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對於很多創業者、CEO和其他企業高管來說,經營一家企業,做好時間規劃,是不易的。尤其是當你需要自己安排時間的時候,難讓自己以最高效的方式工作,一不小心就會開始感覺自己心力交瘁,進而對工作產生倦怠。
2013年我忙的不可開交,那時我在同時管理STR、Mingle以及C&M Group三家企業,而且工作之餘,我還希望陪陪家人,參加朋友聚會。首先,我想要非常強調一件事情:不要像我一樣同時經營三家企業,因為一家初創企業就足以把你所有的精力和資源都榨乾。當然,如果你是Elon Musk那樣的人,就另當別論了。
在全職加入C&M Group之後,作為這家公司的CEO,我將全部的精力都放在引領這家企業獲得增長上。而在成為CEO之後,我發現自己只要是在清醒狀態,每一分鐘都是在工作中度過的。
我的一些朋友,包括幾位在波士頓創業的人,總是對我說,為了夢想,他們每一天都在辛勤地工作。有的人甚至是24*7的在工作,但是這種工作顯然並不適合我本人。
在出現了幾次職業倦怠之後,我給自己制定了一些所謂的「生活規則」。特別是在創業階段,我要求自己必須遵守這些規則。
1. 用電子郵件開始和結束每一天
我每天平均會收到100封電子郵件,其中75%是需要認真思考並且進行答覆的。另外25%則是一些充滿了重要信息的郵件,例如在Hubspot和Buffer上訂閱的新聞稿件等。
每天早上起床後,我都喜歡做一段時間的冥想,通常是在吃早飯前完成。由於我們在印度有業務,每天收到的郵件中,有大約一半來自向我尋求建議的印度創業者和印度企業,有一部分會與C&M Group達成合作。
出於時差原因,我通常都是在早上閱讀這些電子郵件。我所說的閱讀,並非簡單掃一眼而已,而是認真閱讀收件箱中的每一封郵件,直到未讀郵件的數字為0。我通常在開始每天的工作前就讀完前一天晚上所收到的所有郵件。
非常重要的一點:我每天都只是在早上和晚上的時間處理電子郵件,我所說的晚上,是睡覺以前的那段時間。在每周工作日上班時間的時候,我只會在iPhone上查看C&M Group的郵件帳戶,以免我錯過任何重要的工作郵件。
除了早晚這兩個時間段之外,我不會去處理電子郵件。經驗告訴我,無論你當前在幹什麼,查看郵件只會拖慢你的效率。我以前在這方面做的非常差,無論何時收到郵件,我都會立刻回復,即便當前正在與別人談事情。
要想快速處理郵件,一個重要的技巧就是把語言壓縮到越短越好。對於一些人來說,這可能是一件非常困難的事情,但是至少你要嘗試。
我從賈伯斯那裡學到了一個非常好的小技巧,那就是在每一封郵件後面都添加上「發自我的iPhone」的後綴,包括從電腦端發出的郵件。這樣一來,人們就會認為你是在手機上處理郵件,因此郵件內容不會寫得太長。還有一種更好的技巧,就是如果對方發來的郵件內容是一件很重要的事情,就是直接打電話過去,且儘量將通話時間壓縮在30分鐘以內。
2. 在感覺到累的時候做點有意思的事情
無論是我的客戶、朋友還是家人,都知道我的一個特點,那就是我喜歡熱鬧。有的時候,如果身邊沒人,我會感到有點壓抑,甚至沮喪。
如果你問我,我最喜歡我工作的哪一點,我會告訴你,我最喜歡的就是為其他人提供建議和幫助。這也是我成立C&M Group最主要的原因之一。
由於我每一天起的都很早,因此我會在下午的時候感到有些疲倦,而這種疲倦感會嚴重影響到我的工作效率。
為了解決這個問題,我通常會將最困難、最需要精力的工作安排在早上和上午的時候,因為這個時候我的精力最充沛。然後將其他一些不是那麼困難,並且能讓我感到放鬆的工作安排在下午的時候。
例如,由於我喜歡與人對話,在和別人聊天的時候我會感到輕鬆愉快,因此我會將與客戶的電話會議安排在午飯以後。如果有一天你發現我在一天中的其他時候,尤其是早上的時候進行電話會議,那一定是因為這一周的電話會議數量太多了,我不得不將它們安排在其他時候。
基本上我一天的安排是這樣子的:
