今日目標：
如何正確的把Excel當Word來用
今天不聊函數，不講公式，就說說：把Excel當成Word來用，怎麼能用的更好。
上周我們做了第5期的Excel三天體驗營，連續直播了3天，每天2個小時左右。
雖然講課只有3天，但是這個項目，從前期招生、拉人進群、上課通知、課後服務等等，整體籌備要至少7天。
人員方面除了講課的我之外，幕後還有3個社群運營、2個數據運營，一起多人協作。
一個6~7人的小團隊，忙活了7天，少不了要做項目總結，從投入到產出做一個完整的復盤。
前天，項目負責的同事，把最終的復盤報告發給了我，一個在線石墨文檔，4000多字。
圖片做了脫敏處理 ↑
看了不到一半就看不下去了，太長了。
我常常用「把Excel當成Word來用」來形容基礎差的學員，現在明白為什麼，他們要把Word內容放在表格裡了。
我把這個4000多字的復盤文，按問題挨個拆分梳理到了Excel中，舒服了！
Excel對比Word的優勢，就是可以按行、列對信息梳理分類。
- 逐行記錄問題：用列表梳理問題，完成一個劃掉一個，整體掌控感更強。
- 按列整理分類：一個問題按照問題、原因、改善方法、責任人等維度拆解，不重不漏，問題的追蹤、改善更容易落地。
這個表格，其實是我在富士康做了8年，每天都要做的「每日交接表」，同事來回換了四五波了，但是這個表的格式一直沒變過。
就是靠著這個表格，無論是誰寫「每日交接表」，無論做的什麼產品，都可以把問題描述的清清楚楚，改善也都實實在在的落地實施。
這個表格究竟厲害在哪裡呢？我總結了3個部分，一定能對你有所啟發。
- 表達問題，用好2W1H
- 分析問題，理清問題分類
- 改善問題，做好狀態跟進
表達問題，用好2W1H「每日交接表」中的數據列非常多，表格也非常寬，這是後來為了更詳細的記錄問題，不斷追加進去的。
其實「每日交接表」最基本也是最核心的列，只有3個：
- 問題描述，即What，發生了什麼問題？
- 原因分析，即Why，為什麼發生這個問題？
- 改善對策，即How，怎麼去改善問題？
這3列其實是用填空的形式，把大家約束到2W1H的表達框架中，強制你用這種方式來描述問題。
很多人之所以描述問題的時候抓不到重點，因為我們都喜歡把情緒和感受加入到描述中。
比如下面這段話：
這期課程增加了每節直播課的練習素材，可以帶著大家互動練習，學習體驗感其實看起來不是很明顯，需要在這個部分在強化一下，讓大家更大程度感知到學以致用這個點
我們能夠感受到是有問題的，但是核心問題是什麼呢？不夠清楚。這種模稜兩可的表達，非常容易造成溝通上的誤解，製造溝通障礙。
用2W1H的框架來表達，問題可以改成這樣：
問題描述：新增隨堂練習文件，對學習體驗提升不明顯
很多人並不知道如何學習和使用練習文件
原因：練習目標不明確，未形成學習驅動力
練習文件發放時間過晚無法體驗感知問題，並自己動手操作。
案例內容較多，討論時無法形成話題重點。
改善1：練習文件改為反饋效果更好的函數公式、條件格式等效果
迭代練習文件，要讓學員獲得：
1- 掌握複雜函數的技能，學會一個函數，通過其他數據確認函數處理結果。
2- 學會更炫酷的可視化效果，比如條件格式，自動標記考勤合格的記錄
改善2：減少案例內容量，深化每個細節，突出整體效果
用一個案例，貫穿一個知識點。讓每個知識點的收穫感，更好的落地。
是不是清晰了很多？
刪掉情緒、感受上的修飾詞，開門見山、一針見血指出問題，讓溝通效率大幅提升。
雖然讓人感覺有些不留情面，但是會議上的刀光劍影，要好過角落裡看不見的火苗，否則就是幾十萬個0.99相乘的結果。
拋開情緒、感受來描述問題事實的方法，我是從《用事實說話》這本書裡學到的，我和崔永元老師、樊登老師傾情推薦閱讀。
8D報告再引申一下，多囉嗦兩句。
尤其是像富士康這樣的巨頭製造商，幾十萬的員工，日常交流溝通的過程，要清晰、透明到極致，這種極致在問題追蹤上的表現就是：8D報告。
8D報告中的D是Disciplines約束的意思，可以理解成2W1H的高級版，目的使用一套模板，來讓不同級別、不同經驗的員工，擁有統一的問題解決能力。
- D0：計劃：針對要解決的問題，確認是否要用到8D問題解決法，並決定先決條件。
- D1：建立團隊：建立一個團隊，由有產品或製程專業知識的人員組成。
- D2：描述問題：用可以量化的何人（Who）、何物（What）、何地（Where）、何時（When）、為何（Why）、如何（How）及多少錢（How much）（5W2H）來識別及定義問題。
- D3：暫行對策：定義暫行對策矯正已知的問題，並實施並確認此對策，避免用戶受到問題的影響。Immediate action + Immediate correction
- D4：問題改善：確認、識別及確認根本原因及漏失點（escape points），找出所有可以會造成此問題的原因，並且找到為何在問題發生後沒有注意到有問題。所有的問題原因都需要經過確認或是證實，不只是單純腦力激蕩的結果。可以用五問法或是魚骨圖來根據問題或是其影響來標示其原因。Root cause found + Fish bone analysis.
