一、什麼是簡報？
簡報是工作情況簡要報告的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位用來匯報工作，反映情況、交流經驗、溝通信息的一種應用文體。簡報應用十分廣泛，是各單位、各部門收集信息，交流經驗，匯報工作，反映情況的重要手段。
簡報這種文體源於建國初期。1955年6月9日，國務院《關於所屬各部門工作報告制度的規定》中，要求「各辦、外交、計委、建委、民委、僑委，每兩周向總理寫一次工作簡報，明白扼要地報告所掌管範圍內重大問題的處理、工作中的重要情況和經驗。」這充分說明簡報的重要性。從此，簡報在全國範圍內被普遍使用。
簡報不是正式公文，其匯報工作的作用，不能代替公文的「報告」。下級機關需要向上級機關報告的重要工作事項和情況，應當使用公文的「報告」。上級機關對下級機關的簡報，可以不表態，只作情況了解。需要表態的，可作出指示性意見。
二、簡報的特點
主要有四點：
（一）簡。簡報的名稱已說明它的形式要求簡短、明了，所以有人稱簡報為「千字文」或機關工作的「輕騎兵」，閱讀時間一般以在十分鐘內為宜。文字要平實無華，不搞藝術描寫，理論闡述，感情抒發，只將「怎麼回事」寫清即可。
（二）新。應寫新情況，新問題，新經驗，新動向。如果簡報只是反映人們早已知道的東西，就失去了簡報的作用和意義。
（三）準。即準確無誤地反映情況。一是要抓準問題，選擇確有價值的、值得重視的情況進行反映；二是材料準確可靠，防止主觀臆斷或斷章取義，失去真實性；三是語言文字要準確，不能似是而非，產生歧義。
（四）快。撰稿要快，傳遞迅速，不能拖拉。如果時過境遷，就可能失去意義，有的還會誤時誤事。
三、簡報的種類
由於簡報的使用範圍廣泛，分類相應繁雜。簡報報頭名稱沒有固定的標識，例如有的稱：「簡報」、「簡訊」、「工作簡報」、「情況反映」、「情況簡報」、「經驗交流」、「動態」、「內部參考」、「工作動態」、「工作通報」、「信息交流」等等。無論報頭的名稱叫什麼，它們均屬於簡報。一般來說，簡報可按以下4條原則劃分（從不同角度有多種分法）：
（一）按日期分，有：定期和不定期簡報。
按期向上級機關和有關單位發送常規工作的簡報，屬定期簡報。
為配合某一中心工作、重要活動或發生重大事項、突發性事件而寫成的沒有固定時間的簡報，屬不定期簡報。
（二）按內容分，有：綜合性和專題性簡報。
綜合性簡報，如「財貿信息」，定期綜合報告商店、市場、消費、價格等方面的情況和信息。
專題性簡報，即報告某一項工作或專門事項的簡報。如重要活動、事件或專門工作等。
（三）按保密程度分，有：密級簡報和無密級簡報。
密級簡報閱讀範圍小。密級越高，閱讀範圍越小，如：內參性簡報。因此必須高度重視簡報的安全管理。
無密級簡報閱讀範圍大。這類簡報雖然無密級，但不等於無密可保，也只能在一定的範圍內閱讀。
（四）會議簡報。
召開重要會議，一般都要出簡報，由大會秘書處或會務組組織編發。
四、簡報的格式
簡報格式的結構分為報頭、主體、報尾三大部分。
（一）報頭。主要由四部分組成：
1、簡報名稱。置於首頁上端正中，字體及大小根據需要自定，習慣套紅。
2、期數。一般以年度為單位編制的簡報順序號，如：第X期，置於簡報名稱正下方。特殊的，可列為增刊，單獨編號。
3、編印單位。排列在紅色反線上方左空一字。如：XX市XX局辦公室編印。
4、印發日期。排列在紅色反線上方右空一字。如：2005年X月X日。
如屬密級簡報，要在報頭的左上角用3號黑體字標註秘密等級，同時在報頭右上角編制份號。
（二）主體。
由簡報的標題和正文兩部分組成，是簡報最主要的部分。
如屬轉發性簡報，要在標題上方加「按語」。按語要文筆簡潔，切中主題，不可泛泛而論。
（三）報尾。
標識發送機關名稱。如「送：XXX、XXX。（也可用『報：送：發：』）」。發送機關名稱上下各置一條反線。下反線右端下方
使用圓括號註明該簡報的份數。
簡報文面樣式：
秘密 №06
情 況 簡 報
第X 期
XX市XX局辦公室編印 2005年X月X日
標 題
……………………………………
…………………………………………
……………（正文）。
報：
送：
發：
（共印XX份）
五、簡報的撰寫
（一）標題。
一般地講，一篇文章或一份簡報都應該有標題。從文章方面來說，有「題好一半文」之說，有的還把標題稱為文章的「眼睛」。可見文章或簡報標題的重要性。從心理方面來說，好的標題具有「跳躍感」，可一下跳入讀者心扉，使人不僅想看，而且願意先看這篇文章或簡報。所以要寫好一篇簡報，首先要做好標題。
