這篇推送我去年2月就想做了，但是後來偷懶只是在微博上寫了個800字的短篇。直到剛剛有讀者問我公眾號裡有沒有寫過英文郵件相關的推送，才發現確實應該出一篇了。
郵件寫作可能我們大部分人初高中考試裡學過，「親來的李華」 什麼的。但通過兩年多和英國人用郵件打交道的經歷，我只能說中學時代教的那些東西和國內應試英語教的都差不多，純屬紙上談兵，實用性極差，公式性極強。
這次先不說美國，就說我目前生活的英國。這裡沒有一個可以覆蓋全年齡段的即時通訊軟體（如微信），所以電子郵件對他們的重要程度是我們無法想像的，正式入學 Offer 是通過電郵發來的，這自然不用說了；但亞馬遜廣告信息、外賣訂單進度、校長或院長的全體郵件、宿舍繳費通知等等統統都是用電郵通知。大學生年輕人自己內部用 Facebook 的 Messenger 或者 Whatsapp，但凡和稍微年齡大一點的教職員工交流，幾乎沒有例外的都需要用電郵來交流溝通，這是剛需。
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於我個人而言，電郵還是比較小蠢的一件事，因為它實在沒有即時聊天工具來的高效。和校方教職工郵件往來每天最快只能一來一回，多數都要隔天才能收到回復；之前警察局聯繫我英國住址的事情，竟然花了一個半月我才收到回復；家門口的診所讓我登記醫療信息，我填錯了一個字母，也是花了一周時間才收到電郵回復...
更不用說，申請季有的時候發給招生辦石沉大海一般、不會得到任何回復的郵件，讓人失望之餘，也感覺自己沒有得到尊重。反向來想，現在每天自己的郵箱都能收到至少3-5封來自大學各級組織的郵件，多的時候一天能10封，容易堆積成山，如果有的時候忘記看，會容易出岔子.
總之，毫無疑問，這是一種比較低效的溝通方式。我記得這麼久以來，回復速度最快的，是愛丁堡大學 PPLS部門的一位 Toni, 在去年申請時不到10分鐘內就回復了我的郵件，非常地不英國速度，把我嚇得從床上掉了下來。
但是呢，你既然來到了人家的地盤，就要尊重並適應人家的習俗。所以，吐槽了這麼多，還是掩蓋不了電郵寫作的必要性的。接下來，就讓我來簡單聊聊吧。
1. 開頭稱呼。在寫給你不知道誰會收到這封郵件的前提下，to whom it may concern 是很正式的，也是怎麼都不會錯的。稍微簡單點就是Dear Sir/Madam，如果給招生辦寫就是 Dear Admission Officer。如果對方有專人回復，一般會在下面寫好落款，留個英文的名，下封信回復的時候可以就 level of formality 來考量是否直接上對方的名，Dear XXX. 注意一定不要拼錯對方的名字，這是基本的尊重。當時ETS的雅思客服名字叫Dragan，我錯看成「龍」給拼成 Dragon了...場面一度十分尷尬。
另外，有的教授喜歡保留自己的 Dr. 或者 Prof. 的頭銜，後面跟姓氏。帶上頭銜肯定不會錯，可以去看看人家在大學的官方介紹頁是怎麼稱呼的。現在，我和導師已經熟絡了之後，就直呼其名了。對於不熟悉的、準備去陶瓷的那種情況，有個表達說得好，we are not on the first name basis=我們還沒有到可以互相直呼其名的地步= we are not even that close. 還是「頭銜+姓氏」穩妥一些。
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2. 開頭結尾，打招呼與寒暄。其實並不是必要的，但是我個人習慣是給初次聯絡的人，第一句話會有個類似 greetings! 之類的話。
比如早期我寫過，Greetings from the other side of the earth!
或者春節前後寫的會有一個祝人家 Happy Chinese New Year ，
還有給導師在春假前後聯繫時，我開頭會寫類似於：I hope you enjoy your Easter Break.
