一、序言
小美是銷售一部的助理，人如其名，人美做事也美。她總是慢條斯理的、優雅的完成的一項項任務。但是她也有苦惱，就是總加班。經常看到她同時處理多件工作任務，每件事情都做一點，同時進行，她說這是「平行工作、統籌思維」。可是卻無力推進每個任務的進度，在多個任務間跳躍，整體效率不高。
二部的助理小燕相反幾乎不加班。她的說法是「做完一件事再做另一件」，如果沒有十萬火急的事情，她會讓新任務排隊。
不論銷售業績、覆蓋區域，還是人員構成，一部和二部都相差無幾，助理的工作內容和工作強度也沒有太大差異，可是兩位助理的工作效率表現差別卻不小。
其實觀察兩位銷售助理的工作，你會發現她們都很忙，有整理不完的發票、報表，協調不完的銷售會議。可是小美總是效率比較低，而小燕卻能輕鬆應對工作，時間和精力似乎都很充裕。
為什麼二者工作效率會有如此大的差別吶？深層的原因就一個工作思維模式不同。
二、忙碌的你為什麼效率總比別人低？
忙碌的你效率總比別人低，表面原因有很多，如工作習慣、時間管理習慣、團隊文化習慣等等，但歸根到底，就是工作思維模式沒有達到工作效率的要求。
1 固著於原有思維模式，拖了我們的後腿。人腦有一整套完善的機制，來維持自己對世界的認知和理解始終保持「穩定」。
這套機制由來已久，從我們的祖先面對危機四伏的原始時代開始，那時想生存就要學會快速的「預判環境」和「作出反應」，為了提高生存率而這套機制被創造出來。但也因為這套機制，我們的大腦變得封閉和頑固，不容易被說服和改變。因為大腦有一個特性——節能！它會儘可能地節省需要消耗的能量。
越簡單的信息，越容易被大腦吸收 —— 因為接收起來「不費腦」。複雜的信息，大腦會傾向於把它簡化，從而降低認知成本。
大腦常用的簡化模式是壓縮：把一段事實，壓縮成一個高信息密度的觀點。把處理一系列事務的方法壓縮為模式、流程。把細節去掉，用更抽象、更概化的詞彙去描述。
大腦會孤立記憶這些觀點、模式，而忘記它們的推理過程、發生環境、事實依據等信息。
於是你記住了思維模式，經年不變，對它的應用日益純熟，可你忘記了這個模式的由來，工作環境日新月異的，陳年不變的思維模式如何跟上工作的需求？
聽過一個故事，新招聘了一個大學生，入職三個月還不曾獨立工作過。 老闆有意試探，就安排了一個小任務給他，可是小夥子沒辦成。老闆有些惱怒，說要罰他。小夥子說了一句「只要不請家長就行。」頓時辦公室裡笑聲一片。
這是個故事，揭示了一個道理，離開學校還保留著學生思維，會不適合工作環境。同樣的，職場人不能與時俱進的更新工作思維，也會滿足不了工作的需求。
2 不適宜的思維模式外化為無效的工作行為，讓你的工作效率低下當某個思維模式被你記住，我們會開始用它去思考周圍的問題，把它作為我們的「思維框架」，甚至作為性格、態度、世界觀的一部分 ——將它內化於心。
內化學說是心理學家維果茨基在分析了智力形成的過程提出的。維果斯基認為，高級的心理機能來源於外部動作的內化，這種內化不僅通過教學，也可以通過日常生活、遊戲和勞動等來實現。
思維模式的內化過程就是人們在實踐過程中，總結、分析、簡化經驗信息，把對客體的認知內化為主體認識世界的模式。
「內化於心，外化於行」，我們將會形成配套的工作行為，去踐行這套思維模式。
比如你起初會安排自己的每日工作日程，可是發現每天都會被「上級安排的其他任務」打亂原有計劃，於是「老闆說了算，等安排就好」的想法內化在你心中。
行為上你會放棄自主權，有事情的時候就開始做事，沒事情的時候就上上網聊聊天，忙的時候天天加班，閒的時候在辦公室聊天，老闆還嫌你工作效率低。
這種無自主性的工作習慣常常讓工作失去控制。
三、如何通過工作思維的轉變，提高工作效率，擺脫忙亂狀態
作家本田直之在著作《槓桿思考術》中強調要實現Doing more with less，就要改變思維模式，隨思維的轉變，實現「一分耕耘，無限收穫」是完全可能的。
強化大腦的「免疫力」，避免思維模式固著，就要讓大腦適應複雜、探索多樣性、擴充和轉變工作思維。思維模式的改變就會帶動工作行為的改變。
那麼我們應該培養怎樣的工作思維才能擺脫忙碌而無為的狀態吶？下面介紹三種基礎思維方式。
1 培養分類思維，通過分類整合資源和時間，同類事務一起處理。分類思維的歷史很是悠久，《戰國策》中就提過」物以類聚，人以群分「的概念。分類思維在我們的工作更是有諸多體現。《辭海》中定義分類：根據事物的特點分別歸類。《分類學》更是成為學科，有廣義與狹義之分，廣義分類學就是系統學，是分門別類的科學， 狹義分類學特指生物分類學。
那麼分類思維在職場是如何應用的吶？
舉個大家熟悉的例子，在市場營銷中有一個非常重要的概念叫Customer segmentation（顧客分層）。由於年齡、收入、性別等因素的不同，人們有不同的生理、心理需求。需求不同的消費者組成了不同的細分市場。這個顧客分層其實就是分類思想。
分類思維對於個人、工作管理也都很有用。分類思維能把複雜混亂的事情梳理出脈絡，並逐個擊破。
