北政辦〔2009〕258號
各縣、區人民政府，市政府各部門，各管委會，市直各事業、企業單位：
根據《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式（GB/T9704—1999）》，以及《廣西壯族自治區人民政府及辦公廳公文格式細則》（桂政辦發〔2007〕158號）的規定，經市人民政府同意，現將修訂後的《北海市人民政府及辦公室公文格式細則》印發給你們，請參照執行。2002年9月29日印發的《北海市人民政府公文格式細則》同時廢止。
二○○九年十一月十三日
北海市人民政府及辦公室公文格式細則
總 則
第一條 為進一步規範北海市人民政府及辦公室公文格式，根據《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式（GB/T9704—1999）》，以及《廣西壯族自治區人民政府及辦公廳公文格式細則》的有關規定，結合我市實際，制定本細則。
第二條 北海市人民政府公文形式，按機關公文代字劃分，常規性公文形式包括：北政發、北政報、北政函、北政布、北政幹、北政土字、北政閱(北海市人民政府專項工作會議紀要)、北海市人民政府全體會議紀要、北海市人民政府常務會議紀要、北海市人民政府市長辦公會議紀要、內部情況通報等公文形式。
北海市人民政府辦公室公文形式，按機關公文代字劃分，常規性公文形式包括：北政辦、北政辦報、北政辦函、北政辦幹、北政辦復、北政辦人等公文形式。
公 文 格 式
第三條 北海市人民政府及辦公室的公文格式主要有文件式格式、信函式格式、會議紀要格式等。這些公文均由眉首、主體、版記三部分要素組成。置於公文首頁紅色反線以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
第四條 公文眉首，包括公文份數序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、籤發人等。文件式格式、會議紀要格式的公文，眉首部份一般約佔公文首頁的2/5，請示件約佔1/2；信函式格式公文約佔公文首頁1/5。
第五條 公文份數序號，是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號，用阿拉伯數碼頂格標識在公文首頁版心左上角第1行（見式樣二、三）。
第六條 公文密級，分為絕密、機密、秘密3個等級，用3號黑體字頂格標識在公文首頁版心右上角第一行，兩字之間空1字；如需同時標識保密期限，則秘密等級與保密期限之間用「★」隔開（見式樣一、七）；信函式格式在武文（紅色）線下1行版心左側頂格，文件標題之上標識（見式樣十三）。
凡未標識保密期限的公文，絕密級按30年、機密級按20年、秘密級按10年進行管理。
第七條 公文緊急程度分為特急、急件兩種。凡需24小時內辦結的公文定為特急件，需3天內辦結的公文定為急件。緊急程度用3號黑體字頂格標識在公文首頁版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，則秘密等級在版心右上角第1行，緊急程度在第二行（見式樣一、七、十一）。但信函式格式在武文（紅色）線下1行版心左側用3號黑體字頂格標識（見式樣十三）。
第八條 發文機關標識：北政發、北政報、北政辦、北政辦報公文標識由「發文機關名稱＋文件」組成（見式樣一至十一）；北政函、北政土字、北政幹、北政布、北政辦函、北政辦復、北政辦幹、北政辦人公文只標識發文機關名稱（見式樣十二至二十二）。發文機關名稱應當使用發文機關全稱或規範化簡稱，發文機關標識使用紅色小標宋字體。聯合行文時，主辦機關應排列在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布（見式樣六）；聯合行文機關較多時，必須保證公文首頁顯示正文。
第九條 公文發文字號，由機關代字、年份和序號組成，用3號仿宋體字標識。發文字號中，年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號「〔〕」括入；序號不編虛位（如1不編為001），不加「第」字。聯合行文，使用主辦機關發文字號。文件式格式公文：北政發、北政辦公文發文字號在發文機關標識下空2行，紅色反線之上居中標識（見式樣一至六、八至十）；北政報、北政辦報公文發文字號在發文機關標識下空2行，紅色反線之上左側，左空1字標識（見式樣七、十一）。北政函、北政土字、北政幹、北政辦函、北政辦幹、北政辦人公文的發文字號標識在武文線下1行版心右側頂格標識（見式樣十二至十五、十八至二十一）。
第十條 上報的公文需標識籤發人姓名，平行排列於發文字號右側。籤發人姓名居右空1字，「籤發人」用3號仿宋體字，籤發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識籤發人姓名（見式樣七、十一）。
如聯合行文，有多個籤發人、主辦機關籤發人姓名置於第1行，其他籤發人姓名從第2行起在主辦機關籤發人姓名之下按發文機關標識順序依次順排，下移紅色反線，使發文字號與最後一個籤發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
