在過去的2020年,各式各樣的突發狀況打亂了我們過去一整年的計劃,也永遠地改變了我們的生活方式。不同人在2020年有著不同的經歷,但有一件事相信大家都有所體會,那就是讓你我都又愛又恨的「遠程辦公」。
對老闆來說,遠程辦公是恢復工作、保證公司「正常」運作的最好辦法;對我們上班族來說,遠程辦公是一次難得的「在家摸魚」機會。但無論身份如何,遠程辦公對大家來說都是一場未曾嘗試的全新挑戰:如何保證遠程辦公的工作質量?如何提高遠程辦公的工作效率?這都是遠程辦公是大家需要面對的難題。
遠程辦公遇到的困難
在我看來,遠程辦公最大的問題在於它模糊了工作與與生活的邊界。過去我們「線下上班」有一個固定的通勤過程,有一個固定的工作場所。公司、工位、打卡這些事物為我們帶來一種「儀式感」,讓我們能意識到自己正在工作,從而完成「生活」與「工作」的狀態切換。這也是WeWork這樣的合租辦公室能在前幾年火遍全球的主要原因——對絕大多數打工者來說,我們需要一個與生活相對割裂的工作環境。
同時,遠程辦公也暴露了平時溝通不及時、不到位問題。過去在辦公室裡,即使微信釘釘郵件統統沒有回覆,我們都還有最終手段——走到桌前面對面討論。但線上辦公,尤其是遠程辦公的情況下,要是有人「玩消失」,一時間你還真沒辦法聯繫到對方。儘管對方可能是被家裡那些「不得不走開」的瑣事幹擾,離開的時間往往也只是短短幾分鐘,但頻頻出現的「幾分鐘」足以打斷大家的工作流程,讓整個項目停工。
為什麼會有這種現象?
為什麼遠程辦公就「一定」會出現工作效率低下的現象,在我看來還有更深層次的原因:遠程辦公、尤其是在家辦公所遇到的問題,本質上是工作與家庭兩個身份之間的矛盾。
一天24小時,除去8小時的休息時間,剩下的16小時我們通常會對半平分:8小時用來工作,8小時用來做非工作的事。這兩個8小時之間有著明確的時間與地點區分,這種時空的間隔讓我們不需要把在家的情緒帶到工作中,也不需要把工作的事物帶回家——即使加班也是在公司把工作做完。
但遠程辦公,尤其是在家辦公的出現,混淆了我們兩種「工作」與「生活」兩個身份:雖然我穿著睡衣,但我坐在電腦前寫稿子;雖然我在視頻會議,但屏幕外依舊放著電視劇。種種工作與生活的「混搭」,本質上都是兩種身份混淆的體現,只不過當兩種身份衝突時,我們往往都會選擇「生活」而不是「工作」。
除此之外,因在家辦公混淆了「工作」與「生活」的身份,因此也改變了我們原先「工作生活1:1」的8小時分配,變相讓我們習慣將原先8小時的工作內容平攤到10小時、甚至是12小時去完成。因工作與生活不再明確區分,我們會傾向用更多的時間去完成原本的工作,換句話說,我們會有意無意地降低工作效率。
遠程辦公帶來的商機
但有需求自然就有商機,針對遠程辦公的種種不便,不少公司都第一時間推出了自己的解決方案。比如遠程會議服務軟體Zoom,就因為在家辦公伴隨的線上會議需求,在短短3個月時間內實現了67%的用戶增長。
除了用於企業線上會議,Zoom也在海外地區被當作是遠程教育的橋梁:海外高校多有將信息系統外包給網際網路公司以節省預算的傳統。在疫情期間,由於專門線上授課平臺的缺失,多家海外高校都選擇藉助線上會議平臺遠程授課。直到Zoom因多次爆發信息安全問題被各地區政府「點名封禁」,由谷歌推出的Google Classroom才有了反超的機會。