在豐繁複雜的工作內容中，可以按照不同的規則把他們分類。比如用時間管理中的四象限規則，把工作區分為「緊急重要」、「緊急不重要」、「重要不緊急」、「不緊急不重要」四類。在比如用服務對象的規則，把工作區分為「向老闆負責任務」、「向客戶負責任務」、「向關聯部門負責任務」、「向下屬、同事負責任務」四類。
將工作分類的目的是集中資源、時間、精力，對同類事務在一個時間段內集中處理。這樣的好處在於資源不必重複調用，精力集中。比如面向客戶的合同處理，可能用的是同一個模板，集中處理就不必反覆修改反覆調用，並且處理同類事務時，我們對這類事務的敏感性會變高，處理時長可能縮短。
再比如你上午集中處理「緊急重要」的事情，你會刻意避免打擾，注意力高度集中，同時在時間壓力下，你的工作效率也會大大提升。
2 應用MECE法則,發揮邏輯分析力，學習整理事務的邏輯線，將相關事務協調處理在《像麥肯錫顧問一樣思考》一書中，作者提出MECE（發音：me see）分析法是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的首字母縮寫詞，中文意思是「相互獨立、完全窮盡」，即所謂的 無重複、無遺漏，縱向到底，橫向到邊。
應用MECE法則，可以儘可能的將一項任務相關的因素窮盡，將與一個任務相關的各個環節找出來。我們再對每個環節進行操作界定，通過每個環節的協同工作和完美完成，來實現工作任務最後的完美實現。這裡可以應用很多技術實現MECE，比如數據分析、魚骨圖、決策樹等。
《大數據時代》一書中提到「大數據關注的不是因果關係，而是相關關係」，結合數據的相關思維，能夠幫助我們找出事物之間隱性關係，從而發現以往沒發現的重要相關環節。比如超市通過顧客的購買數據，發現商品擺位和顧客購買之間的關係，從而定義了貨架擺放這一重要銷售環節。
在《像麥肯錫顧問一樣思考》一書中，作者專設一章《發揮邏輯分析的強大力量——注重「邏輯樹分析法」的問題思考法則》論述決策樹的應用。
決策樹（Decision tree），它既可以當做一個體系化的分類思維，也可以當做一個流程圖甚至是一個檢查清單來使用。從頂端一點開始，它一層一層往下展開。每一層都有若干個支點，而每個支點會分解成多條支線。每個支線都是影響最終頂點是否能夠實現的重要環節。
舉個列子，我們要主辦一個宴會，那麼用相關思維如何列清所有環節吶？
Step1 查詢以往宴會承辦的公司內部案例，同業公司案例等數據，通過數據分析發現關鍵環節。
Step2 對宴會承辦工作進行拆解，拆解工具可以是決策樹、思維導圖、WBS等。
比如宴會準備階段的拆解：
01 列出宴會準備的核心工作，儘量做到無遺漏。
02 對每個核心工作進行拆解，列明操作性動作。
03 安排每項工作到人。
Step3 製作查核清單，每個工作收尾前去查核工作的完成情況。
Step4 宴會結束後進行復盤，發現做的好的部分和出現的問題並製作修正方案。
Step5 將本次工作的經驗總結作為知識管理的一部分留存在公司。
可見應用MECE法則,發揮邏輯分析力可以幫助我們整體思考工作任務，整理出任務的各個環節，相關事務協同處理，促成任務的完成。
思考步驟總結如下：
Step 1 通過經驗總結和數據分析，整理出與任務相關的各個環節。
Step 2 通過各類分析工具，分解各個環節的工作，並執行各個分項工作。
Step 3 查驗各個環節的完成情況，查缺補漏，最終完成總體任務。
Step 4 經驗總結和留存。
3 培養閉環思維，做的事事有交代，個個不落空。閉環思維最著名的應該是戴明環PDCA循環。
PDCA循環的起源，要追溯到20世紀20年代統計學家沃特發明,戴明改良與普及，最終演變成了科學管理的一個非常重要的工具.
Do就是去做去執行。Plan指計劃。在行動之前，先分析目標是什麼，用什麼方式去實現最有效率，識別潛在的問題、障礙與風險等等。Check指檢查，去追蹤與評估自己的行動是否已經達到了目標，有哪些差距和改進空間，總結與反思。Action是總結你的反思、經驗教訓，形成調整方案或下一次行動方案，從而促使結果的達成。
這個閉環思維為什麼重要？因為它不僅讓你養成了凡事有檢查，有結果的工作習慣，更指明了一條螺旋式上升的發展途徑，在每次總結反思中，你發現了更優的行動策略，也會逐步成就更優秀的你。
小燕在銷售助理的崗位上就是反覆使用閉環思維，讓工作越來越輕鬆的。比如每個助理都會處理行程定製（買機票、火車票、訂酒店等），發票整理的工作，這個工作夠瑣碎，但小燕有自己的一套。
她第一次整理髮票時，就是貼一貼、統計一下金額、拿去報銷。但她發現由於發票分類不符合財務部要求，兩次被打回重新整理，很浪費時間。財務部雖然有發票分類指引，但是比較粗狂很多「個別問題」要到財務部去問。於是她自己整理了一套財務部發票分類要求細則，並在每次發票報銷過程中進行總結、增加。這就是小燕執行了發票整理工作過程中進行檢查，並總結反思，整理出可以指導自己下一次行動的細則，從而大大節省了反覆按財務部要求調整的時間，提高了工作效率。
總結
「忙」是現代職場人的常態，如何在忙中提升自己的工作思維，提高工作效率，就是我們制勝的重要法寶。培養分類思維、相關思維、閉環思維，會大大提升我們的工作思維結構，助力我們的職業成長。