第十一條 公文主體，包括公文標題、主送機關、正文、附件說明、發文日期、公文生效標識、附註等要素。
第十二條 公文標題，一般位於公文眉首之下，主送機關之上。北政發、北政報、北政辦、北政辦報、北政辦電公文標題由「發文機關名稱+公文主要內容+文種」組成；北政函、北政土字、北政閱、北政幹、北政辦函、北政辦幹、北政辦人公文的標題由「公文主要內容+文種」組成。公文標題中除法律法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題應力求簡明扼要，用2號小標宋體字，可一行或多行居中排布；回行時，應注意詞意完整，排列對稱，間距恰當。
市人民政府批轉的報告、意見，被批轉的公文標題不冠機關名稱，文末冠機關名稱（見式樣四）；市人民政府轉發上級機關的公文，被轉發的公文標題冠機關名稱並標註發文字號（見式樣五）；市人民政府辦公室轉發平行機關的公文，被轉發的公文標題不冠機關名稱，在標題下面註明機關名稱和年月日（中文數字），並用圓括號括入（見式樣十）；如機關名稱字數過多，可另行排在標題之下、年月日之上，年月日用圓括號括入。
第十三條 主送機關，指公文主要發往機關。主送機關名稱應當使用機關全稱或者規範化簡稱、統稱。主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識。公文主送機關名稱按縣、區人民政府，市政府部門、管委會，市級雙管單位，市直事業、企業單位的順序排序；跨系統聯合行文的，按黨、政、軍群順序排列。主送機關名稱過多，回行時仍需頂格。因主送機關過多而導致公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中，在主題詞之下，抄送之上予以標識。
第十四條 公文正文，位於主送機關下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。結構層次序數，第一層為「一」，第二層為「（一），第三層為「1」，第四層為「（1）」。公文中的數字，除成文日期，部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應用阿拉伯數字。
第十五條 公文附件說明，應在正文下空1行左空2字、用3號仿宋體字標識「附件」，後標全形冒號，冒號後標識附件順序號和附件名稱。附件順序號使用阿拉伯數碼，附件名稱後不加標點符號，如回行應與上行文件附件名稱文字齊平。附件應在附註之後、主題詞之前另頁全文列印，與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時依順序標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂的，應在附件首頁的左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識「附件」及序號（見式樣一）。
第十六條 公文成文日期是公文生效的時間，用中文數字將年月日標全，「零」寫為「〇」。公文成文日期以發文機關負責人籤發的日期為準；聯合行文以最後籤發機關負責人的籤發日期為準；電報以發出日期為準。如機關負責人籤發後，因故不能及時發文，時間耽擱超過20天的，成文日期應重新確定。
公文生效標識是證明公文效力的表現形式，必須加蓋發文機關印章。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，並加蓋發文機關印章。成文日期右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。兩個單位聯合行文，也不署發文機關名稱，只標識成文日期並加蓋兩個發文機關印章，成文日期應適當拉開，左右各空7字，主辦機關在前，兩個印章互不相交或相切，相距不超過3mm，兩個印章均壓在成文日期上（見式樣六）；3個單位以上聯合行文，發文機關名稱按主辦機關在前、其他機關在後的順序排列逐一署名在相應位置後，並加蓋發文機關印章；印章每排最多排3個，兩端不得超出版心，最後一排如餘1個或2個印章，均居中排列，最後一排印章之下右空2字標識成文日期。
第十七條 當公文排版後所剩空白不能容納印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得採用標識「此頁無正文」的方法解決。
第十八條 公文附註，位於主題詞之上，成文日期之下空1行，左空2字用3號仿宋體字標識並用圓括號括入。公文附註一般是對公文發放範圍、使用時需要注意的事項加以說明等，如「此件登報（政報）」、「聯繫人：××× 聯繫電話：×××××××」等（見式樣七、十一、十六、十七）。
第十九條 公文版記，包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期、份數等要素，置於公文最後一面。
第二十條 主題詞是用於提示公文內容、便於公文檢索查詢的規範化詞，在抄送欄之上，居左頂格標識。「主題詞」用3號黑體字，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。主題詞按照《國務院公文主題詞表》的規定和要求標引。
