有人說：人生最寶貴的兩項資產，一個是頭腦，一個是時間。無論你做什麼事情，就算不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平，決定你事業乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個星期有168小時，其中按照平均睡眠一天8小時算（我嚴重睡眠不足），一周睡覺時間56個小時。有21個小時用於吃飯和休息，剩下的只有91個小時是我們可以自己掌控的。那麼每天的這13個小時，你如何運用好使得自己保持著最初的目標和方向前進？
外貿業務員到底如何提高工作效率？
我們先總體說說時間分配，從一個外貿業務員早晨走進辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）
一、先打開網頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考
作為一個外貿業務員，及時了解匯率的動向是很必要的工作。另外，還要看看國內的相關原材料的價格走向，一般頂多十分鐘可以完成。
二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表
查看一下有哪些客戶是已經是有一段時間沒有聯繫的。（一般是按照2-3個星期左右的時間）給他們逐個發一些問候的郵件，郵件的內容根據不同的對象選擇不同的內容。
這麼做的好處在於：
1）和未成交客戶保持聯繫，讓他始終記得你。這點在客戶準備換供應商的時候尤為重要，他會第一時間想到你！
持續地聯繫給未成交客戶一種感覺，你的服務很好並且有誠意跟他合作，那麼當他的老供應商出問題的時候，他會給你機會！
郵件的內容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，沒時間看！有些業務員，寫開發信的時候已經寫了一堆介紹公司優勢如何如何的內容，那麼跟進的時候根本不需要再寫了！寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
2）和已經成交客戶增進關係，展示服務！
客戶都喜歡有跟進意識的服務人員。
設想一下，當你從商場裡買了一個不知名品牌的電器，買回來用了一周後突然有個回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會對今後提升產品的品質和服務起到至關重要的作用。你會不會感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產品品牌如何，產品體驗如何，起碼服務應該說是比較滿意的。對這個品牌或者製造商內心也會打一些分。
其實放到外貿中是一個道理，有些業務員認為出了貨，收了尾款這一單就結束了。其實，實際情況告訴我，每一次的售後跟進都是客戶決定返單的一個機會。這對加強客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發的郵件，為什麼不做呢？
郵件的內容簡潔點、輕描淡寫
3）提醒老客戶是否考慮新的訂單計劃
郵件內容可以同1），老客戶收到後一般會很快回覆你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什麼時候會有新的訂單。
三、查看一下每日工作計劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成
外貿業務是一項連續性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。打個不恰當的比喻，就像農民種莊稼。鬆土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個環節都需要去做，等待收穫收割的那一天。
對於昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然後開始計劃今天的工作內容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什麼做什麼。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。
這裡我想說的是，我們做任何事情，其實都反映出我們的價值觀。打個比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那麼我們計劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那麼你工作的大部分內容我想是在維護老客戶。
人的一生有很多階段，每個階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個階段的你，最想要的是什麼，這個很重要。
按照每天、每周、每月、每季度計劃好工作。
先列清單：
每天先把要做的事情用白紙列一下，然後添加到每日工作計劃表中。根據事情的性質分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。
給工作分類：
重要不緊急的事情有：開發新客戶，跟進未成交客戶，研究目標市場，學習更多的產品知識，汲取更多業務經驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標，改進與供應商的關係，鍛鍊身體，好好吃一頓午飯，適當休息等（一切對你未來業績提升有直接關係的事務）
重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準備樣品（維持你現有的業績的事務），完成工作計劃。
緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領導交待的非業務性工作。很多事情看似很「緊急」，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關大局。學會委託或分配這些事務交給助理、跟單甚至新業務員去做。
平時把主要時間和精力集中於前兩類事務，這樣，工作時才是真正有效率。
一般來說，每天固定花半個小時對一段時間未聯繫的客戶say hello，每天花半個小時時間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對實事多了解一些，並且當做鍛鍊閱讀能力。當有客戶來拜訪時，在路上，至少你可以多了很多當下熱點的話題。
每天半小時至一小時用來回復老客戶的郵件，簡潔表達清楚即可。
把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復潛在客戶，力求建立起信任。
每天花半小時的時間來研究了解目標市場，對一個目標市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業內的標杆客戶、主要規格類型、該國最大的幾個supermarket、該國最主要的一兩個B2B網站等等。
PS：著名的80/20法則：
你每天做的工作內容，只有20%會和產生利潤有直接聯繫；用20%的成本去維護老客戶，將會得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會真正把這些內容去實踐，而不是和其他80%的人一樣，簡單地COPY到WORD裡面，然後無限期封藏。等等等等。。。
四、合理高效地運用工具開發客戶及回復客戶郵件
早上的這段時間，對大多數人來說，都屬於效率不高的一段時間。這段時間內適合做一些機械的，閒雜的工作。因此我不得不說，這段時間用來發開發信，是再合適不過了。
（一般為半小時或一小時。結束時間控制在10點半之前。）
當然有些人認為，應該根據不同時區的客戶，選擇不同的時區去發開發信。這樣確保開發信能夠出現在客戶郵件列表的最上部。
我認為，這個考慮是OK的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。
比方說：郵件標題的寫法、設置郵件高優先級標籤等等。
1）外貿業務工具之一：郵件客戶端的使用
對於郵件客戶端，每個業務員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數一部分人用網頁收發郵件。
2）外貿業務工具之二：即時帖
大家很容易忽視這個小東西。因為你可能沒有注意到它對工作效率和計劃的完成能起到多大的作用。
每天把要做的任務寫下來，1234…點，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據重要性自己定。完成之後把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺。
拜託，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉，慢性子都會得到改變。是什麼決定命運？性格和處事方式！
3）外貿業務工具之三：文件夾和筆記本
文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。文件夾我喜歡點選一下地址欄D：/上方的「文件夾」按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結構，避免很多返回上級等操作。
另外我的E盤清空的很乾淨，完全當做客戶資料盤。根據不同市場建立5個根文件夾：北美南美中東歐洲亞洲。然後在「北美」裡面再建立一個公司名稱的文件夾，如「AAA GROUP」，之後再根據訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進入2012後，逐個建立「包裝資料」、「客戶PO」、「形式發票」、「採購合同」、「大貨照片及驗貨情況」、「裝船通知」、「報關單據」和「結匯單據」。再建立兩個TXT文本，一個是「到款記錄」，一個是「快遞單號記錄」。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以複製操作，並且用熟了之後一切都一目了然。
關於筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點。
我的建議是多準備一個小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因為研究客戶的詢問很重要，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。
另外，有道雲筆記很不錯很好用，推薦一下！！
4）外貿業務工具之四：方便快捷的報價利潤核算表
對於那些每天會受到N多個要求報價的業務員，如果每個報價單都一個個去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產生疲勞感，失去激情。
因此需要一個表格能高效、方便、快捷的報價利潤核算來幫助我們簡化報價前的工作。
最好填上採購價、退稅率、匯率等一些基本的數值，就能給出報價的參考意見的。
另外，貨物品種多拼一起走散貨或整櫃的情況下，我們經常要去掉或者加上一些數量的產品。到底哪個產品去掉或者加上好呢？
按照以往的經驗，如果超過整櫃的體積，就去掉一部分產量低的，手工做的慢的，難做的產品。如果數量不夠整櫃體積，那麼就增加一些產量高，交貨快的產品。
現在，你可以根據利潤/立方來考慮。即每立方利潤額。這個數值高的，說明每多裝一個立方此產品，可以獲得較高利潤。
原作者：小IRVING
原出處：邦閱網