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這是 Productivity Hacks 的第 4 篇
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在我看來，製作一份在工作中所使用的 PPT 至少應該要遵循以下四個原則：邏輯嚴密，內容充實，效率拉滿，審美及格，按重要程度由高到低排序。
在上周的分享中，我們主要談了前面兩個部分，如何避免自己做的 PPT 被評價「形式大於內容」，要從梳理一份可用大綱入手，一步步擴充內容。這周，我們來聊聊工作中常用的提升 PPT 製作效率的技巧。
主要分兩個模塊：文字類快捷操作，以及圖片/形狀類快捷操作。
假如我們已經有了一份大綱（具體的大綱製作要領可參考上期推送），如何快速把它變成 PPT 呢？千萬不要一頁頁地複製粘貼。直接將大綱保存為 .rtf 格式，然後導入 PPT，我們可以做到在眨眼的功夫就完成別人手動複製粘貼外加調整格式可能需要 20 多分鐘才能完成的工作。
在 PPT 中直接導入 .rtf 大綱，即可自動生成每一頁內容
工作上經常會出現需要合併不同人做的 PPT 的情況，最令人頭疼的除了合併後的格式七扭八歪之外，就是如何統一一份演示文稿中的字體了。最笨的方法當然是用格式刷一頁頁刷過去，稍微進階一點的可以使用「重用幻燈片/reuse slides」並勾選使用目標格式（不過貌似只有 Windows 版本下的 Office 365 才支持此功能），最簡單的方式還是用「替換字體」功能。在「替換」按鈕中找到「替換字體」，可以看到當前幻燈片中所有使用中的字體，然後一鍵替換為目標字體即可。
有些時候想要讓演示界面變得活潑一些，增加一點視覺效果，比如這樣：
其實完全不需要用到 Photoshop 等圖片編輯軟體，直接用「文本填充」中的「用圖片/圖案填充」功能即可。兩步即可實現簡單的藝術效果。
除了這三條之外，對於文字處理類操作的效率提升，需要記住的最重要的一條是：不要帶格式粘貼。在一張白紙上作畫，跟在一張已經充滿了不同風格不同色彩元素的紙上作畫對比，很明顯前者更容易掌控一些。
想要保持 PPT 中每張圖片的格式一致，其實不需要先插入圖片再一個個調整格式，直接用「替換圖片」功能即可。
❌ 反面案例：把圖片拖進 PPT 後還要進行費力的調整操作
✅ 推薦做法：直接使用「替換圖片-來自文件」即可，減少操作步驟最常用的場景是，你在網頁上或者其他 PPT 中看到了一張圖片，甚至都不用先下載到電腦裡或者保存下來，而是直接複製，然後回到 PPT 中找到你要替換的圖片，右鍵單擊，選擇「替換圖片-來自剪貼板」即可。通過這種方式，你可以在製作 PPT 的時候先用特定的佔位符進行排版，然後後期直接從素材庫裡選擇對應的素材進行替換，操作效率遠比「粘貼一個調整一個」要高得多。嚴格意義上來說，這個快捷鍵不能完全算是「圖片/形狀類」專屬的操作了，對文字也是一樣。
選擇一個對象，按 Ctrl/Cmd + D，調整粘貼出來的內容的位置，然後繼續按 Ctrl/Cmd + D，你會發現新粘貼出來的內容會完全按照相同的間隔排列開來。相比於「Ctrl+C，Ctrl+V，然後再一個個調整對齊」而言，這個快捷鍵提升了至少三倍的效率。最後我們來聊一個常常被人忽視的功能：SmartArt 轉換為形狀。這個功能在圖片/形狀排版中有著「四兩撥千斤」的效率提升效果。
插入一個 SmartArt 圖形，調整為自己想要的形狀或布局，然後找到「轉換為形狀」操作，再對形狀進行「圖片/顏色填充」。你會發現做一個有趣的版面甚至不需要一分鐘就能完成。這六個提升 PPT 製作效率的操作都很基礎，不需要安裝插件就能實現，搭配著上一篇分享中的「大綱製作三步法」一起使用，可以對提升 PPT 製作效率起到肉眼可見的效用。總的來說，製作工作場景中所使用的 PPT 時，最不應該浪費時間的地方就是「軟體操作」。
熟悉你的「兵器」，才能在面對工作挑戰時更遊刃有餘。