第二十一條 抄送機關，設在主題詞下1行，用黑色橫線加以區分。抄送欄根據公文內容性質和文種、格式不同，分別設「主送」、「分送」、「抄送」行。一些不宜在正文上設置主送機關的，在抄送欄中用「主送」標識；需要送黨委、人大常委會、政府、政協負責人的用「分送」標識（一般僅用在會議紀要格式）；需要送其他隸屬和不隸屬部門的用「抄送」標識。機關名稱的排列分3層：第一層為黨、軍、群；第二層為人大常委會辦事機構，政協辦事機構，法院、檢察院；第三層為各民主黨派機關，工商聯。
抄送欄左右各空1字，用4號仿宋體字標識「主送」、「分送」、「抄送」，後標全形冒號。主送、分送、抄送機關名稱需回行時與上行機關名稱文字對齊，同一單位各部門名稱間用頓號隔開，其他用逗號隔開，每個層次的機關名稱末尾標句號。
第二十二條 印發機關欄，設在抄送欄之下，用4號仿宋體字標識。印發機關居左空1字，統稱北海市人民政府辦公室；印發日期居右空1字，用阿拉伯數碼標識。印發日期為公文付印的日期；無抄送機關時，印發機關欄在主題詞之下，佔1行位置。
印發份數居印發機關欄下右空2字標識，使用4號仿宋體字，用圓括號括入。
第二十三條 公文應當標明頁碼的順序編號，用4號半角白體阿拉伯數碼標識。單面印刷的，用阿拉伯數碼標識在每一頁公文的下端居中；雙面印刷的，用阿拉伯數碼標識在每一頁公文的右或左下端，置於版心下邊緣之下1行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
第二十四條 北政土字公文用信函式格式印發，專用於土地行政管理和審批。主題詞詞目中文種為「批覆」（見式樣十四）。
第二十五條 北政布公文主要由公文標題、發文字號、正文、發文日期、公文生效標識等要素組成。公文不標註主送機關、版記要素。公文標題由「發文機關名稱+公文主要內容+公告」組成。文件字號在標題之下，正文之上各空1行居右頂格標識。印刷對外張貼公告不標註發文機關標識，印刷用紙尺寸根據實際工作需要而定（見式樣二十二）。
第二十六條 北海市人民政府全體會議紀要、常務會議紀要、市長辦公會議紀要公文份數序號、秘密等級、保密期限和緊急程度等要素的標識與文件式格式公文相同。發文機關標識由「會議名稱+紀要」組成，發文機關標識之下居中標識會議紀要編號。
市人民政府常務會議紀要、市人民政府市長辦公會議紀要在正文之後列出席人員、請假人員、列席人員名單。出席人員和請假人員列市長、副市長、市政府秘書長、市長助理；列席人員列參加會議的副秘書長及各單位的副處級以上負責人（見式樣二十四、二十五）。
第二十七條 市人民政府專項工作會議紀要以北政閱公文形式印發，公文標題由「會議主要內容+會議紀要」或「會議名稱+紀要」組成，如「研究××問題的會議紀要」或「××會議紀要」，會議紀要成文日期（中文數字）置於標題下面用圓括號括入，在正文之後列出參加會議的人員名單（見式樣二十六）。
第二十八條 內部情況通報，適用於刊登市人民政府領導人的講話稿，眉首佔首頁的2/5 。公文份數序號、秘密等級、保密期限等要素的標識與北政發、北政報、北政辦、北政辦報公文相同。內部情況通報標識下空1 行居中標識期號；印發機關在紅色反線之上左側，左空1 字標識；成文日期在紅色反線之上右側，右空1 字用中文數字標識。領導人講話的時間在標題之下用3 號楷體字（阿拉伯數碼）居中標識，並用圓括號括入（見樣式二十七）。
第二十九條 北政辦復公文用信函式格式印發，在首頁右上角用英文字母A、B、C、D加圓括號頂格標註「（×）類」字樣，A類、B類、C類、D類的劃分按《北海市人民政府辦理人大代表建議和政協提案工作的規定》（北政發〔2009〕92號）執行。發文機關標識為「北海市人民政府辦公室」。發文字號標識在紅色反線之上居左側，左空1字標識；籤發人在紅色反線之上右側，右空1字標識。北政辦復公文標題為「對Ｘ屆人大Ｘ次會議第Ｘ號建議的答覆」或「對政協Ｘ屆委員會第Ｘ次會議第Ｘ號（Ｘ類Ｘ號）提案的答覆」，發文機關印章為北海市人民政府辦公室，主題詞詞目中文種為「函」（見式樣十六、十七）。
第三十條 明傳電報的眉首約佔公文首頁2/5，公文標識不署發文機關，只標識「明傳電報」字樣；在公文標識下第1條黑色反線上右側右空1字標識「籤發人」，左側左空1字標識發往單位；在兩條黑色反線之間，左側標識緊急程度，右側標識「共×頁」，居中標識發文字號。公文標題由「發文機關名稱+公文主要內容+文種」組成（見式樣二十八）。
第三十一條 更正後並重新印製的公文在首頁左上角文件序號上方以3號黑體字標識「更正重印件」字樣；更正重印公文有電子公文的，應在「更正重印件」字樣的下方以4號宋體字標識「原電子和紙質公文同時作廢，以更正重印公文為準」字樣。
印 刷 格 式
第三十二條 公文用紙一般採用國際標準A4型紙（210mm×297mm），左側裝訂。文字從左向右橫排。一般情況下，正文用3號仿宋體字，每頁排22行，每行排28個字。
第三十三條 公文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。
附 則
第三十四條 本細則由北海市人民政府辦公室負責解釋。
第三十五條 本細則自發布之日起施行。
主題詞：文秘工作 公文 格式 通知
抄 送：市委各部門，北海軍分區，駐市部隊，武警北海支隊，各人民團體。
市人大辦，市政協辦，市中級法院，市檢察院，北海海事法院。
各民主黨派北海市委會，市工商聯。
北海市人民政府辦公室
2009年11月13日印發
（共印300份）