- D5：永久對策：針對問題或不符合規格部分，選擇及確認永久對策：經過試量產來確認永久對策已經解決客戶端的問題。Corrective action
- D6：效果確認：實施永久對策，並確認對策落實效果。
- D7：預防措施：為了避免此問題或類似問題再度發生，修改管理系統、作業系統、實務及流程。
- D8：感謝團隊：認可團隊整體的貢獻，需要由組織正式的感謝此團隊。
分析問題，理清問題分類問題的發生過程非常的複雜，涉及到不同的影響因素，這些因素一多起來，分析問題的時候就容易顧此失彼。
把問題問題影響因素分類，在表格中添加一列專門記錄相關因素，在分析問題時可以起到提醒的作用，避免疏漏。
「每日交接表」中的「問題分類」「重要等級」這兩列的作用，就是這樣的。
問題分類
眼睛只是盯著問題本身，很難打開思路。
按照問題的影響因素，對問題拆分、分類整理，更容易找到突破口。
問題分類的方式有很多、很多，各個公司、各個行業都不相同。
富士康的工作方法中，非常流行一個通用的分類方法：5M法。即：
- 人，Man：導致這個問題的人是誰？
- 機，Machine：問題和哪些工具、平臺相關？
- 料，Material：前提準備物料是否合格？
- 法，Method：過程中的操作方法是否正確？
- 測，Measurement：判斷問題的標準是否正確？
在分析「Excel訓練營」問題的時候，按照5M的分析方法，我把問題分成下面幾個類型
- 人：學員反饋或投訴
- 機：學習平臺問題
- 料：課程產品改進
- 法：運營動作改進
按照分類重新統計問題，很明顯下一步的改善動作，要重點放在「運營動作改善」上面了。
問題分類對我影響最大的是，李忠秋老師的「結構思考力」這本書，裡面提到的MECE法則，是任何分類方法的基準，推薦你閱讀。
重要等級除此之外，我還建議按照問題的「重要等級」來分類。
比如，在「每日交接表」中會把問題分成下面3種等級：
- 一般的：產品的一些小瑕疵，會對感官上的體驗有影響的小問題。
- 嚴重的：功能上的缺陷，驗證影響用戶使用體驗。。
- 致命的：導致產品無法正常使用，造成用戶損失的問題。
「重要等級」分類的優勢，會在年終復盤、客戶審核時，大幅的提升關鍵信息的篩選效率。
我在富士康時，和外籍客戶開「品質周會」，只要「致命」這一欄沒有紅燈，這個會議就會非常的順利，非常簡短。
改善問題，做好狀態跟進
問題未能及時得到解決的一個主要的原因，就是沒有指定「責任部門」和「責任人」。
會議上大家都「心照不宣」，異口同聲的說這個問題要改，要馬上改，但都不願說誰改，更沒人會主動搭檔。這樣的會議開完肯定沒有結果。
「每日交接表」的「責任部門」「責任人」這兩列的作用，就是避免解決問題時找不到人。
責任部門
在會議上定好「責任部門」和「責任人」，直接寫到表格裡，會議結束前，按照這兩列，跟每個人確認好，後續推動問題的時候，會省很多心力。
在備註「責任部門」時，最好具體到人，而且按照每個問題都指定具體責任人，讓每個問題都能落地有聲。
另外「預計完成日期」也非常重要，即便我們知道對方無法按時完成，用他自己立的flag督促，要好過我們不厭其煩的跟催。
狀態最後，再加上一列「狀態」，標記問題當前的進度，通常我常用下面3個狀態：
- Closed：問題已經找到原因，對策已經落地，效果也得到確認，就可以關閉掉。
- On-going：問題正在解析，對策正在落實，效果還未顯現，都是在進行中。
- Open：問題沒有人分析，找不到責任人，一直處在無人接管的狀態，就是完全Open。
和「重要等級」的分類類似，「狀態」這一列的作用，在「復盤」會議上可以對責任部門形成很好的施壓和督促的作用。
另一方面，當看到「致命的」「Open」的狀態都變成0，也會給責任人帶來更多的動力和鼓舞。
總結快速總結一下今天的內容：
1- 表達問題，用好2W1H拋開情緒和感受，開門見山直接指出問題，讓溝通清晰、透明。
2- 分析問題，理清問題分類按照問題的影響因素，對問題拆分、分類整理，更容易找到突破口。
3- 改善問題，做好狀態跟進確定好問題的責任人，讓每個問題都能落地有聲，按照「狀態」統計問題，在復盤會議上對責任部門督促。
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我是拉小登，一個會設計表格的Excel老師
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