撰寫簡報標題要注意三點：
1、簡明扼要。簡報有「千字文」之稱，一般短小精悍。如果標題太長，會顯得頭重腳輕，令人厭煩，第一眼就給閱讀人不愉快的感覺。如《發揚當好國家主人翁的精神，珍惜來之不易的權力，認真選舉好人民代表》這個標題就顯得很冗長，不如改成《發揚主人翁精神，選好人民代表》似更好些。
2、文題相對。一般講，一個好的簡報標題應揭示簡報的主要內容，讓讀者一看就大概明白這份簡報所要反映的情況。如《「電貓」捕鼠，護糧又致富》這個標題，既簡潔，又文題相對，有很強的概括力。
3、準確新穎。標題要產生使讀者非看下去不可的魅力，就要生動、醒目，力求新穎別致。但新穎不等於獵奇，讓人費解。如《X縣黨校炊事員怒掀餐桌 出名窮縣一場脫貧對話變成四桌宴席》這個標題既生動，又發人深醒。又如《何必硬要一米七？》這個標題在一定程度上反映了前些年一些女青年擇偶時只注重外表而忽視內在美的錯誤傾向，既準確又新穎。而有篇簡報題為《九尺群鴨蓬勃發展》就令人很費解。
（二）正文。
正文是簡報的核心。一般分開頭和主體兩部分，有「結尾」的簡報比較少。
1、開頭。類似新聞中消息的導語，應做到生動地概括簡報的內容，使讀者對要了解的簡報內容有個總的印象。如有篇簡報開頭：「XX區街道辦事處黨委，在黨員先進性教育活動中，邊整邊改，組織機關黨員深入社區，解決了23個老大難問題，深受群眾歡迎。」這段開頭，用簡明的語言交待了簡報最主要的事實，揭示了全文的目的和結論，以引起讀者注意。
當然，簡報正文的開頭也是多樣的，根據寫作的需要，不可拘泥於一個模式。以下介紹主要的三種開頭方式：
（1）敘述式。平鋪直敘，開門見山，直陳其事，把所要反映的問題明確提出來，是簡報開頭的常見方式。如：「從9月5日起，本市高校學生積極投入了『社會實踐周』的活動。」
（2）結論式。即開頭寫出事情的結果，主體再闡明原因。如：「本市報刊門市部，那種用低級庸俗的廣告來招徠讀者的現象已經看不見了，這是本市郵電職工學習十二屆二中全會精神後出現的新面貌。」這種開頭方式在簡報中用得最多。
（3）提問式。一開頭就提出問題，目的在於引起讀者的興趣和思索。如「去冬今春，全國化肥滯銷，企業虧損嚴重，而XX化肥廠不僅不虧，還有盈利，這是什麼原因呢？」以此提出問題，原因在主體部分於以回答，就是一篇完整的簡報。
總之，簡報的開頭，切忌哆嗦和不著邊際的空話、套話、廢話。如「在……精神的鼓舞下、在……的領導下」等等。
2、主體。簡報的主體要脈絡清楚，層次分明，讓讀者明白是怎麼回事。一般有三種最主要的表述方法：
（1）時間順序法。按事情的發生、發展和結束的先後順序來寫，並注意抓住典型事例。適合於時間脈絡清楚的問題。
（2）平行敘述法。這種方法適用於報告同一時空發生的多場面事件和問題，以平行的方式選取幾個具有典型意義的問題於以敘述，表達出作者的觀點和主張。
（3）數據法。用準確而翔實的幾組相關聯的數據來說明問題（一般列表展示），這種表述方式簡潔而有說服力。
3、結尾。大多數簡報，報告完情況全文就此結束，無須結尾，千萬不可無病呻吟，畫蛇添足。但有的簡報，因事情尚未終結，可用結尾用語。如「發展情況下期再續」、「問題正在處理中」、「事故原因還在調查中」等等。
（二）寫作中需要把握的幾個問題。
1、簡明扼要。簡報一定要簡明扼要，儘可能一事一報。實在需要綜合報告時，也只能在同類而又相似的時間性前提下，將若干事項綜合編發，切不可將「告知對象」不同的事情和問題編在一起。能分期的，寧可分期編發，也不要求全綜合。
2、一斑見豹。在確定簡報主題後，要本著「多事寫少，大事寫小，小事寫好」的原則，認真選取和組織材料進行撰寫。即在同類諸多材料中，選擇少數幾件或一件有代表性的典型事例即可。即使對某件事例尚未窺其全豹，亦可寫其一斑，只要能助於閱讀者了解其事態就可以了，這樣才能做到「簡」。但同時要照顧到「明」，中心內容必須突出，即在時間、地點、人員、數據、情節等主要環節上一定要明確無誤。因此，在寫作技巧上可借鑑清代戲劇家李漁對編劇的一句名言：「汰冗枝，一事體，鳳頭、豬肚、豹尾。」這裡所說的「豬肚」，是指簡報的內容要充實，不能因簡而不明。
3、做到「五要」、「五忌」。簡報正文的寫作，類似新聞中的消息。「五要」是：要真、短、快、活（文筆生動）、強（思想性、政策性強）；「五忌」是：忌假、大、空、套、長。
4、簡報雖非公文，但可直接發送。根據需要，可上報，平送，下發。
5、簡報一般以第三人稱手法撰寫。