前言：
在工作中，你是否會有很多項目需要跨部門審批?有時遇到一些要求嚴格而又忙碌的領導，可能需要放下面子多番催促才能完成任務。下面的這個職場案例，需要寫一封催促郵件，邀你一起來探討一下。
一、故事小場景：
有一位HR，被安排組織公司年會，費用預算申請很早就發給了公司的財務總監，希望他能及時批覆，但財務總監一直拖著沒回復。她想起去年就是因為他回復太晚，預算遲遲不到位，很多工作都無法按時進行，導致年會組織不夠理想，被領導批評。
於是，她寫了一封郵件催促：
您批了預算後 ，我們才能去訂下酒店會議廳，現在是會議繁忙季節，酒店會議廳可能在12月30日以後就被別家公司佔用了，去年就是因為預算批晚了，誤了酒店預定的最後期限。
二、如果你是這位HR，你會怎麼寫這封郵件呢？（以下為建議範文：）
Dear Leo，您好！
我是HR的Katy，感謝您在忙碌中抽空查閱這份郵件！
10月26日下午我已經把公司今年年會的方案和預算發到您的郵箱了，但由於我的疏忽，上次忘記把年會費用的組成和對比情況，以及項目時間表一併發給您了，所以再次附上這兩項情況，方便您進行審批，謝謝！
1、費用組成以及和去年的對比情況：
2、執行進度時間節點
綜上所述，2020年度的中國區年會總預算為92萬，比去年同步下降52%，符合公司疫情期間的嚴格控制開支的政策方針。
請您在11月15日前回覆審批意見，後面的項目進度即可按時間表推進。
另外，此費用已經HR部門VP Jack審批，也已經跟財務部門的資金組經理Tina 詳細核對過各項費用組成，如有需要查看他們的意見請見下方郵件詳情。
再次感謝您的支持，若不清晰的地方，請您隨時聯絡我，期待您的批覆，謝謝！
HR Katy Can
2020年11月6日
三、復盤思考：
1、 郵件目的：提醒儘快審批。要注意發這個郵件之前已經發過一次審批郵件，這是再次提醒和催促，不能將之前的郵件內容重複發送，否則容易引起反感。可以嘗試找個合適的理由說明之前的郵件疏忽了某些事項，所以重新再發一次，以便領導可以更清晰審批的內容。
2、換位思考：從接收者的角度出發去考慮，財務總監習慣看各種表格，所以應該將數據用簡潔清晰的表格對比展現給她看。同時由於工作繁忙，很多領導審批郵件都不會打開附件來詳細查看，建議將核心要審批的數據和結論都放在郵件正文，讓他可以一目了然。如果一個審批郵件能讓領導用手機瀏覽一分鐘就可以做出決策的話，你就贏了。
3、時間節點：相關的項目時間節點一定要清晰，讓對方明確知道，如果沒有在應該審批的時間回復，可能會對後面整個項目進度有很大的影響。對於一些大項目來說，這個延誤進度的責任成本，是會引起審批者的考慮的。不過，也請注意，提醒郵件起到的作用，應該「歸責」不是「追責」，所以，要注意態度要尊重委婉，點到即可。
4、背書效應：要了解對方審批需要考慮的因素，對於財務預算來說，符合既有的審批流程最重要，所以可以附上他審批之前已經審批過的環節和人員意見，讓他知道此項審批已經過很多環節的檢查和確認，已經有項目組的決策背書，那麼相對來說，他承擔的審批責任就會輕很多，審批起來就會相對快速很多。