5個人管理篇:用好這三種方法,讓你成為時間管理的高手

2020-12-10 華哥問道

不管學習知識,還是學習技能,都需要佔用時間來完成。世界上最公平的事,就是上帝分配給每個人每天的時間都是一樣的,不管你是達官顯貴,還是平民百姓,每天都只有24小時。如果你有幸能活成百歲人生,你甚至比很多富人都擁有更多的時間。所以從這個角度來說,管理好時間,利用好時間,可能是平民百姓唯一能夠逆襲的機會。

在當今時代,時間可以作為一種商品進行交易,所以時間也是一種成本。通俗地說,時間成本就是如果把原本做A事情的時間用於做B事情,放棄了由做A事情給你帶來的價值。比如,我今天晚上加班能賺500元,可是我放棄加班去陪家人看電影,這樣我看電影的時間成本為500元。時間成本是我們做好時間管理的重要決策依據。

市面上時間管理方法有很多,比如四象限法、GTD工作法、柳比歇夫時間管理法、莫法特休息法、6點優先工作制、番茄工作法,麥肯錫30秒電梯理論等等。面對這麼多方法,應該怎麼做呢?

首先,我們要樹立三個觀念:

第一,時間管理法是一套組合拳法。做成任何事情都不可能是一招制敵的結果,一定是幾種方法有機結合、靈活運用的結果。所以,我們要搞清楚這些方法解決問題的側重點在哪裡,然後選擇適合自己的方法,並把不同的方法組合起來使用,以達到最優的效果。

第二,任何方法都不是萬能的。有些方法適合你,有些方法不適合你,所以一定要結果自己的實際情況來選擇,但是每一種方法都有它獨特的理念,把這些好的理念吸收過來,學以致用即可。

第三,時間管理是一種技能。我在前面文章提到,技能是需要不斷練習的能力,所以時間管理重在實踐,否則就是紙上談兵。

接下來,給大家推薦我常用的三種時間管理方法:

第一種:四象限法

美國著名管理學家科維在《高效能人士的七個習慣》中提出的一個四象限法是根據帕累託原則,也叫二八原則提出的。其核心原則是生活中80%的結果幾乎源於20%的活動,所以我們要把注意力放在那20%的關鍵事情上。按照這一原則,根據每一件事情產生的影響程度來判斷輕重緩急,並且分成四類:緊急且重要、重要但不緊急、緊急但不重要、不重要也不緊急,不同分類的事情採取不同的策略,如下圖所示:

第二種:GTD工作法

GTD,(Get Things Done)是由世界最具影響力的個人與組織效率思想家之一戴維·艾倫提出的一套「移動硬碟」式的時間管理方法。這套方法核心思想是:把所有待處理的事情全部從大腦中清除出去,讓大腦用來思考,而不是記事。這套方法有三個步驟:

第一步,收集。就是把所有待處理的事情放入「收集籃」裡,清空大腦。以前,很多人習慣用小本子做收集。如今的智慧型手機時代,我們就可以藉助雲筆記APP來做收集,例如有道雲筆記,印象筆記。比如,我們可以在雲筆記中創建一個名為「待處理」的文件夾,作為電子收集籃。我可以收到重要的郵件轉發到雲筆記;看到好的微信文章,可以分享到雲筆記;去客戶現場調研時拍的原始資料照片,可以保存到雲筆記,等等。

第二步,整理。就是把電子收集籃中的所有事項進行分類整理,分別按照以下規則移到對應的文件夾中:

1.把沒有價值的事情直接刪除。

2.把有價值的資料移到「歸檔」文件夾。

3.把需要將來某個時間處理的事情移到「將來」文件夾。

4.把需要指派別人處理的事情,立即指派,並且移到「等待」文件夾。

5.把需要親自處理的事情移到「下一步行動」文件夾。

第三步,回顧。就是每天定時檢查「下一步事項」有沒有待處理的事情;看看「將來事項」有沒有需要處理的事情;跟蹤一下「指派事項」的進度如何,是否已經完成。

按照以上三個步驟每天如此循環往復地做,隨時收集,隨時處理,隨時回顧,日清日結。

第三種:番茄工作法

我相信,下面這張圖片,大家一定很熟悉。對的!這就是首富王健林的一天行程表,難怪他能傲慢地說:「先給自己定一個小目標,比方說我先掙它一個億」。

在這裡,我要提到一個重要的時間管理概念,叫「時間顆粒度」。時間顆粒度是一個人管理時間的基本單位。王健林的時間顆粒度是十五分鐘,比爾.蓋茨的時間顆粒度是五分鐘,絕大部分人的時間顆粒度是半天或一小時,試問你的時間顆粒度是多少?

番茄工作法是一個設定時間顆粒度的簡單易行的時間管理工具。它由弗朗西斯科·西裡洛於1992年創立。比如,我們選擇一個待完成的任務,設定一個番茄時間(25分鐘),在番茄時間內專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄鐘響起,然後在紙上畫一個記號,記錄下來;然後設定一個番茄休息時間(5分鐘),短暫休息一下。結束一天的工作後,根據記錄對當日的工作學習情況進行復盤,同時可以對第二天的時間進行規劃。

上面簡單介紹了三種時間管理的方法,想詳細描述,請看百度百科,在此不再贅述。四象限法為我們提供了一個判斷工作事項輕重緩急的思考框架,而GTD工作法為我們提供了一個待處理工作事項的管理工具,番茄工作法是為我們找到合適的時間顆粒度來保證工作的專注度。這三個方法的使用邏輯是:GTD作為工具管理你的待處理的工作事項,用四象限法對這些工作事項進行分類整理,分別移到「歸檔」、「指派事項」、「下一步事項」等文件夾,然後通過番茄工作法找到最適合自己的工作節奏,進入心流忘我的狀態,從而達到事半功倍的效果。

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