項目復盤的12條秘訣，建議收藏

學習有三種方法：從書本中學習、向身邊的人學習、向自己學習，其中向自己學習最靠譜。

如何向自己學習呢？向自己學習最有效的方法就是復盤。

項目復盤的結構在許多地方與事後回顧是類似的。主要包括：重溫項目的目標和交付成果、過去哪些做得比較好、哪些能做得更好些。

與事後回顧相比，復盤仍有一些特點：更有深度、前瞻而規範、邀請客戶參加。

對於項目復盤，這12個項目操作被公認為是屢試不爽的「秘訣」。

01

召集會議

在項目結束時，項目經理要以最快的速度召集項目復盤會議，比較理想的時間是項目結束後兩周內進行復盤。如果時間過得太久才開會復盤，記憶中的事情會被其他事情影響或衝淡，變得模糊不清。

項目經理可以考慮將項目復盤會變成一次慶祝活動。會議時間至少要保證每個人發言時間不少於20分鐘，如果是長期的、連續的和複雜的大項目，還應適當延長時間。

02

邀請合適的人

如果可能的話，邀請一個「客戶」參加研討。如果有一個類似的項目正準備開始，或已經開始，那麼邀請這個新項目小組成員參加復盤會，將是非常有價值的事情，因為這樣可以讓剛剛總結出來的經驗，立即派上用場。

03

任命聯絡人

要保證項目復盤的各項工作順利推進，必須指定一名獨立的聯絡人。這個人最好是與這個項目關係不大的第三方人員。聯絡人的核心職責是引導大家討論、開好項目復盤會，他不必熟悉要討論的內容，也不必是項目業務方面的專家。

04

重溫項目的目標和交付成果

項目復盤也要從最初的項目目標開始，詢問「我們預期的目標是什麼」及「我們真正取得的成果是什麼」。

聯絡人可能要問客戶或參與者：「你們是否達到了預期目標」，並可以按照項目的「關鍵成功因素」或「關鍵績效指標」，逐個了解項目是否實現了預期目標，是否讓客戶滿意，包括工期、成本、質量等。

05

重溫項目的計劃或過程

對於大型或複雜的項目，應該重新審查項目計劃，將計劃和實際進行的情況進行比較，找出其中的差距。如果可能的話，項目經理可以描繪出項目的「全貌」，這樣會很有價值。

聯絡人可以和小組成員一起，畫出一個項目實際進度的流程圖，同時確定各個階段的核心任務、關鍵步驟和決策點。使用這種方法，我們可以發現項目哪些部分延遲了、哪些提前了、哪些完成的效率很高、哪些拖拖拉拉、哪些部分小組成員還不大清楚做到了哪一步。

06

詢問「什麼做得很成功「

從做得好的地方開始，我們應該儘可能積累好的實踐經驗，並儘量避免錯誤。聯絡人可以詢問：「在向目標邁進的過程中，我們取得成功有哪幾步?項目中，真正做得很棒的是哪些地方?」

同時，必須多問幾次「為什麼」，它會使你很快找到問題的根源。此外，保證每個人都參加討論，請那些不作聲的人發言。

07

分析成功的原因

找出成功的原因，總結出重要的、可以重複使用的經驗和建議。總結出的經驗和建議必須基於大家公認的事實。

在這個階段，可採用團隊對話引導的方式，讓大家暢所欲言，以開放的心態自由探討，不壓制任何不同的聲音，並將衝突引導為富有建設性的、創造性的對話，逐漸達成共識。

08

詢問「哪些可以做得更好」

沒有完美的項目，即使取得了全面成功的項目也有需要改進的空間。因此，我們要圍繞「哪些地方可以做得更好」「哪些過程是次優的」「還有哪些遺憾或缺陷」等問題，展開討論。同時，再次運用「多問幾個為什麼」的技巧，探詢一下影響項目未能做到最好的原因。

09

找出困難和改進建議

項目復盤應放眼未來，不要糾纏於過去的錯誤。但是，找出「絆腳石」和容易犯的錯誤能規避將來再犯同類錯誤，這也是很重要的。

下面的一些問題會非常有用。

✤在當時給定的信息和知識條件下，我們能做得更好嗎？

✤在現有的信息和知識條件下，我們怎樣把這些項目做得不一樣，以保證獲得更大的成功？

✤根據你現在的經驗，你對將來這類項目的小組成員有什麼建議？

✤如果下次仍有機會做類似項目，你會在哪些方面採用不同的做法，以便做得更好？

10

確保沒有遺漏，每個人都暢所欲言

你不能讓任何人在離開會場時，覺得事情還沒有說清楚或覺得自己有價值的意見沒被重視。因此，可以利用打分或讓大家評價的方式，來確認是否有遺漏的事項。你可以問大家：「大家想一想，你對這個項目的滿意程度如何，如果10分為滿分，你能打多少分?」

如果有人打分不到10分，你可以問：「你覺得怎樣才能打到10分呢?」用這個方法，你就可以知道他們沒有表達出來的或不滿意的地方。

11

詢問「接下來做什麼「

項目復盤要付諸應用，才能發揮真正價值。如果與會者中有人正準備再做一個類似的項目，那麼可以提醒他們是否能利用剛剛總結出來的經驗，對新項目的計劃、方法等加以優化。

12

整理並分發會議記錄

有一個結構清晰、簡明扼要、保存完整的會議記錄是非常重要的，因為沒有人喜歡看雜亂無章的長篇大論。但是，如果過於簡略，缺少必要的細節，也將大大削弱會議記錄的價值。

因此，要儘可能詳細地記錄對將來工作有幫助的建議，將其醒目地標註出來，適當的時候，要直接記錄大家的發言。記錄之後，應徵求每一個參會者的意見，確保沒有任何人的話被誤解，也沒有重要事項被遺漏，這是對聯絡人的一大挑戰。會議記錄一旦統一，要將最終的文件分發給大家，並共享給可能會從中受益的人。