申請期過了就不用發郵件了嗎？
對於很多拿了 offer 的小夥伴來說，會靈活發郵件依舊是一項非常重要的技能，溝通的進步是一門長期的功課哦。
而對於打算出國留學的小夥伴來說，申請前期怎麼索要推薦信、申請期間怎麼套磁、申請後期怎麼寫 Argue 信？一封準確、精煉、專業、高效的郵件是成功的關鍵！
郵件到底怎麼寫才是有效的呢？我們往下看。
本期講座主題：
郵件寫作技巧
Dingyi
棕櫚專業導師
畢業於上海外國語大學
曾在北京外國語大學交換
郵件的骨架郵件寫作這個東西並不神秘，無非就是開、正文、結尾和主題四大塊，這四塊構成一封郵件的框架。說來容易，其實寫作的時候有沒有把事情講清楚，每部分是否承擔起自己的作用，就決定了這封郵件的好與壞。
開頭/稱呼（ salutation ）
正文（ body ）
結尾（ closing ）
主題（ subject ）
開頭該如何寫開頭的重要性就在於，這決定了這可能是一個接受你的開始，也可能是一個吐糟你的開始。重點是，你跟收信人熟還是不熟！
規律：不熟悉的時候可以用 family name ，熟悉可以用 dear …
正文部分需要包括什麼？
State your purpose clearly and appropriately!
You are writing this email for what?
一個信息寫一段話
I am asking for your help...
I am writing to request an unpaid leave...
I know you are overloaded with your work, but I do need your help and advice about...
I am so happy to hear that...
怎麼收尾？
主題是什麼？
a few words（簡潔凝練）
suggesting the key infomation（關鍵詞）
not too vague ( "Contacting you" "Quick question")
it has something to do with your purpose
申請後期郵件普通類:比如確認網申完成、常規催促 offer 、拒絕 offer 、Refer 別人。
理工同學催促 PDH offerDear Admissions Officer,My name is XX, and I’m a current applicant for the 2019 Fall XX program at XX School of XX. I’m writing this email to check if there is any final decision yet on my application, and if not, I hope to be notified about when the decision would be made.As the date quickly approaches XX/ xxth, the deadline from other programs』 offers I have received, I really look forward to hear from you about my application decision, since this program is my dream one. I would really appreciate it if I can be timely informed about whether I could be a new member in the XXX research family this coming fall.Many thanks for your assistance and I sincerely looking forward to hearing from you soon!Yours sincerely, XX
這樣說很簡潔明了，先開門見山做自我介紹，再說明意圖，就是想催一下自己的 offer 什麼時候來，非常的誠懇有禮貌。可以把這個案例作為參考。
特殊需求類( offer 相關)即被拒絕或待定後的表白信、Argue conditional offer。
Argue letter 中文理解就是表白信，學校在拒絕你的申請之後，你不甘心，你想再寫一封表白信告訴人家要錄取你的理由。
Argue 其實也表達出了你的心意，一旦出現機會，學校往往也會考慮 argue 的候選人，argue 的成本也不高，往往只需要發一封 Email，還可以補充自己的見解和進展。
要弄清楚學校拒絕你的理由，確認之後就可以進行 argue 了，對症下藥很重要！
要點:
個人信息的明確，可以附上自己的 Application number
Match , Match , Match 要講你跟項目契合的點
儘可能地言之有物，給出明確的需求
禮貌及篇幅，不要過長
特殊需求類( Money 相關)申請延遲繳納 offer 定金(留位費)、 (還有延期 offer 類，需要具體個案討論)、爭取獎學金
要點:
明確簡潔，你的教授每天會收到 25-30 郵件，所以如果你的問題很簡潔明了那是最好的（一般是把問題一條條列出來）
獎學金與家庭狀況的描述（要實事求是，不要過分誇張）
不太推薦過於糾結定金
申請期間郵件
普通類:
要點:前期研究 VS 大膽提問
「囧」案例XXI found you haven’t submitted some recommendation letters. Can you submit them as soon as possible?Dear Mr. XX，This is XX, your student of XX. Thank you for your valuable support during my application process.I am writing to update my recommendation letter submission status. +List.I would appreciate if you could submit these program RLs before xx date. If there is any question or problem, please feel free to let me know via email or call me XXX.Many thanks and best regards,XX
低 GPA 解釋信
要點:
申請前期郵件
向目標項目發出套磁信
向熟悉的人索要推薦信
重視準備過程:
1 前期自我定位 - 2 搜索和準備 - 3 篩選 - 4 撰寫 - 5 發出
套磁有哪些依據？
套磁就像是一個知己知彼的「銷售」過程：首先應該了解自身基礎，合理定位。其次是了解教授，包括他的研究方向，招生計劃等等...同學們可以通過查看教授主頁或聯繫組裡的學生，說不定不用親自問教授便可知道來年的招生計劃~另外教授的 paper 一定要多看！反覆看！歇斯底裡地看！只有你對教授做到了如指掌，才能更容易找到與他的 connection.
