GPS-IE管理改進系統強調，問題的描述須按照「主語+謂語+賓語+補語」的結構，其中和原因分析有關係的是「補語」，強調描述的是問題的「邊界」，圍繞這個「有邊界的名詞」如何進行原因分析，我們將從以下幾個方面進行闡述。
一、聚焦問題
聚焦問題的核心就是確定問題名詞的邊界，我曾經問過一位賣大米的人：你們的客戶是誰？他幽幽的回答：人類。看起來這個回答沒有毛病，他賣的是大米，是人都要吃大米，所以他的客戶是人類。但其實不是這樣，他偷換了一個概念，的確只要是「人」就可能要吃大米，但關鍵是不是一定會吃「他賣的大米」。他需要對他的客戶進行邊界的描述，是指他的市場影響的最大範圍以及能夠獲得信息反饋的最大邊界，構成了他的客戶描述的畫像。
再比如我要問大家一個問題希望能夠獲得相關原因分析：為什麼今年的溫度比去年同期要高一點？於是很多人就開始回答：因為今年的溫度就比較高；因為厄爾尼洛現象；因為汽車的尾氣排放較多；因為冰山的融化等等。大家的答案花樣百出，無邊無際，看似都已經回答了原因，但難以找到真正的原因。關鍵的一點是大家沒有對我提出的問題的名詞進行聚焦：我到底想問的是地球的問題、中國的溫度、華東的溫度、上海的溫度還是某件屋子的問題，「溫度的定語」不一樣，需要分析的原因自然就不一樣了。
二、尋找原因
在分析原因中，不管採取什麼方式，核心往往是「頭腦風暴」，即邀請一群有關的人對需要分析的問題進行集體思考、分類表達、團隊共創、找到原因，其中的核心原則是「數量多、創意新」，在主持人的帶領下，都能夠獲得很多條原因的描述，會被滿滿的寫在大白紙上貼滿了教室的四周。有的為了板書的好看，還會對研討的教具提出更高的要求，形式固然重要，但是更加重要的是內容，能否找到「真正的原因」是關鍵。
舉個例子，當大家一起來分析「為什麼某汽車4S店的到店客戶數不夠」的原因，大家很容易回答：
1、位置比較的偏僻；
2、產品價格沒有優勢；
3、員工能力較差；
4、政策不靈活；
5、接待環境跟不上。
看起來這些原因分析的也都很有道理，當我們把這個問題改成「為什麼某汽車4S店的成交轉化率低下」時，看看以上這幾個原因是否同樣匹配？似乎也都能夠說的通，這說明這些原因的分析，統統都是「狗皮膏藥式」的分析，貼到哪個問題上都能夠說得通，但是對哪個問題的分析都不精準。
原因分析中要關注3點：
1、需要根據客戶的畫像進行調研，站在客戶的角度來收集問題產生的原因；
2、對採集的原因進行分類，通常採用「4W模型」，World：世界的、宏觀的；Workplace：工作場所的；Work：工作本身的；Worker：人員方面的。
3、通過數據來驗證某個原因的假設會對問題帶來「可測量的收益」或「可測量的損失」。
最後通過這些收益和損失的排序，來找到相對重要的原因。
三、澄清轉化
找到重要的原因之後，需要對原因進行轉化和澄清，首先需要轉化的是大家習慣於說「因為別人的原因而造成了……」，需要把這個原因轉化為「因為我們的XX原因而造成了……」，當問題的責任人把更多的原因轉化到自己的角度來描述時，就能找後續的可控的策略的可能性。其次大家習慣於說「過去的原因造成了……」，同樣需要轉化為「未來將存在著XX原因會造成……」，基於分析並解決未來問題的前提，在分析原因時同樣要關注於未來的趨勢。
第三需要將演繹的原因澄清到事實和數據的層面，在調研某個問題的原因時，員工有時候會輕描淡寫的進行反饋，我們需要追問他們「得出這個結論的依據」是什麼，因為「眼見為實、耳聽為虛」。在這個環節一定要打破砂鍋問到底，不達目的不罷休，很多員工在剛開始回答的幾點中還會輕描淡寫、避重就輕，但如果訪談人堅持連續問出三個以上的「為什麼」或「憑什麼」的時候，對方就會認真思考並給出跟「數據有關」的真實答案。
對於某些相對複雜的問題，在員工參與討論原因之前，還是需要他們進行1-2輪的調研，沒有調查，就沒有發言權，需要漸漸養成員工「做市場調研」的習慣，多問幾個為什麼，多記錄幾個關鍵數據，這些員工就能逐步具備理性分析的能力，能夠透過問題的表象，確定接近本質的原因。
四、確定根因
當大家找到一系列的原因描述後，需要找到這些原因中的根本原因。根本原因不一定是那些對結果影響最大的原因，而是原因背後的原因，就好像要找到一把大鐵鎖的鑰匙一樣，「鑰匙」本身的體量、重量都不是最大的，但對於這把大鐵鎖來講，「鑰匙」比大鐵錘要重要的多的多。只有找到的根本原因，才能夠「以四兩撥千斤」，事半而功倍。根本原因也就是「多米諾骨牌」的第一張牌，一旦找到，就能產生「多米諾骨牌效應」，系列的問題都能得以解決。
如何確定根本原因呢？有幾個基本工具，魚骨圖分析法、因果環路圖分析、因果關聯表分析等方法均可使用。在這裡重點介紹一下「因果歸納法」，是將討論出來的原因進行「因果比對」，從而獲得「根本原因」的方法。基本步驟如下：
1、描述需要解決的問題；
2、將問題的原因寫在獨立的卡片上；
3、將原因進行分類；
4、在每一類中，將原因進行比對，將「果」下移，將「因」上移；
5、如果沒有因果關係，則另起一列；
6、最後處於上端的原因確定為「根本原因」。