或者日常有一陣沒聯繫，還可以聯繫上一封你收到的郵件，比如人家說自己因為打疫苗有些副作用反應不太舒服，就可以問問 Hope everything is going well with you in this difficult/strange time (指疫情期間）
.等等，諸如此類。建議還是插一行問候話語，不然直接切入正文太生硬了，一上來就用中學教的 I'm writing to blah blah blah...雖然直接，但可能不太可取吧。
如果是對方是需要經常聯繫的對象，還是得有那麼點人情味兒在的。如果你就是寫給學院辦公室問問自己課表怎麼還沒更新這樣短平快的就不用整這些寒暄，但是如果你想給很久沒聯繫過的老師突然套瓷兒可能會需要了。
如果對方回覆你的非常即時，你可以一開頭說 thank you for your swift response/reply.
如果對方通知你的內容非常重要，你可以一開頭說 thank you for your notice.
到了結尾，你可以根據時間來祝願對方：have a nice day, have a lovely weekend 等等。
3. 禮節禮貌，尤其是對於英國人來說非常重要。請別人幫忙做事的時候多用 would， could，may 這樣的詞，說話一定別衝，自己讀一遍，要在明確提出自己要求的前提下委婉禮貌。我之前老是幫一個學弟看他給實驗室老闆或者導師發的郵件，每句話說的都特別直。
當然了，如我之前說的，目的性很強，又比較迫切的，尤其是對社會人員交流的時候，繁文縟節可以少點。比如這是我寫給宿管一封比較短平快的郵件：
或者咱結尾來點 ：
Let me know if there’s anything I could help you with/you need.
I'd be more than happy to provide further information.
Please don't hesitate to contact me if there anything else you need.
當然了，經典的、被用爛的 I’m looking forward to 也是可以的啦。
4. 郵件格式。這個其實是非常重要而往往被忽視的。英國人寫郵件，每段開頭不空格，每段基本不超過四五行，話很簡練，理想狀態下，段和段之間是空一行到兩行，就連最後落款之間也是可以（而非必須）空一行的，這樣的話整個郵件頁面顯得比較寬鬆、美觀，看著很舒服，像我自己之前早些時候寫的時候，密密麻麻一坨。我翻了翻郵件，近期一個比較經典的案例：
當然，更好看的做法是，Dear Students, 後面多空一個回車；Best Wishes, 前面多空一個回車，這樣更能凸顯郵件主體。
5. 落款 sign-off。我高中的時候課本教給我的是 Sincerely Yours, 這個自然可以；
後來發現大學教職工更喜歡用 Best Wishes 和 Kind Regards，更簡單的乾脆就是 Best 和 Regards，或者 BW （但我還沒見過 KR)，這個是最最常見的兩個，也絕對夠用了。
Yours Truthfully/Faithfully 我沒有在和英方人員交流中看到過。
有的時候如果這封信是想求人家辦事，那就寫個 Many Thanks.
如果是聖誕節或者重大節日前後，可以來一個 Seasonal Greetings.
英國人還喜歡直接來一個，Cheers.
注意，不管用哪個，都是後面接個逗號，（可以回車空一行），加自己的名字。
source: boingboing.net
6. 要不要用英文名？我覺得和同學朋友之間發郵件可以，但是和學校老師教職工打交道還是用自己學生卡上面的中文名字的拼音，不然不方便老師幫你查東西之類的。我們這兒的老師會主動問我想怎麼被稱呼，我覺得我的英文名更 catchy 一些，就一直用 Ollie 了。不過不管怎麼樣，保持名字的一致性，不要這封郵件用中文拼音，那封用英文名。
最後，想給大家看一封劍橋大學校長前天發來的全體公開郵件，作為另一種範例。上周是 Easter Term 開學第一周，此周最後一天叫做 C-Sunday，是劍橋學生的一個傳統節日，大家會聚集在草地上慶祝狂歡（即將到來的考期？），我也是這周才知道的事情。上周日很多學生無視雖然放寬但仍有要求的封鎖政策，大量非法聚集在 Jesus Green 搞事情，還被每日郵報送上了報紙，學校形象受損。校長比較生氣的寫下來了這封郵件：
我們可憐的校長在劍橋樹洞裡被罵的比較慘，有人說他像個生氣又失敗的家長想打小孩子屁股...手機上可能看不太清楚內容，但是在只有直接截圖才能讓大家通過小圖看到一封正式的郵件大致是長什麼樣子的。
總之，郵件來往是一個不斷學習、進步的過程，每次仔細讀一讀 native speaker 寫給你的郵件，學習人家的格式和話術，挺有用的。
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