如何寫出標準的套磁郵件?
首先，從目標教授的研究興趣、成果、團隊、最新研究進展，目標學校的項目情況等快速地獲取信息。
其次，在獲取目標信息之後，申請者需要根據自己的相關經歷和個人興趣，選取一個比較好的切入點，與目標教授進行郵件交流。推薦的切入點，包括對目標教授的個人主頁瀏覽；目標教授最新研究論文中的相關專業問題；目標教授相關論文的接下來研究工作的想法；或者是其他能夠與目標教授更好對話的問題等。
最後，建議學生自己製作套磁模板。套磁模板基本分為開頭的自我介紹和簡單寒暄，中間的自我經歷和研究興趣的簡單描述，最後一段對目標教授的盛讚、表達自己的強烈加入意願和詢問是否招人。在套磁信的末尾，建議附上自己的個人 CV ，供目標老師參考。
假如被拒絕，也不一定要直接放棄，注意感謝和跟進。
Q ＆ A
Q：套磁策略跟申請的區別在哪裡？
A：不同的地方在於，你的第一封郵件可以不用那麼精緻，要不然海套第一批的工作量實在是太大，但是也不要太模板，好歹要了解一下教授的方向和文章，給大家舉一個例子，比如說你首先做一個自我介紹，接下來可以說我閱讀了你的什麼文章，具體來說對哪個大方向比較感興趣，或者對哪個教授的研究方向感興趣，然後再講一下你之前是否有過相關的背景和相關經歷，比如你的 GPA 是多少？排名 TOP 多少？你還可以說做過哪些方面的 research ,對哪些方面非常有了解，這些都是講你相關的匹配度，結尾段表示感謝，你可以附上簡歷或者 CV ,如果教授對你感興趣的話會想更多地去了解你。
Q：怎麼 Refer 給同學？
A：首先要恭喜這位同學，因為你可能決定去一些其他的學校了，所以打算把這個機會 Refer 給其他同學。如何給學校寫這封郵件呢，你可以首先表達感謝，再說明我決定去某某學校，但是我想為您 Refer 位非常優秀的同學。接下來你要做的就是列舉去證明為什麼這個同學值得被 Refer ，他跟學校的匹配度，最後表達感謝。
Q:如果收到 conditional offer 的話，語言小分和 GPA 都只差那麼一點點，該怎麼 argue 呢？
A：最好還是要考到 condition 這個分數，但如果最後你真的還是考不到的話，其實可以發郵件問一下小秘的，因為去年也有學生申請 UCL ，學校 con 了他的 GPA 和語言成績，但是最後非常順利地換成了一個 unconditional offer 。這個案例分享給大家，如果你收到 conditional offers ，語言小分和 GPA 都只差那麼一點點，如果嘗試去 argue ，是有很多機會的。
案例
首段：首先自我介紹，申請什麼項目， application number 是什麼，寫這封信的目的是什麼。
分別就 GPA 和語言成績解釋。GPA上1.一直努力在提高自己的學業成績，我也非常珍惜這個機會，已經為在 UCL 的研究生階段的學習做好了充分的學術準備，非常希望跟來自世界各地的優秀同學一起坐在倫敦大學學院的教室裡面。2.幾乎所有的課程在大學的前三年都上完了，大四是給學生去找工作和申請研究生的時間。我已經超過了畢業要達到的學分，雖然在最後一個學期沒有更多的課程，但是我當時的論文成績也沒有被記錄在總平均分，所以總 GPA 不太可能提高，但是學術成績依然很優秀，論文獲得了 A 的成績。
證明英語方面的能力：1.大學四年以來養成了每天聽英語新聞的習慣，尤其是特別關注國際政策方面的問題。2.在牛津和劍橋上過暑校，這個對於我英語方面的能力也是非常有幫助的。3.為了提高自己的英語寫作和閱讀能力，還參加了 research assistant 實習，表現遠遠超出了導師的預期。4.展望未來，表達了自己的決心，也制定了一個計劃，希望不斷加強自己的語言能力，為在 UCL 的學習做了充分的準備。
最後一段再次表白學校，項目對自己的重要性，自己給 program 帶來哪些 contribution 等等。
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