而按照慣例,這些線上雲會議或教育平臺不會對終端用戶收費,只會向服務發起者——上述例子中的企業或學校收費。儘管各平臺在疫情期間都提供了免費的服務計劃,但只要在疫情期間證明了自己的商業模式有有前景,在疫情結束後這些線上會議、線上授課平臺有望迎來大幅利潤增長。
除了帶動線上平臺發展,遠程辦公與遠程授課的出現也刺激了原本沉悶的平板電腦與筆記本電腦市場。在「上網課」之前,平板電腦對大家來說從來都不是一個剛需——家裡有手機有電腦,再買臺iPad幹什麼?但隨著在家辦公、在家上網課等用戶需求的誕生,以iPad為首的平板電腦市場迎來了前所未有的市場空缺:自2020年1月以來,各型號iPad長期處於缺貨狀態,2020年2月更是出現售價上萬元的12．9英寸iPad Pro全線售罄的現象。
同樣迎來銷量劇增的還有筆記本電腦,其中入門級筆記本電腦在北美市場更是出現了全面脫銷,一度需要有關慈善團體為有需求的家庭募集二手筆記本電腦。在2020年,除戴爾的全球出貨量較去年稍有下滑外,各大品牌的出貨量都有不小的提升。其中單是宏碁(Acer)出貨量更是提高了23．6%,頭部品牌聯想的出貨量更是突破1600萬臺。
大屏顯示器、人體工學椅等「辦公硬體」與網絡攝像頭、無線耳機之類的周邊外設也迎來了銷量提升。可以說在家辦公、線上教育等需求的出現,從硬體到軟體全方面「帶活了」整個相關產業鏈。
疫情之後
但在我們為遠程辦公歡呼的同時,我們還需認清一個事實:海外疫情尚未平息,歐美等線上辦公主力地區更是處在水深火熱當中。當未來疫情平息後,這些遠程辦公相關產業鏈還能否像今天這樣輝煌?遠程辦公的盛世究竟是「一剎的花火」還是一條可持續的道路?
儘管我非常認可遠程辦公的理念,但就過去一年遠程辦公的結果來看,現階段遠程辦公的表現顯然不足以說服各位老闆全面轉向線上作業。即使是有著超高執行能力的蘋果,也因遠程辦公而拖延了iPhone SE2與iPhone 12系列的進度。儘管部分企業向員工開放了永久遠程辦公的條件,但在我看來,遠程辦公顯然還不夠成熟。
當然了,在疫情平定後,各款如火如荼的線上辦公服務並不會就此消失,但這些服務未來很可能只是臨時的解決方案,僅作為線下辦公的輔助。換句話說,我們離全面線上遠程還有一段距離。
如何高效遠程辦公?
從公司的層面來看,遠程辦公可以降低公司的行政開支,同時也能打破地理位置的限制,吸納全球的人才。從這個方面來看,適當地開放遠程辦公其實也能促進企業的發展。
那麼如果我們選擇了遠程辦公,該如何提升自己的工作效率呢?在我看來,最簡單的方式就是準備一個與生活區獨立的辦公區。這個辦公區可以是一個專門的書房,可以是一個共享的工位,甚至可以是圖書館、咖啡店裡的一個位子。只要能將生活從工作中「剝離」,讓這8小時只專注於工作,就可以提升工作效率。
同時,我們也可以藉助第三方工具,在不影響信息安全與保密的情況下引入外部工具作為遠程辦公的輔助。遠程辦公的場景促生了許多項目管理與協作工具,這些工具的出現不僅可以方便項目管理,同時也能讓工作流程規範化,流程化。
遠程辦公對不少企業來說都是一次不小的挑戰,但遠程辦公也同樣是企業改革的一次機會。能不能把握遠程辦公的機遇對企業轉型至關重要,如果能順利度過遠程辦公的轉型,相信在遇到下一次未知挑戰時,企業也一定能平穩度過。