公文校核過程中需要規範的幾類詞語
●政府辦公廳秘書處
一、表示時間的詞
(一)時間概念要表述清楚，一目了然，儘量不使用「今年」、「去年」、「明年」、「本月」、「上季度」等時間代詞，儘量避免使用「最近」、「近來」、「近期」等概念模糊的時間詞。
(二)表示公曆世紀、年代、年、月、日、時刻的時間詞，要嚴格遵守國家頒布的《出版物上數字用法的規定》(以下簡稱《規定》)，如「1998年」不能寫成「98年」，「90年代」不應寫成「九十年代」(豎排時除外)。
(三)使用歷史朝代年號時，要加注公曆年份。如「清道光二十年」應寫成「清道光二十年(1840年)」，「清鹹豐十年九月二十日」應寫成「清鹹豐十年九月二十日(1860年11月2日)」，「民國38年」應寫成「民國38年(1949年)」。
二、量詞
表示長度、重量、面積、容積和其他量值的詞，要嚴格執行《規定》的要求。
三、概約詞
嚴肅性、權威性、確定性是公文的生命，即使是定性的東西，也要求是確定的，不可模稜兩可。諸如「基本上」、「一般」、「部分」、「一些」、「大多數」、「少數」等不確定的詞儘量少用或不用。非用不可時，要嚴肅對待，實事求是，切不可迴避矛盾，或大事化不，或隨意誇大。
四、介詞
公文中使用介詞的頻率很高。因此，公文校核時要特別注意介詞使用得是否恰當。一要避免畫蛇添足。如「對情節嚴重的，由……依法懲處」應刪掉其中的「對」。二是避免介詞連用。如「關於對……的修改意見」，「關於」和「對」都指向同一個對象，兩詞連用是沒有必要的。去掉「對」將上句變成「關於……的修改意見」時，顯得更加明快利落。
五、專有名詞
對公文中人名、地名、機關名、事物名等專有名詞的校核，要按照以下幾個原則進行：
(一)按照權威部門認定的或長期以來通用的名稱使用；
(二)注意人的職務、機關單位名稱、行政區劃的變化，應使用最新的名稱；
(三)使用標準全稱，不要自做主張隨意縮略；
(四)注意同一名稱在公文中的前後一致性；
(五)名稱必須與所指對象的性質相符，如「中央各部委」指中共中央宣傳部、組織部、統戰部、政法委等黨中央的組成機構，「國家各部委」指國務院所屬各行政機構，「國家農業部」不能說成「中央農業部」，「中共中央組織部」也不能說成「國家組織部」。
六、縮略語
公文不提倡使用縮略語。但由於語言環境的需要，含義十分明確、已在公文中約定俗成的縮略語，有時也可以使用。對縮略語，校核公文時應注意以下幾個問題：
(一)文字相同，但可以有幾種解釋的，要用全稱。如「四化」可以理解為「四個現代化」，也可以理解為幹部「四化」，除非在文中意義十分確定，否則，最好不用。
(二)根據公文使用的方向和範圍確定使用或不使用縮略語。如在下行文或在本地區發生效力的公文中，盟市或旗縣名稱可以統一使用簡稱，但在上行文或向兄弟省區、毗鄰地區出據的公文中則必須使用全稱。
(三)根據語言環境和使用場合恰當使用縮略語。如在教育戰線的公文中，可以將「基本普及九年義務教育、基本掃除青壯年文盲」縮略為「兩基」，意義尚較明確。但是，如果將「兩基」用於針對其他戰線或行業的公文中，代表其它的兩個「基本」，恐怕就有些不妥。再譬如，在一般的公文中，使用「中國」即可，而在法律文獻的標題中，在對外公告或發布聲明時，則必須使用全稱。
七、格式語
對長期以來公文寫作中約定俗成的一些格式化用語，要遵守約定，不得隨意更改、立異標新。如請示的結語，不論請示事項是否獲得批准，都得用「以上妥否，請批覆」；平行文的結束語，如屬知照事項不需答覆的，則用「專此致函」，如屬需要答覆的，則必須用「專此致函，請復」；報告的結尾，則需要使用「專此報告」。再譬如，請示語多用「懇請」，商洽函多用「商請」等。特別需要注意的是，商洽函具有平行性或不相隸屬性，在公文中不能因為事情的重要而將「商請」改作「懇請」。
八、祈使語
在下行文中，常常用到「必須」、「應該」、「要」、「不應」、「不得」、「不準」、「不要」等祈使語。對於這類詞語，一要根據上下文的關係、具體的語言環境等因素，仔細揣摩，恰當運用。一文「要」到底有時是必要的，但缺乏生氣。二要注意避免語意重複。如「要求各地區要……」、「希望各地區要……」、「我們必須要……」中的「要」都可刪去。因為，「要求」、「希望」、「必須」等都表示祈使意義，再加上一個帶祈使意義的「要」，形成了語意重複，顯得拖沓、累贅。