19&$I$3:$I$19,0)表示將A3與B3合併作為查找內容,H列和I列合併作為查找區域,0表示精確查找。

確定順序後我們通過OFFSET函數以順序數據作為偏移行數返回對應數值。

OFFSET函數的功能是以指定的單元格引用為參照系,通過給定偏移量得到新的引用。

返回的引用可以為一個單元格或區域。並可以指定返回的行數或列數。Reference 作為偏移量參照系的引用區域。Reference 必須為對單元格或相連單元格區域的引用;否則,函數 OFFSET 返回錯誤值#VALUE!。

=OFFSET(J2,1,0,1,1)表示以J2單元格作為參照物向下偏移1行,向右偏移0列,返回1行1列數據區域。

=OFFSET($J$2,MATCH(A3&B3,$H$3:$H$19&$I$3:$I$19,0),)表示以$J$2為參照單元格,通過MATCH查找出來順序作為向下偏移的行數,偏移列數量省略表示不偏移,第三個、第四個參數省略表示只返回一個單元格區域。

下面我們來總結一下三種方式的利弊:LOOKUP函數使用過程中運算較慢;VLOOKUP函數使用IF({0,1})數組公式,理解上存在一定難度;OFFSET+MATCH函數公式簡單,可以作為首選方案。

****部落窩教育-excel數據核對公式應用****

原創:龔春光/部落窩教育(未經同意,請勿轉載)

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