留學申請是個系統的過程，每個細節裡都有同學們的心血。過程中也常常免不了跟學校溝通，以便及時解決問題。
給大學寫郵件是最最最常見的溝通方式，不管你是DIY，還是通過機構申請，會發郵件都是留學申請過程中的必備技能，到校上課後更加重要。
郵件溝通適用於問題並非十萬火急，需要清晰表達、傳遞文件、或保留溝通記錄等情況。
整體來說，郵件的成本更低，時間更自由，精力消耗最少。掌握好以下幾點，它會是非常有效的溝通方式。
1. 找到對的人
跟學校溝通，要先根據問題類別找到正確的部門，否則郵件轉來轉去，到不了負責人手中，只會白白浪費時間。
與本科錄取相關的問題，跟 undergraduate admission office 溝通
與碩士錄取相關的問題，跟 postgraduate admission office 溝通
針對某個專業/課程的問題，跟 programme director 或學院負責人溝通
與語言課相關的問題，跟 language center 溝通
與宿舍申請/分配相關的問題，跟 accommodation office 溝通
系統無法登陸或網頁無法使用，跟IT部門溝通
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如果不確定自己要問的問題由哪個部門負責，可以在發送給一個部門時抄送另一個部門。
比如交完學費未收到學校的收款確認，大家可以給cashier office發郵件的同時，抄送admission office。因為各個學校處理事情的流程不盡相同，無法明確知道這件事由收款辦公室處理，還是招生辦公室負責，同時發送可節省時間。
如果不想讓對方知道你同時發給了兩個人，可以選擇密送，收件人互相不可見。
聯繫方式可以從以下途徑找到：
1）學校以往發來的郵件：發件人郵箱，或者郵件內容、落款中都有可能找到你想要的聯繫郵箱；
2）學校offer或其他文件：文件頁眉、頁腳中通常都有聯繫方式，文件內容中也可能附有郵箱或電話；
3）學校官網：如果前兩種方式都沒找到想要的郵箱，就可以去官網查找，先看contact 中是否有具體郵箱；admission office的郵箱通常藏在Study / Apply / Prospective Student 項目下。
2. 標題很重要
學校每天處理大量郵件，尤其是申請高峰期，招生辦公室的老師們都在超負荷工作。如果你的郵件標題沒擬好，會發現學校經常回答得文不對題，解決不了你的問題。
溝通講求效率，有些大公司內部郵件甚至要求直接把core points寫在標題中，只看標題就能將問題分類。
做到標題完全體現內容不現實，但至少要告訴學校你要做的是什麼。標題中建議體現的內容包括：
郵件類型
如 Enquiry / Status follow up / New Application / Request
問題類型
如 Entry Requirements Enquiry of MSc Management programme
你的身份
如果已遞交申請，可加上姓名和學生號，如 Request for pre-sessional language course application form _ San ZHANG s5124563
如果未遞交申請，處在問詢階段，可以對自己的身份進行歸類，如 Enquiry of application timeline for international postgraduate applicants
提示信息
需要對方特別重視的信息，可以放在標題中，如Postgraduate students accommodation application for Fall 2020 intake, airport pick-up required
特殊標示
緊急郵件請標「Urgent」，需要找具體負責人，可以寫「Atten + 姓名」，要求或不要求回復，可加「Response (not) required」
3. 郵件內容
一封郵件通常包含的內容有：
對方稱呼
加上對方稱呼，或者簡單打個招呼，是基本的社交禮貌。
Dear Admission Officer
Dear Professor
Dear Sir/Madam
Dear Mr. James
Hi Sara,
Hello Ms. Forrest
根據對方的身份以及你與對方的熟悉程度選擇合適的稱呼，初次溝通通常用Dear，已經熟悉了可以用Hi或Hello。
你是誰
簡單介紹自己，讓對方了解你的身份。
比如
I am an international applicant interested in applying for the MSc Marketing programme.
或者
I just submitted my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2020, and my application number is 123456.
你要幹什麼
說明來意，用簡單的語言告訴對方你想做什麼。不要過分介紹背景，不要大段鋪墊，不要找各種理由，不要複雜地描寫心理活動，除非你要做的事真的非解釋不可，或者你寫郵件就是為了解釋特殊情況。
許多歪果仁和我們的腦迴路不一樣，你鋪墊太多他們就找不到重點了，忽略了你真正想表達的內容。就算要介紹背景，也建議先直擊重點表達意圖，再引入背景介紹。
你想讓對方做什麼
這部分很重要，千萬不要讓對方去猜。你希望對方回答你的問題，還是給你發送文件，或者儘快審理你的申請，用簡潔而禮貌的方式表達出來，包括你有什麼特殊要求。
結束語
結束時，禮貌地表示感謝或祝願。不需要太冗長，否則對方反而覺得不適。
比如：
Thank you for your time and patience
Have a nice day
Best regards
Warm regards
Sincerely yours
Best wishes
落款
落款處是自己的姓名，可附帶聯繫方式以及學生號，或者其他能夠讓學校辨別你身份的信息。
細心的同學可能發現了，小編反覆提到簡單、簡潔等字眼，因為郵件不同於essay或者statement，它的主要功能是傳達信息，太冗長的郵件學校極有可能不回復，或者回復特別慢。
大量處理郵件時，我們習慣將清晰明了，方便解決的郵件在第一輪隨手處理，需要時間去閱讀或查詢的郵件標起來有時間再解決，冗長而無實際信息量的郵件就極有可能被捨棄。
如果一封郵件中需要解決的問題較多，建議標出序號，分條列點寫清楚，不要讓閱讀郵件者去找條理劃重點，誰都不想做閱讀理解呀~
4. 郵件 Manner
同一封郵件不要多次發
有些同學為了引起對方注意，同一封郵件發3封甚至5封，很容易引起對方反感。試想一下，超級忙的一天，你收到3封一模一樣的郵件，心裡想不想罵人。有些強迫症患者，還會去比對每封郵件是不是完全一樣，"大家來找茬"，這個遊戲在忙亂的時候可一點也不好玩。
不要所有郵件都標urgent
真正緊急的郵件，鼓勵同學們標註緊急符號，但如果每封郵件都標，就不是一個好習慣，看起來像個任性的孩子。
圖片或文件發送
正文中儘可能不要直接添加圖片或文件，對方很可能無法查看，添加到附件中更穩妥。文件不要太大，調整大小後再發送，太大的文件下載會有問題。同一份文件的多個頁面，學會用Adobe PDF合併後再發送。
謙和有度，據理力爭
一方面，我們儘可能彬彬有禮，態度謙和。
常用的敬語包括：
Could you please help ...
Please kindly advise...
Is it possible to...
May I expect...
Who should I address to...
I sincerely hope...
I would be grateful if...
It's a great favor that...
通常情況下，情態動詞的過去式表達出的敬意要高於現在時。
另一方面，恭謙有禮不代表無下限忍讓。我們需要有禮，更要有理。當受到不合理對待，或者學校處理有失公允時，我們要擺出事實與依據，爭取自己的權益。
當然，郵件畢竟不是即時通信工具，獲取信息上會有延遲甚至遺漏。有時候，學校郵箱中積累了成百上千封未讀郵件，處理完已經是幾天之後，有時候不小心點開了郵件卻未回復，很容易導致漏回，我們苦苦等待的回信可能永遠也不會有。
所以！需要即刻解決的問題，還是電話更直接！
但是，電話溝通對英語口語要求高，臨場反應能力也要快，很多同學對跨國電話唯恐避之不及。大家可以把握一下其中的「度」。