excel數據處理技巧：分類匯總讓你的數據井然有序

編按：哈嘍，大家好！平時我們做表的時候，難免會遇到數據繁多、雜亂的情況，今天要給大家分享的是一個excel中整理數據的神功能——分類匯總，它能3秒解決數據「髒、亂、差」的問題，讓你的數據煥然一新，趕緊來看看吧！

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當工作表中的數據比較繁雜時，可以在對關鍵字進行排序後，通過分類匯總的方法對數據進行分析，如統計某部門的員工數量、某業務員的業績情況等，對於經常用Excel處理數據的人來說，分類匯總是一個必不可少的技巧，它可以讓很多工作事半功倍。

話不多說，下面通過某銷售公司的訂單信息來學習分類匯總的知識。

一、創建多欄位和多匯總方式的分類匯總

某銷售公司需要將一段時間內的訂單信息列舉到工作表中，現在需要根據員工信息，統計出其訂單的總金額，同時將該員工相同的商品訂單信息進行歸類、匯總、計數，使數據更加條理化，方便查詢。

在進行分類匯總之前，首先需要對工作表的數據進行兩重條件的排序。如下圖所示，如果在根據「經手人」欄位創建「總金額」欄位的求和分類匯總之前，沒有先對「經手人」欄位進行排序，這就會導致當相鄰記錄並不是同一經手人時，它們會分別產生一個匯總項。這樣非但不能看出每一個「經手人」的「總金額」匯總數據，反而會使表格數據顯得更加凌亂。

我們的需求首先是根據員工信息統計其名下訂單的總金額，其次是把該員工名下相同的商品訂單信息進行匯總，這可以通過先創建一個「經手人」欄位的「求和」分類匯總，然後再創建一個「商品名稱」欄位的「計數」分類匯總來實現，具體步驟如下：

①  選擇數據區域任意單元格，在「數據」選項卡中單擊「排序」按鈕，選擇「自定義排序」，分別以「經手人」和「商品名稱」作為關鍵字，對數據表進行排序。單擊「確定」按鈕關閉對話框。

②  在「數據」選項卡中單擊「分類匯總」按鈕。

③  在彈出的對話框的「分類欄位」中選擇「經手人」選項，「匯總方式」默認「求和」，在「選定匯總項」列表框中選中「總金額」複選框，再單擊「確定」按鈕。 

在創建分類匯總的時候，分類欄位可以是表格中已有的任意欄位，我們在實際操作時，應選擇具有實際分類意義的欄位進行分類。而匯總的類型決定了匯總行中匯總欄位的值，如上表中匯總的「總金額」用的就是「求和」的匯總方式。

④  再次打開「分類匯總」的對話框，將「分類欄位」設置為「商品名稱」選項，「匯總方式」設置為「計數」，匯總項設置為「商品名稱」，取消選中「替換當前分類匯總」複選框，並單擊「確定」按鈕。

⑤  一個多欄位多方式的分類匯總就做成了。

無論是單獨創建多個分類欄位的分類匯總，還是包含多種匯總方式的分類匯總，都需要執行一次分類匯總創建的操作過程，這其中的關鍵在於必須取消選中「替換當前分類匯總」複選框，否則，新的分類匯總將替換原來的分類匯總，無法達到多種分類匯總共存於同一數據區域的目的。

二、快速查閱匯總結果

對工作表進行分類匯總，是為了更方便的查看每種類別的匯總數據，經過分類匯總後的工作表通常需要隱藏無用數據或顯示明細數據。

現在需要在銷售公司的訂單信息匯總表中隱藏「洪七公」的明細數據，我們選擇「洪七公匯總」區域，在「數據」選項卡中單擊「隱藏明細數據」按鈕，或者單擊左側對應的「－」按鈕，就可隱藏該類別下的明細數據，僅顯示匯總行的數據。

同樣，如果需要顯示被隱藏的明細數據，可選中該匯總行，然後在「數據」選項卡中單擊「顯示明細數據」按鈕，或單擊匯總行左側的「+」按鈕，就可顯示該類別下的明細數據。

在創建了分類匯總或分級顯示數據的表格中，工作表左側將出現「分組級別」任務窗格，在窗格上方會顯示當前表格的分組級別，單擊相應的級別按鈕，可以顯示該級別的數據，以及隱藏下一級別的數據。

三、按類別將匯總結果分頁顯示

分類匯總可以非常方便的對數據進行「條件統計」、「條件求和」等分析，如果需要將數據按類別分別列印到不同頁上，比如按員工信息，分別列印出每位員工的訂單信息，就可以通過分類匯總實現。

操作步驟：單擊「數據」選項卡，選擇「分類匯總」，在分類欄位中選擇「經手人」，匯總方式選擇「求和」，在選定匯總項中勾選「總金額」以及下方的「每組數據分頁」複選框，再單擊確定按鈕。這樣一來，表格會根據員工信息自動插入 「分頁符」，通過列印預覽即可看到效果。

四、刪除分類匯總

對數據分析完後，為了方便後續對數據的引用和計算，我們可以在不影響表格數據的前提下，刪除分類匯總的功能。

我們可以在創建了分類匯總的數據區域中選擇任意一個單元格，在「數據」選項卡下單擊「分類匯總」按鈕，在打開的對話框中單擊「全部刪除」按鈕即可。

OK，今天我們介紹了分類匯總功能，聰明的你有什麼別的想法，歡迎留言。

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