5:30 AM – 起床,看Twitter,閱讀電子郵件、安排一天工作計劃
5:45 – 6:30 – 冥想
6:30 – 7:00 – 熱燕麥粥,洗漱
7:00 – 8:00 – 郵件、郵件、郵件+吃飯
8:00 – 12:30 – 需要集中注意力的工作(客戶工作, 寫博客)
12:30 – 1:00 – 午飯
1:00 – 6:00 – 打電話,見客戶,接受採訪等
6:00 – 7:00 – 健身
7:00 PM – 冥想
7:30 PM – 晚飯
7:30 – 10:00 – 寫博客、查看郵件
10:00 – 11:00 – 郵件、郵件、郵件、讀書
11:30 – 熄燈睡覺
3. 制定好每天大致的時間安排
還記得我之前說過自己曾經經歷過職業倦怠嗎?我發現,我會出現這樣的情況,是因為我缺少休息和放鬆。
在2014年初,我經歷了一段非常嚴重的危機,我感覺自己整個人已經無法繼續工作了。在那段時間裡,我感覺需要找到一種更好的方式來管理每一天的工作。Jack Dorsey幫我找到了這種方式。
這是我給自己制定的每周工作安排:
星期一 ——與員工談話、構建企業文化
星期二—— 與客戶對話
星期三—— 與客戶對話
星期四 ——與客戶對話, 對合作夥伴對話
星期五——進行企業社會責任工作、為創業者提供建議和指導
星期六 ——個人開發、少用電子設備
星期日 ——自我審視、制定未來方向
下面我來詳細說一下我每天的計劃。
每周一,我都會專注於企業文化建設和員工管理工作上面。每周一,我都會與員工進行談話,發展企業文化,並且確保團隊中得每一個成員都在正確的道路上前進,讓他們在個人生活和職業生涯中都能夠有所斬獲。當然,我在這一天也會處理客戶方面的問題,但是我個人更傾向於將客戶問題放在一周中的其他時間去處理。
周二和周三我會全心全意的處理客戶所提出的問題,與他們進行對話和溝通,就是這樣,沒有太多可說的。
每周三,除了與客戶進行對話,幫助他們解決問題之外,我還會與公司的合作夥伴進行溝通。我曾經學到過這樣一個經驗:如果你能給自己找到一個雙贏的合作關係,那麼創業和企業運營的過程將會變得更加有趣。每周三,我通常都會與來自印度的合作夥伴進行接觸,並且開發其他的企業合作機會。例如,我們目前正在尋找商務智能方面的平臺和企業,希望能夠與這類企業進行合作。
周五,我會將主要精力放在為來自波士頓、美國其他地方以及印度的創業者提供幫助上。我會為這些創業者提供完全免費的指導和幫助。人們將自己的想法和創意告訴我,與我進行交流,他們希望從我這裡得到建議。他們還會就其他許多問題與我進行交流和探討,例如如何制定戰略和如果獲得增長等問題,而這些問題恰好是我非常喜歡的話題。這些創業者除了用電子郵件與我交流之外,他們還希望與我在電話中進行探討,因此我也會將這些來電安排在星期五這一天。
星期六,這一天對我來說是「無電子設備日」。我都會把手機、筆記本電腦和平板電腦等其他電子設備放在一邊。我會在這一天與朋友相聚,和家人享受歡樂時光,出去在波士頓的大街上散散步,讀書等,想到什麼就做什麼。簡而言之一句話:這一天不處理電子郵件。
而星期日這一天我通常會用來進行自我反省,總結一周以來的工作,發現自己的不足。另外,由於周六不處理電子郵件,因此此時收件箱中會堆積了大量待處理的郵件,我也會在周日這一天閱讀並回復其中的一部分。除此之外,我還會在這一天為自己設定短期的工作目標,然後總結自己在長期目標上的進度。
總結
創業者都是大忙人,也是充滿了激情的一群人。有的時候,淹沒在繁重的工作中抽不出身。雖然找到工作與生活之間的平衡是一件非常困難的事情,但也是一件非常重要的事情,不然就會覺得自己被掏空,失去了工作的動力。
因此我給自己找到了以上的工作方式,我也覺得這種方式非常實用。它讓我既能夠異常努力的工作,也能給自己一個恢復期,讓我能夠在數年內不斷的進行工作,而無需擔心自己產生倦怠感。
作者Chirag Kulkarni是一位創業老兵,也是一位企業顧問。他目前是C&M Group的CEO。
摘自: 創業邦