畢業季指南 | 什麼是人事檔案？檔案有什麼用？檔案丟了怎麼辦？

很多人找到工作後，對檔案怎麼使用、如何存放等事情非常陌生。因為檔案的原因到處奔波，補辦，查詢，調檔。今天我們就來給您普及一下人事檔案的小知識

什麼是人事檔案？

畢業生檔案是學生畢業前家庭情況、學習成績、政治思想表現、身體狀況的文字記載材料，是用人單位選拔、聘用畢業生的重要依據。

在校時叫學籍檔案，畢業後叫人事檔案。總的來說它是個人經歷的記錄，也是人事管理和服務的依據。

檔案裡主要包括咱們的高校畢業生登記表、學習成績單、在校期間的一切獎懲材料、入團入黨志願書、畢業離校前的體檢表以及畢業生報到通知書等材料。

那麼檔案到底有什麼用呢？

檔案除了供用人單位考察錄用人員之外，也是維護咱們個人權益和福利的憑證，無論是工作調動、考研、公務員招考，還是職稱評審、考資格證、工齡認定、社保辦理、住房補貼發放、入黨、辦理退休等，都要用到它。

存放檔案的方法有哪幾種？

1

單位有人事檔案管理權，可以獨立管理人事檔案。畢業生只要將單位詳細的檔案接收地址提供給學校，學校就可直接轉遞檔案。

2

單位沒有人事檔案管理權，可以集體委託存檔。那麼就將單位委託的人力資源公共服務機構名稱提供給學校即可。

3

單位既沒有人事檔案管理權，又不能集體委託存檔，那檔案將會轉遞到戶籍所在地的人力資源公共服務機構，你可以前去辦理個人委託存檔。

提問

檔案怎麼保管？丟失檔案該怎麼辦？

很多人都不清楚，檔案是不是可以自己留存保管？

按照規定，個人保管他人、本人檔案的行為都是嚴格禁止的，檔案不可以自己保管，更不可以私自拆封。

如果個別學校將人事檔案交給本人轉遞，畢業生必須儘快將密封的檔案交給就業單位，不能「私拆」和「私藏」。否則，一方面容易丟失，一方面也無法證明材料的真實性。

還有人問，檔案保管是不是需要收費？從2016年1月1日起， 廣西就全面取消了檔案保管費。也就是說，現在存檔是免費的。

很多畢業生一直對檔案「犯暈」，直到需要用檔案的時候，才發現自己的檔案不知「丟」到哪兒了。

發現檔案找不到了應該怎麼辦？給大家提個醒，如果找不到自己的人事檔案了，可以和戶口所在地的人力資源公共服務中心、街道辦事處聯繫查找；如果沒有，可以和參加工作前的最後一個學校的相關部門聯繫，非京籍畢業生也可向生源地的畢業生就業工作部門諮詢。

對於畢業時間較長且已經多次變換工作的人，要向最近的就業單位或自己確認曾存檔的單位或存檔機構進行諮詢。

另外，有人說很少對自己檔案裡的工作經歷等內容做及時更新。但類似工作表現、業績考核、職業道德、繼續進修、獎懲記錄等方面的情況，最能反映檔案持有人的個人經歷，大家應該上點心，及時到檔案管理部門完成變更工作。

編輯：壹城新疆

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