一般書信可分為稱呼、正文、結尾、署名、日期五個部分，每個部分都有一定的格式。
1、稱呼。
在信紙的第一行頂格寫上稱呼，稱呼後用冒號「：「。這是寫信人對收信人的稱謂，表達寫信人與收信人之間的關係。我國民族眾多，家庭成員及親屬之間的稱呼，往往不大一樣，但基本相同。
常用的稱呼分別有：
⑴父母，稱父親(爸爸、爹)、母親(媽媽、娘)。聯在一起稱父母親或者雙親。自稱兒子或女兒。
⑵父親的父親稱祖父(爺爺)，父親的母親稱祖母(奶奶)。自己稱孫子、孫女;母親的父親稱外祖父(外公、姥爺)，母親的母親稱外祖母(外婆、姥姥)。自稱外孫、外孫女。
⑶父親的哥哥稱伯父(伯伯、大爺)，伯父的妻子稱伯母(大娘、大媽);父親的弟弟稱叔父(叔叔)，叔父的妻子稱嬸母(嬸嬸、嬸娘);父親的姐妹稱姑母(未出嫁的稱姑姑)，姑母的丈夫稱姑父。自稱侄男或侄女。
⑷伯(叔)父的兒子稱堂兄、堂弟;伯(叔)父的女兒稱堂姐、堂妹。
⑸母親的兄弟稱舅父(娘舅、舅舅)，舅父的妻子稱舅母(舅媽);母親的姐妹稱姨母(姨媽、姨)，姨母的丈夫稱姨父(姨丈)。自稱外甥、外甥女。
⑹舅父、姨母、姑母的兒子、女兒稱表兄、表弟或表姐、表妹。自稱表弟、表兄或表妹、表姐。
⑺哥哥的妻子稱嫂嫂，自稱弟。
⑻弟弟的妻子稱弟媳(弟妹)，自稱兄。
⑼姐姐的丈夫稱姐夫，自稱內弟;妹妹的丈夫稱妹夫(妹婿)，自稱內兄。
⑽妻子的父母稱嶽父、嶽母，自稱女婿。
⑾妻子的姐妹稱姨姐、姨妹，自稱妹夫、姐夫;妻子的姐(妹)夫稱襟兄、襟弟，自稱襟弟、襟兄。
⑿丈夫的父母稱公公(爸爸、公爹)、婆婆(媽媽、公婆)，自稱兒媳。在稱呼前面加上一些適當的形容詞，可以進一步表達寫信人對收信人的感情，也會使收信人覺得親切、愉快。如：敬愛的祖父、祖母。親愛的爸爸、媽媽。
說明幾條細則：
1、給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如「爸」、「媽」、「哥」、「嫂」等;親戚關係的，就寫關係的稱謂，如「姨媽」、「姑媽」等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如「趙阿姨」、「黃叔叔」等。
2、給平輩的信。同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上「同學」、「同志」，如「小明」、「老張」、「三毛」等。
3、給師長的信。通常只寫其姓或其名，再加「老師」二字，如「段老師」、「大海老師」等。對於十分熟悉的師長，也可單稱「老師」。假如連名帶姓，在信首直稱「孫一平老師」就顯得不大自然且欠恭敬。上述幾種場合，可按特殊對象，視情況加上「尊敬的」、「敬愛的」、「親愛的」等修飾詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱「尊敬的」，反而顯得見外，對年輕女性貿然稱呼「親愛的」，那就有失檢點了。
2、正文。
在稱呼下一行空兩格寫正文，寫信的主要內容，或告訴對方情況，或交流思想感情，或詢問、提出某些問題，要把事情一件件清清楚楚寫明白。正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是「您好!」「近好!」依時令節氣不同，也常有所變化，如「新年好!」「春節愉快!」問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。問候語之後，常有幾句啟始語。如「久未見面，別來無恙。」「近來一切可好?」「久未通信，甚念!」之類。問候語要注意簡潔、得體。接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3、結尾。
正文寫完後，要按收信人和自己的關係，寫上一些表示敬意或祝願的問候語作為信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。
如「此致」、「敬禮」等，在正文下一行，前面空兩格寫起。
⑴對長輩，可用「敬祝健康」、「恭請金安」、「福安」、「長壽」等。
⑵對平輩，可用「祝你愉快」、「工作順利」、「祝你進步」、「春安」等。
⑶對晚輩，可用「祝你學習進步」、「順問近好」、「望多保重」。
結尾的習慣寫法有兩種：
(1)在正文寫完之後，緊接著寫「此致」，轉一行頂格或空兩格寫「敬禮」。
(2)不寫「此致」，只是另起一行空兩格寫「敬禮」、「安好」、「健康」、「平安」等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫「祝你」、「敬祝」，再空兩格寫上「安好」、「健康」等。
4、署名。
寫上自己的稱呼和姓名。在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上「恭呈」、「謹上」等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
5、日期。
在落款下面寫上年月日。目的是讓對方知道寫信的時間，也可同時寫上地點。如「2001年6月20日於瀋陽」。
6、補充內容。
如果信寫完後，忽然想起還有什麼事情需要補充，可在信的後面寫上「又」、「另」、「附言」等字樣，然後把要補充的話寫上即可。